Recalculate keuangan: hitung ulang saldo akun dari jurnalnya

Pembukuan berpasangan punya satu sifat yang menolong dan satu yang menjebak. Yang menolong: tiap jurnal punya dua kaki yang harus seimbang. Yang menjebak: saldo akun yang kamu lihat di laporan adalah angka tersimpan, bukan hitungan ulang, jadi kalau pernah ada yang menggesernya tanpa jurnal, laporannya tetap tampil rapi dengan angka yang keliru.

Tutorial ini untuk pemilik dan bagian pembukuan yang menemukan saldo akun tidak cocok dengan jurnalnya. Isinya alat pemeriksa yang sudah ada di aplikasi, lengkap dengan akibatnya selama prosesnya jalan dan cara membalikkannya.

Tiga tahapnya

Buka Recalculate, lalu tentukan cakupannya 2 langkah
Konfirmasi, lalu tunggu sampai selesai 2 langkah
Baca tabel Perubahan, revert kalau perlu 2 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Buka Recalculate, lalu tentukan cakupannya

Saldo tiap akun pembukuan adalah angka hasil penjumlahan: tiap jurnal yang masuk menggesernya. Recalculate menghitung ulang saldo itu dari jurnal yang sebenarnya, lalu memperbaiki yang tidak cocok. Kamu memakainya waktu saldo akun terlihat tidak masuk akal, bukan sebagai pekerjaan rutin.

Langkah 1Buka Keuangan, lalu Recalculate

Menunya ada di kelompok Keuangan, di antara Transaksi Kas dan Buku Besar. Halamannya punya dua kartu: Jalankan Recalculate di atas, dan Riwayat di bawahnya berisi semua recalculate yang pernah dijalankan di merchantmu.
1. Menu Keuangan
2. Pilihan Recalculate
3. Kartu Jalankan Recalculate
4. Kartu Riwayat
Langkah 2Pilih Semua akun leaf, atau pilih akunnya sendiri

Dua tombol di atas. Semua akun leaf mengerjakan seluruh akun paling bawah di bagan akunmu, yaitu akun yang tidak punya anak, karena hanya akun itu yang menyimpan saldo. Pilih akun membuka daftar bercentang berisi kode dan nama akun, dan kamu harus mencentang minimal satu. Pakai Pilih akun kalau kamu sudah tahu akun mana yang angkanya ganjil, karena cakupannya lebih sempit dan lebih cepat.
1. Tombol Semua akun leaf
2. Tombol Pilih akun
3. Daftar akun bercentang

Tahap 2 dari 3

Konfirmasi, lalu tunggu sampai selesai

Selama recalculate jalan, pencatatan keuangan di merchantmu ditahan. Itu bukan efek samping, melainkan syaratnya: kalau ada jurnal baru masuk di tengah perhitungan, hasilnya tidak bisa dipercaya.

Langkah 3Centang Saya mengerti, lalu Mulai Recalculate

Dialog Konfirmasi Recalculate menyebut cakupan yang akan dikerjakan dan memperingatkan bahwa transaksi keuangan akan diblokir sampai prosesnya selesai atau gagal. Tombol Mulai Recalculate baru hidup setelah kamu mencentang Saya mengerti dan ingin melanjutkan. Jalankan di luar jam sibuk, dan pastikan tidak ada orang yang sedang mengetik jurnal atau transaksi kas.
1. Keterangan cakupan
2. Peringatan transaksi keuangan diblokir
3. Centang Saya mengerti dan ingin melanjutkan
4. Tombol Mulai Recalculate
Langkah 4Ikuti statusnya di halaman detail

Setelah mulai, kamu dibawa ke halaman Detail Recalculate. Di situ ada status, jumlah akun yang sudah diproses dari total akunnya, banyaknya perubahan, dan bilah progres yang menyegarkan sendiri. Kamu tidak perlu menunggui halaman itu: prosesnya jalan di latar, jadi boleh kamu tinggalkan lalu buka lagi dari Riwayat. Kalau gagal, alasannya dicetak di kotak merah di halaman yang sama.
1. Status
2. Jumlah akun diproses dari total
3. Jumlah perubahan
4. Bilah progres

Tahap 3 dari 3

Baca tabel Perubahan, revert kalau perlu

Recalculate tidak mengubah apa pun tanpa mencatat apa yang diubahnya. Setiap angka yang digeser punya satu baris berisi nilai sebelum dan sesudahnya, dan baris itulah yang membuat prosesnya bisa dipertanggungjawabkan.

