Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Tambah karyawan dan atur hak aksesnya

Begitu kasirnya dipegang orang lain, pertanyaannya berubah: siapa boleh melihat apa. Di Finensia POS izinnya dikumpulkan dalam role, dan satu role dipakai banyak karyawan, jadi mengubah satu role mengubah semuanya sekaligus.

Untuk pemilik yang baru merekrut kasir pertamanya. Contohnya memakai data karangan: role Kasir Pagi di Kedai Kopi Rimbun, dan satu karyawan bernomor induk KSR01.

Tiga tahapnya

  1. Buat role-nya dulu 3 langkah
  2. Tambah karyawannya 3 langkah
  3. Suruh dia masuk, lalu periksa hasilnya 2 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Buat role-nya dulu

Hak akses tidak menempel di orangnya, tapi di role. Jadi role dibuat lebih dulu, baru karyawannya dimasukkan ke salah satunya.

  1. Langkah 1Buka Karyawan, lalu Roles

    Di menu samping, buka Karyawan. Isinya tiga: Data, Roles, dan Kehadiran Karyawan. Yang kamu butuhkan sekarang Roles.

    1. Menu Karyawan
    2. Submenu Roles

  2. Langkah 2Tekan Tambah Role dan beri namanya

    Namanya dibaca orang lain waktu memilih role karyawan, jadi pakai nama giliran atau jabatan yang kamu pakai sehari-hari, misalnya Kasir Pagi atau Supervisor. Bukan nama orangnya.

    1. Tombol Tambah Role
    2. Kotak Nama Role

  3. Langkah 3Centang izin yang dia perlukan

    Izinnya dikelompokkan per bagian aplikasi: Kasir, Produk, Pelanggan, Penjualan, Keuangan, dan seterusnya. Semua grup tertutup saat jendelanya terbuka, dan angka di kanan tiap grup memberi tahu berapa izin di dalamnya yang sudah kamu centang. Kalau kamu sudah tahu yang dicari, ketik di kotak Cari izin, misalnya "stok" atau "void".

    1. Kotak Cari izin
    2. Penghitung izin yang sudah dicentang
    3. Semua Fitur (Super Admin): memberi akses ke semua fitur, termasuk fitur yang ditambahkan nanti
    4. Nama grup dengan jumlah izin yang dicentang di dalamnya
    5. Satu baris per izin, dengan penjelasan akibatnya di bawah namanya
Tahap 2 dari 3

Tambah karyawannya

Karyawan tidak punya email dan kata sandi. Yang dia pakai masuk cuma dua: nomor induk dan PIN, keduanya kamu yang tentukan di sini.

  1. Langkah 4Buka Karyawan, lalu Data, lalu Tambah Karyawan

    Halaman Data memuat daftar karyawan yang sudah ada. Tombol Tambah Karyawan di kanan atas membuka formnya, dan isinya terbagi tiga tab: Data Utama, Face Recognition, dan Jam Kerja. Yang wajib hanya Data Utama.

    1. Tombol Tambah Karyawan

  2. Langkah 5Isi nomor induk, nama, dan PIN

    No Induk Karyawan berisi huruf dan angka saja, paling sedikit tiga karakter, dan hurufnya otomatis jadi kapital. Misalnya KSR01. Nama Depan minimal tiga huruf. PIN wajib enam angka, dan inilah yang dia ketik tiap kali masuk, jadi beri PIN berbeda untuk tiap orang: PIN yang dipakai bersama membuat riwayat sesi kasir tidak bisa ditelusuri ke siapa pun.

    1. Foto, opsional
    2. No Induk Karyawan, huruf dan angka, dipakai untuk masuk
    3. Nama Depan wajib, nama tengah dan belakang boleh dikosongkan
    4. PIN, enam angka

  3. Langkah 6Pilih Role dan centang outletnya

    Role diambil dari daftar yang kamu buat di tahap pertama. Akses Outlet menentukan outlet mana saja yang boleh dia masuki: centang lebih dari satu kalau dia memang berpindah cabang. Setelah itu tekan Simpan Data.

    1. Pilihan Role
    2. Akses Outlet, satu kotak centang per outlet
    3. Tombol Simpan Data
Tahap 3 dari 3

Suruh dia masuk, lalu periksa hasilnya

Karyawan masuk lewat alamat tokomu sendiri, bukan lewat halaman Masuk yang kamu pakai sebagai pemilik. Ini juga cara tercepat memeriksa apakah role-nya sudah pas.

