Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Laporan keuangan yang isinya cuma jurnalmu sendiri

Ada satu keadaan di laporan keuangan yang bisa menyesatkan tanpa terlihat rusak: akun tanpa izin melihat semua data keuangan mendapat laporan yang hanya menjumlahkan jurnal buatan orang itu sendiri. Tabelnya tetap lengkap, totalnya tetap dihitung, dan neracanya bisa tidak seimbang tanpa ada yang salah di pembukuannya.

Tutorial ini menunjukkan tanda yang membedakannya, menerangkan kenapa angkanya bisa jauh lebih kecil daripada keadaan toko, dan menunjuk satu izin yang membetulkannya. Yang paling sering terjadi laporan yang nyaris kosong di toko yang justru ramai. Contohnya memakai data karangan.

Tiga tahapnya

  1. Kenali tandanya sebelum kamu memakai angkanya 3 langkah
  2. Kenapa angkanya bisa jauh berbeda 3 langkah
  3. Beri izinnya, lalu buka laporannya lagi 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Kenali tandanya sebelum kamu memakai angkanya

Laporan keuangan yang dibuka akun tanpa izin melihat semua data keuangan hanya menjumlahkan jurnal yang dibuat orang itu sendiri. Angkanya tetap tampil utuh, lengkap dengan total di baris terakhir, jadi satu-satunya yang membedakannya kotak peringatan di atas tabelnya.

  1. Langkah 1Baca kotak kuning di atas laporan

    Kotaknya menulis bahwa laporan itu hanya berisi jurnal yang kamu buat sendiri, bahwa jurnal dari kasir, otomasi, dan pengguna lain tidak ikut dihitung, dan bahwa neraca bisa tidak seimbang karena itu. Kalau kotak itu ada, jangan pakai angkanya untuk keputusan apa pun sebelum kamu minta izinnya.

    1. Kotak peringatan
    2. Kalimat bahwa jurnal pengguna lain tidak dihitung
    3. Tabel laporan di bawahnya

  2. Langkah 2Tandanya muncul di kelima laporan

    Laba Rugi, Laba Rugi Bulanan, Neraca, Arus Kas, dan Perubahan Ekuitas semuanya memasang kotak yang sama. Jadi berpindah laporan tidak menyelesaikan apa pun: kelimanya membaca jurnal dengan batas yang sama.

    1. Daftar laporan keuangan
    2. Kotak peringatan yang sama di laporan lain

  3. Langkah 3Dashboard Keuangan memakai kalimat yang lebih pelan

    Di halaman Dashboard Keuangan tandanya bukan kotak kuning, melainkan satu baris abu di bawah kartu-kartunya, yang menyebut bahwa angka di halaman itu hanya menghitung jurnal buatanmu sendiri. Baris itu mudah terlewat, dan akibatnya sama besarnya.

    1. Kartu dashboard
    2. Baris keterangan di bawahnya
Tahap 2 dari 3

Kenapa angkanya bisa jauh berbeda

Di toko yang jalan normal, hampir semua jurnal tidak dibuat manusia. Itu sebabnya batas ini memotong jauh lebih banyak daripada yang orang duga waktu pertama melihatnya.

  1. Langkah 4Penjualan membuat jurnalnya sendiri, dan itu bukan jurnalmu

    Tiap nota, pengeluaran kasir, barang masuk, dan pembayaran piutang menerbitkan jurnal otomatis atas nama jalur yang membuatnya, bukan atas namamu. Jurnal itulah isi terbesar pembukuan tokomu, dan justru itu yang tidak ikut terhitung.

    1. Jurnal dari penjualan
    2. Kolom pembuatnya

  2. Langkah 5Jurnal buatan kasir juga di luar hitunganmu

    Pengeluaran yang dicatat kasir dari layar kasir membuat jurnal atas nama kasir itu. Jadi dua karyawan yang sama-sama membuka Laba Rugi di hari yang sama bisa melihat dua angka berbeda, dan keduanya bukan angka tokomu.

    1. Laporan dari akun pertama
    2. Laporan dari akun kedua

  3. Langkah 6Yang tidak ikut terbatas: jurnalnya sendiri

    Batas ini soal penjumlahan di laporan, bukan soal pencatatan. Jurnal otomatis tetap terbit lengkap, dan pembukuan tokomu tetap utuh di belakangnya. Yang kamu lihat yang dipotong, bukan yang dicatat.

    1. Jurnal yang tetap terbit lengkap
Tahap 3 dari 3

Beri izinnya, lalu buka laporannya lagi

Yang perlu diubah satu izin di peran karyawan, bukan pengaturan keuangan dan bukan laporannya. Namanya Lihat Semua Data Keuangan.

