Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Stok opname tidak bisa dimulai: dua penahannya dan urutan membereskannya

Staf sudah siap dengan kertas hitungan, rak sudah dirapikan, lalu tombol Buat Stok Opname malah menampilkan peringatan kuning. Dua aturan bisa menahannya, dan keduanya ada untuk alasan yang sama: hitungan yang dimulai di keadaan yang salah menghasilkan selisih yang tidak nyata, lalu selisih itu dipakai mengoreksi stok.

Tutorial ini membaca kedua peringatan itu, menunjukkan apa yang perlu dibereskan lebih dulu, dan cara menghapus opname yang menggantung tanpa menghilangkan jejaknya. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera dengan satu outlet dan satu gudang.

Tiga tahapnya

  1. Penahan pertama: masih ada opname yang belum selesai 3 langkah
  2. Penahan kedua: ada stok masuk atau keluar yang menunggu persetujuan 4 langkah
  3. Menghapus opname yang menggantung, dengan jejaknya 4 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Penahan pertama: masih ada opname yang belum selesai

Satu outlet hanya boleh punya satu stok opname terbuka per jenis, dan jenisnya dua: produk siap jual dan barang gudang. Kalau yang lama belum ditutup, tombol Buat Stok Opname tidak membuka form kosong, melainkan menampilkan peringatan.

  1. Langkah 1Baca kode opname yang disebut peringatannya

    Tulisannya menyebut kodenya: masih ada stok opname SO-00012 yang belum selesai di outlet ini. Di barisnya ada statusnya, Draft atau Menunggu review, beserta tombol Buka opname. Kode itu yang perlu kamu beresi, bukan opname yang mau kamu buat.

    1. Kode opname yang belum selesai
    2. Statusnya: Draft atau Menunggu review
    3. Tombol Buka opname

  2. Langkah 2Pilih satu: selesaikan atau hapus

    Opname draft yang hitungannya sudah benar lebih baik kamu kirim untuk review lalu disetujui, karena hitungan yang sudah dikerjakan tidak perlu diulang. Yang memang salah buat, misalnya salah pilih tanggal, kamu hapus. Keduanya membuka jalan untuk opname baru.

    1. Tombol kirim untuk review
    2. Menu hapus opname

  3. Langkah 3Opname produk dan opname gudang tidak saling menahan

    Opname barang gudang yang sedang berjalan tidak menghalangi opname produk di outlet yang sama, dan sebaliknya. Stok yang dihitung dua jenis itu berbeda, jadi aturannya berlaku per jenis. Outlet lain juga tidak terpengaruh: penahannya selalu soal outlet yang sedang kamu pilih.

    1. Stok Opname di menu Produk
    2. Stok Opnam di menu Barang Gudang
Tahap 2 dari 3

Penahan kedua: ada stok masuk atau keluar yang menunggu persetujuan

Penahan ini bawaannya menyala, dan alasannya aritmetika. Stok yang menunggu persetujuan belum tercatat di sistem, padahal barangnya biasanya sudah ada di rak (kalau masuk) atau sudah pergi (kalau keluar). Menghitung rak dalam keadaan itu menghasilkan selisih palsu, dan selisih palsu itu jadi dobel begitu stoknya disetujui.

  1. Langkah 4Baca daftar yang menunggu, lengkap dengan kodenya

    Peringatannya menyebut jumlahnya, lalu memuat daftar maksimal beberapa baris: kode, jenisnya, tanggalnya, dan tombol Buka ke halamannya. Kalau yang menunggu lebih banyak, di bawahnya tertulis berapa lainnya. Jadi kamu tidak perlu mencari sendiri apa yang menahan.

    1. Jumlah yang menunggu
    2. Kode, jenis, dan tanggalnya
    3. Tombol Buka

  2. Langkah 5Setujui atau tolak dulu, satu per satu

    Buka halamannya dari peringatan itu, lalu putuskan tiap barisnya. Yang barangnya memang sudah sampai kamu setujui supaya stoknya tercatat sebelum dihitung. Yang batal kamu tolak. Yang penting bukan jawabannya, tapi tidak ada lagi yang menggantung saat opname dimulai.

    1. Baris yang menunggu
    2. Tombol setujui
    3. Tombol tolak

  3. Langkah 6Matikan aturannya kalau tokomu memang tidak memakainya

    Buka Pengaturan, Aturan Stok Opname. Ada dua kartu: Produk Siap Jual dan Barang Gudang, masing-masing dengan saklar Tolak opname selama ada produk masuk/keluar yang menunggu dan Tolak opname selama ada barang masuk/keluar yang menunggu. Matikan yang kamu memang tidak mau, lalu Simpan Pengaturan.

    1. Kartu Produk Siap Jual
    2. Saklar tolak opname selama ada yang menunggu
    3. Kartu Barang Gudang
    4. Tombol Simpan Pengaturan

  4. Langkah 7Yang diperiksa cuma saat memulai, bukan sepanjang opname

    Pemeriksaannya terjadi waktu kamu menekan Buat Stok Opname. Opname yang sudah berjalan tidak dihentikan walaupun sesudahnya muncul kiriman dari outlet lain yang menunggu diverifikasi. Menahannya di tengah jalan hanya akan membuat hitungan yang sudah dikerjakan tidak bisa diselesaikan.

    1. Form opname yang sedang dikerjakan
Tahap 3 dari 3

Menghapus opname yang menggantung, dengan jejaknya

Hapus di sini bukan hilang. Opname yang dihapus pindah ke tampilan tersendiri lengkap dengan siapa yang menghapus, kapan, dan alasannya. Itu disengaja, karena opname yang hilang tanpa jejak membuat riwayat stok tidak bisa dipertanggungjawabkan.