  1. Langkah 7Isi Outlet Code, No Induk, dan PIN

    Halaman masuk karyawan meminta tiga hal. Outlet Code adalah kode outlet yang kamu isi waktu membuat outlet, bukan namanya. Kalau salah satu dari ketiganya tidak cocok, pesannya "Nomor Induk atau PIN salah", termasuk ketika nomor dan PIN-nya benar tapi karyawan itu tidak dicentang untuk outlet tersebut.

    1. Outlet Code
    2. No Induk
    3. PIN enam angka

  2. Langkah 8Lihat menu yang muncul untuk dia

    Menu samping hanya memuat yang izinnya dia punya, jadi menu yang tidak muncul berarti izinnya belum dicentang. Kalau ada yang kurang atau kelebihan, buka Karyawan, lalu Roles, lalu Edit di role-nya. Perubahannya berlaku untuk semua karyawan yang memakai role itu.

    1. Menu yang tersedia untuk role ini
    2. Nama karyawan dan outlet yang sedang dipakai

Pertanyaan yang sering muncul

Karyawan saya tidak bisa masuk, padahal nomor induk dan PIN-nya sudah benar.

Periksa dua hal. Pertama, Outlet Code yang dia ketik: yang diminta kode outlet, bukan nama outlet, dan kodenya ada di halaman Outlet. Kedua, Akses Outlet di data karyawannya: kalau outlet itu tidak dicentang, pesan yang keluar tetap "Nomor Induk atau PIN salah", bukan pesan tentang outlet. Itu memang membingungkan, dan itu penyebab yang paling sering.

Karyawan lupa PIN-nya. Saya bisa lihat PIN lamanya?

Tidak. PIN disimpan dalam bentuk teracak, jadi tidak ada layar yang bisa menampilkannya kembali, termasuk untukmu. Yang bisa kamu lakukan mengisi PIN baru di Edit karyawan itu. Karyawan yang masih ingat PIN-nya bisa menggantinya sendiri di Pengaturan, lalu Ubah PIN, dengan mengisi PIN lamanya dulu.

Satu orang pegang dua cabang. Harus dibuat dua data karyawan?

Tidak. Centang kedua outletnya di Akses Outlet, dan dia masuk ke cabang mana pun dengan nomor induk dan PIN yang sama. Yang membedakan hanya Outlet Code yang dia ketik waktu masuk, dan transaksinya tercatat di outlet itu.

Apa bedanya mencentang Semua Fitur dengan mencentang semua izin satu per satu?

Semua Fitur ikut memberi akses ke fitur yang ditambahkan sesudahnya, sedangkan daftar centang satu per satu berhenti di izin yang ada hari ini. Untuk dirimu sendiri atau orang kepercayaan, Semua Fitur lebih praktis. Untuk role karyawan, daftar yang dicentang satu per satu lebih aman justru karena ia tidak tumbuh sendiri.

Saya sudah beri izin Lihat Produk, tapi laporan stoknya tetap tidak muncul.

Itu memang dipisah. Lihat Produk membuka daftar produk dan harganya, sementara Stok Produk, Riwayat Stok, Barang Masuk, Barang Keluar, dan Arus Stok berada di izin Lihat Laporan Stok. Pemisahan itu disengaja supaya karyawan bisa melayani pembeli tanpa ikut melihat jumlah dan nilai stokmu.

Kasir bisa membuka laporan tutup kasir giliran orang lain?

Tidak, kecuali kamu mencentang Semua Riwayat Sesi Kasir. Bawaannya ia hanya bisa membuka sesi yang dia tutup sendiri, supaya tetap bisa mencetak ulang laporannya tanpa diberi akses ke riwayat sesi karyawan lain.

Saya mau menghapus satu role. Apa yang terjadi pada karyawannya?

Sebelum dihapus, aplikasinya menyebut berapa karyawan yang masih memakai role itu. Pindahkan dulu karyawannya ke role lain, karena karyawan tanpa role yang sah tidak punya izin apa pun dan menunya kosong.

Karyawan saya berhenti bekerja. Dinonaktifkan di mana?

Tidak ada tombol nonaktif. Yang ada menghapus datanya dari Karyawan, lalu Data. Transaksi yang pernah dia kerjakan tetap tercatat beserta namanya, jadi laporan lama tidak berubah. Kalau kamu belum mau menghapus, ganti PIN-nya supaya dia tidak bisa masuk lagi.

Coba atur rolenya sendiri

Buat akun untuk satu outlet, gratis tujuh hari. Jumlah karyawan dan jumlah role tidak dibatasi di semua akun.

Buat akun Lihat harga