  1. Langkah 7Buka peran karyawannya, cari Lihat Semua Data Keuangan

    Izinnya ada di kelompok keuangan, bersebelahan dengan Kelola Pengaturan Keuangan. Keterangan di sebelahnya menyebut soal memperluas data ke semua outlet, dan itu memang salah satu akibatnya; akibat yang lebih besar laporan berhenti dibatasi ke jurnal buatan orang itu sendiri.

    1. Kelompok izin keuangan
    2. Izin Lihat Semua Data Keuangan

  2. Langkah 8Simpan perannya, bukan akunnya satu per satu

    Izin menempel di peran, jadi menyalakannya berlaku untuk semua karyawan yang perannya itu. Kalau yang kamu maksud cuma satu orang, pindahkan dia ke peran lain atau buat peran baru untuknya.

    1. Nama perannya
    2. Tombol simpan

  3. Langkah 9Buka laporannya lagi, dan kotak peringatannya hilang

    Minta orangnya memuat ulang halaman laporannya. Kotak kuningnya hilang, angkanya berubah, dan neracanya kembali seimbang. Tidak ada yang perlu dihitung ulang, karena yang berubah cuma apa yang boleh dijumlahkan.

    1. Laporan tanpa kotak peringatan
    2. Total yang berubah

Pertanyaan yang sering muncul

Neraca karyawan saya tidak seimbang. Pembukuan saya rusak?

Hampir pasti tidak. Periksa apakah ada kotak kuning di atas laporannya. Kalau ada, separuh pasangan jurnalnya memang tidak ikut dijumlahkan karena dibuat orang lain, dan ketidakseimbangan itu akibat penjumlahannya, bukan akibat jurnalnya. Beri izin Lihat Semua Data Keuangan, lalu buka lagi laporannya.

Kenapa laporan saya dan laporan karyawan saya berbeda angkanya?

Karena tanpa izin itu, tiap akun hanya menjumlahkan jurnal yang dia sendiri buat. Dua orang berarti dua himpunan jurnal, jadi dua angka. Keduanya bukan angka tokomu, dan angka tokomu baru terlihat setelah izinnya diberi.

Laporan karyawan saya hampir kosong padahal toko ramai.

Itu yang paling sering terjadi, dan memang begitu adanya. Hampir semua jurnal di toko yang jalan normal diterbitkan otomatis oleh penjualan dan jalur lain, bukan ditulis tangan. Orang yang tidak pernah membuat jurnal manual akan melihat laporan yang nyaris kosong.

Apa sebenarnya yang dilakukan izin Lihat Semua Data Keuangan?

Dua hal. Keterangannya di layar menyebut yang pertama: data keuangan diperluas ke semua outlet, bukan cuma outlet yang sedang dipilih. Yang kedua tidak tertulis di situ tapi lebih besar akibatnya: laporan berhenti dibatasi ke jurnal buatan orang itu sendiri.

Setelah izinnya saya beri, perlu jalankan recalculate?

Tidak. Yang berubah cuma apa yang boleh dijumlahkan waktu laporannya dibuka; jurnal dan saldo akunnya tidak tersentuh. Recalculate untuk keadaan lain, yaitu saldo akun yang tidak cocok dengan jurnalnya.

Saya pemilik, tapi laporan saya juga ada kotak kuningnya.

Periksa peran yang terpasang di akun yang kamu pakai masuk. Kotak itu mengikuti izin, bukan jabatan, jadi akun pemilik yang perannya tidak punya izin itu tetap dibatasi.

Apakah jurnal yang tidak terhitung itu hilang?

Tidak. Semua jurnal tetap terbit dan tersimpan utuh. Yang dibatasi penjumlahan di laporan, bukan pencatatannya, jadi tidak ada data yang perlu dipulihkan setelah izinnya diberi.

Bisakah karyawan melihat laporan lengkap satu outlet saja?

Belum bisa. Izinnya satu saklar: tanpa izin, laporan dibatasi ke jurnal buatannya sendiri; dengan izin, seluruh data keuangan semua outlet terbuka. Tidak ada keadaan di antara keduanya.

Periksa sekali dari akun karyawanmu

Buat akun gratis tujuh hari, lalu buka Laba Rugi dari akun karyawan yang mengurus pembukuanmu. Kalau ada kotak kuning di atas tabelnya, angka yang dia pakai selama ini bukan angka tokomu, dan satu izin membetulkannya.

Buat akun Lihat harga