  1. Langkah 8Tulis alasannya, minimal sepuluh karakter

    Dialog hapus meminta Alasan menghapus dan menolak yang lebih pendek dari sepuluh karakter. Tulis yang bisa dibaca orang lain bulan depan, misalnya salah pilih tanggal, hitung ulang besok pagi. Alasan itu yang nanti tampil di tampilan Dihapus.

    1. Kolom Alasan menghapus
    2. Tombol hapus

  2. Langkah 9Siapa yang boleh menghapus mengikuti tahapnya

    Opname draft bisa dihapus oleh orang yang punya izin kelola stok opname, yaitu orang yang membuatnya. Opname yang sudah Menunggu Review perlu izin persetujuan, karena membuang hitungan yang sedang menunggu keputusan atasan adalah keputusan atasan juga.

    1. Baris berstatus Draft
    2. Baris berstatus Menunggu Review

  3. Langkah 10Buka tampilan Dihapus untuk membacanya lagi

    Di kepala daftar ada dua tombol tampilan; yang kanan Dihapus. Isinya opname yang sudah dihapus beserta nama penghapus, waktu, dan alasannya, dan detail hitungannya tetap bisa dibuka untuk dibaca. Kode opname yang sudah dihapus tidak ditawarkan ulang.

    1. Tombol tampilan Dihapus
    2. Nama penghapus dan waktunya
    3. Alasan yang tertulis

  4. Langkah 11Yang sudah disetujui tidak dihapus, tapi dibatalkan

    Opname yang stoknya sudah diterapkan tidak punya tombol hapus. Yang ada Batalkan, dan bedanya penting: hapus tidak menyentuh stok karena draft dan menunggu review belum mengubah apa pun, sedangkan batal perlu mengembalikan stok ke keadaan sebelum opname itu diterapkan.

    1. Tombol Batalkan

Pertanyaan yang sering muncul

Tombol Buat Stok Opname saya tekan, tapi yang muncul peringatan, bukan formnya.

Itu memang perilakunya. Dua hal bisa jadi sebabnya: masih ada opname jenis itu yang belum selesai di outlet ini, atau masih ada stok masuk/keluar yang menunggu persetujuan. Peringatannya menyebut yang mana, lengkap dengan kode dan tautan ke halamannya. Beresi yang disebut, lalu tekan tombolnya lagi.

Kenapa stok yang menunggu persetujuan bisa merusak hitungan opname?

Karena barangnya sudah berpindah secara fisik, tapi angkanya belum. Produk masuk yang menunggu berarti barangnya sudah di rak sementara sistem belum menambahnya, jadi hitungan fisikmu lebih besar dan terbaca sebagai selisih. Begitu produk masuk itu disetujui, penambahannya terjadi lagi, dan selisih yang sama terhitung dua kali.

Saya mau tetap opname walaupun ada yang menunggu. Bisa?

Bisa, matikan saklarnya di Pengaturan, Aturan Stok Opname. Saklarnya terpisah untuk produk siap jual dan barang gudang. Kalau kamu mematikannya, cocokkan hasil opname dengan daftar yang menunggu secara manual, karena aplikasinya tidak lagi menahanmu.

Antrean persetujuan di outlet lain ikut menahan opname saya?

Tidak. Yang dihitung hanya antrean di outlet yang sedang kamu pilih, dan hanya jenis yang sama dengan opname yang mau kamu buat. Antrean barang gudang tidak menahan opname produk, dan antrean outlet sebelah tidak menahan apa pun di outletmu.

Opname lama saya berstatus Menunggu Review dan atasannya sedang cuti.

Dua pilihan. Kalau hitungannya masih dipercaya, minta siapa pun yang punya izin persetujuan menyetujuinya, karena izin itu tidak terikat ke satu orang. Kalau sudah kedaluwarsa, hapus dengan izin persetujuan yang sama lalu hitung ulang. Yang tidak bisa dilakukan menyetujuinya dengan izin kelola saja.

Opname yang saya hapus bisa dikembalikan?

Tidak bisa dihidupkan lagi sebagai opname yang berjalan, tapi tidak hilang. Isinya tetap bisa dibaca dari tampilan Dihapus, termasuk hitungan tiap barisnya. Kalau kamu butuh angkanya, buka detailnya dari situ lalu masukkan ulang di opname baru.

Stoknya berubah tidak kalau opname draft saya dihapus?

Tidak. Draft dan Menunggu Review belum mengubah stok sama sekali; yang mengubah stok cuma persetujuan. Jadi menghapus keduanya aman, dan itu alasan keduanya boleh dihapus sementara opname yang sudah disetujui harus lewat Batalkan.

Nama penghapus di tampilan Dihapus kosong.

Itu terjadi kalau karyawan yang menghapusnya sudah dihapus dari data karyawan. Barisnya tersaring bersama data karyawannya, jadi kolom itu ikut kosong. Waktu dan alasan penghapusannya tetap tercatat.

Jadikan dua menit itu kebiasaan sebelum opname

Buat akun gratis tujuh hari, lalu biasakan satu urutan: buka Produk Masuk dan Produk Keluar, bereskan yang menunggu, baru buat opnamenya. Toko yang mengerjakan urutan itu hampir tidak pernah mengulang hitungan, dan selisih yang muncul di laporannya selisih yang benar-benar perlu dicari.

Buat akun Lihat harga