Langkah 5Periksa kolom Sebelum dan Sesudah satu per satu

Tabel Perubahan memuat Tabel, Record, Kolom, Sebelum, Sesudah, dan Konteks. Kalau selesai tanpa satu pun perubahan, yang tampil keterangan Tidak ada perubahan, dan itu kabar baik: saldo tersimpanmu memang sudah cocok dengan jurnalnya. Yang perlu kamu perhatikan selisih yang besar, karena di situ biasanya ada jurnal lama yang pernah dihapus atau dikoreksi.
1. Kolom Tabel dan Kolom
2. Kolom Sebelum
3. Kolom Sesudah
4. Kolom Konteks
Langkah 6Tekan Revert kalau hasilnya tidak kamu harapkan

Tombol Revert ada di kepala halaman detail, dan hanya muncul untuk run yang memang masih bisa dibalikkan. Revert mengembalikan tiap angka ke nilai di kolom Sebelum, dan status run itu berganti jadi reverted di Riwayat. Satu syarat yang penting: begitu ada jurnal baru masuk sesudah recalculate-nya selesai, run itu tidak bisa di-revert lagi, dan penolakannya menyebut alasan itu. Jadi kalau kamu ragu dengan hasilnya, periksa tabel Perubahan sebelum bagian administrasimu mulai mencatat lagi.
1. Tombol Revert
2. Status run di Riwayat

Pertanyaan yang sering muncul

Menu Recalculate tidak muncul di akun karyawan saya.

Halaman ini punya dua izin terpisah: satu untuk melihatnya, satu lagi untuk menjalankannya. Karyawan tanpa izin melihat tidak mendapat menunya, dan karyawan yang hanya punya izin melihat tetap bisa membaca Riwayat tapi tidak melihat kartu Jalankan Recalculate. Dipisah karena menjalankan recalculate menahan seluruh pencatatan keuangan merchant, dan itu bukan wewenang yang pantas ikut serta dalam izin membaca laporan.

Apa bedanya Recalculate ini dengan hitung ulang HPP di daftar produk?

Keduanya memutar ulang angka dari riwayat, tapi riwayat yang berbeda. Hitung ulang HPP membaca riwayat stok dan memperbaiki modal rata-rata satu produk. Recalculate di menu Keuangan membaca jurnal dan memperbaiki saldo akun pembukuan. Kalau yang salah angka modal di laporan stok, pakai yang pertama. Kalau yang salah saldo kas atau saldo utang di buku besar, pakai yang ini.

Prosesnya berapa lama?

Bergantung jumlah akun dan banyaknya jurnal yang harus diputar ulang, jadi merchant yang baru beberapa bulan jauh lebih cepat daripada yang sudah bertahun-tahun. Bilah progres di halaman detail memberi tahu sudah berapa akun yang diproses dari totalnya, dan itu ukuran yang lebih berguna daripada perkiraan waktu.

Prosesnya berhenti di tengah dan statusnya tidak bergerak. Transaksi keuangan saya terkunci selamanya?

Tidak. Ada pemeriksa terjadwal yang menandai run yang menggantung sebagai gagal, dan penguncian keuangan terbuka begitu run itu bukan lagi berstatus jalan. Jadi kalau statusnya lama tidak berubah, tunggu pemeriksanya bekerja, lalu lihat lagi Riwayatnya sebelum mencoba menjalankan ulang.

Recalculate mengubah jurnal saya?

Tidak. Jurnalnya tetap apa adanya, dan justru jurnal itu yang dipakai sebagai acuan. Yang diperbaiki saldo akun beserta saldo berjalan di ledger, yaitu angka hasil penjumlahan yang disimpan supaya laporan tidak perlu menghitung ulang dari awal setiap kali dibuka. Kalau yang salah jurnalnya sendiri, perbaikannya jurnal koreksi di Jurnal Umum, bukan tombol ini.

Kenapa hanya akun leaf yang dikerjakan?

Karena hanya akun paling bawah yang menyimpan saldo sendiri. Akun induk di atasnya adalah penjumlahan anak-anaknya, jadi memperbaiki anaknya sudah cukup untuk membuat induknya benar. Mengerjakan akun induk berarti menghitung dua kali angka yang sama.

Boleh saya jalankan sebagai pemeliharaan rutin tiap bulan?

Sebaiknya tidak. Ini alat pemeriksa untuk keadaan yang menyimpang, bukan perawatan berkala, dan harganya pencatatan keuangan yang berhenti selama prosesnya jalan. Kalau tiap bulan hasilnya memang ada perubahan, itu laporan masalah yang perlu kami lihat, bukan pekerjaan rutin yang perlu kamu jadwalkan.

Saya sudah revert, tapi saldonya masih terlihat salah di laporan.

Revert mengembalikan angka ke keadaan sebelum recalculate, jadi kalau sebelumnya memang sudah salah, salahnya kembali. Yang perlu kamu putuskan: mana yang benar, hasil recalculate atau angka lama. Kalau hasil recalculate sesuai dengan jurnalmu, biarkan hasilnya dan jangan di-revert, lalu telusuri kenapa angka lamanya bisa menyimpang.

Periksa dulu buku besarnya, baru jalankan

Buat akun gratis tujuh hari, lalu buka Buku Besar untuk satu akun yang kamu curigai dan jumlahkan sendiri jurnalnya. Kalau hasil hitunganmu berbeda dengan saldo yang tertulis, barulah Recalculate punya pekerjaan. Kalau sama, yang perlu diperiksa jurnalnya, bukan saldonya.

Buat akun Lihat harga