Kirim stok ke cabang lain: diajukan, disetujui, lalu diterima

Cabang yang satu kehabisan gula aren, cabang yang lain masih punya enam kilo. Barangnya tinggal diantar, dan di situlah angkanya mulai kacau: stok berkurang di tempat yang salah, atau berkurang dua kali, atau tidak berkurang sama sekali sampai ada yang sadar sebulan kemudian.

Untuk pemilik toko dengan lebih dari satu cabang. Pemindahan stok di Finensia POS sengaja dibuat tiga tahap supaya dua cabang yang berjauhan tetap mencatat kiriman yang sama. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun dengan cabang Pusat dan cabang Seturan.

Tiga tahapnya

Catat kirimannya di outlet yang mengirim 3 langkah
Setujui pengajuannya, masih di outlet asal 2 langkah
Terima barangnya di outlet tujuan 2 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Catat kirimannya di outlet yang mengirim

Pengiriman barang antar cabang dimulai dari outlet asal, lewat menu Stok Keluar. Yang dibuat di sini baru pengajuan: stoknya belum berkurang sampai ada yang menyetujui.

Langkah 1Pastikan kamu sedang berada di outlet pengirim

Buka Produk, Transaksi, lalu Stok Keluar. Halaman ini selalu bekerja atas nama outlet yang sedang terpilih di pengalih outlet, dan tidak ada kotak untuk memilih outlet asal di formulirnya. Kalau yang terpilih cabang lain, kirimannya akan keluar dari stok cabang itu.
1. Pengalih outlet di kepala halaman
2. Menu Produk, Transaksi, Stok Keluar
3. Tombol Tambah Stok Keluar
Langkah 2Isi Info Dasar, dan pilih Outlet sebagai Jenis Tujuan

Tekan Tambah Stok Keluar. Formulirnya tiga langkah: Info Dasar, Pilih Produk, Summary. Di Info Dasar, isi No Transaksi, Tanggal, lalu Jenis Tujuan. Pilihannya dua: Outlet untuk kiriman ke cabang sendiri, dan Lainnya untuk barang yang keluar ke pihak luar. Pilih Outlet, lalu pilih cabang tujuannya.
1. No Transaksi
2. Tanggal
3. Jenis Tujuan
4. Cabang tujuan
5. Catatan
Langkah 3Pilih produknya dan jumlah yang dikirim

Di langkah Pilih Produk, cari produknya lalu isi jumlah yang dikirim. Jumlah yang melebihi stok di outlet asal ditolak waktu disimpan, jadi periksa dulu stoknya di sini. Di langkah Summary kamu melihat ringkasannya sebelum menekan simpan.
1. Pencarian produk
2. Jumlah per produk
3. Total Item dan Total Qty
4. Tombol lanjut ke Summary

Tahap 2 dari 3

Setujui pengajuannya, masih di outlet asal

Persetujuan ini yang mengurangi stok outlet pengirim. Pemilik selalu boleh menyetujui; karyawan perlu izin Persetujuan Stok Keluar di perannya.

Langkah 4Buka tab Produk Keluar Pending

Halaman Stok Keluar punya dua tab: Produk Keluar Pending dan Riwayat. Yang terbuka duluan Riwayat, jadi pengajuan yang menunggu mudah terlewat. Angka merah di tab Pending adalah jumlah pengajuan yang belum diputuskan, dan lonceng pemberitahuan di kepala halaman juga memberitahu orang yang punya izin persetujuan.
1. Tab Produk Keluar Pending
2. Jumlah pengajuan yang menunggu
3. Tab Riwayat
4. Lonceng pemberitahuan
Langkah 5Tekan Lihat & Verifikasi, periksa isinya, lalu setujui

Tiap kartu pengajuan memuat nomor transaksi, tujuan, jumlah item, dan total qty. Tekan Lihat & Verifikasi untuk melihat rincian per produknya sebelum memutuskan. Begitu disetujui, stok di outlet asal berkurang, riwayatnya tercatat sebagai barang keluar, dan jurnal transfernya ikut terbentuk.
1. Nomor transaksi
2. Tujuan kiriman
3. Total Item dan Total Qty
4. Tombol Lihat & Verifikasi

Tahap 3 dari 3

Terima barangnya di outlet tujuan

Persetujuan di outlet asal otomatis membuat satu antrean Produk Masuk di outlet tujuan. Selama antrean itu belum diverifikasi, barangnya sudah keluar dari cabang pengirim tapi belum masuk ke cabang penerima.

Langkah 6Pindah ke outlet tujuan, buka Stok Masuk

Ganti outlet lewat pengalih outlet, lalu buka Produk, Transaksi, Stok Masuk. Kiriman dari cabang lain muncul di daftar pending dengan outlet asal sebagai sumbernya, bukan sebagai pemasok. Kamu tidak perlu mengetik ulang isinya: produk, jumlah, dan harganya sudah dibawa dari pengajuan tadi.
1. Pengalih outlet
2. Menu Stok Masuk
3. Kiriman yang menunggu diterima
4. Outlet asal sebagai sumber
Langkah 7Hitung barangnya, centang Sesuai, lalu Simpan Verifikasi

Dialog Verifikasi Produk Masuk memuat outlet asal, tanggal, dan daftar item dengan kolom Sesuai beserta catatan per baris. Hitung dulu barang yang benar-benar datang, baru centang. Setelah Simpan Verifikasi, stok di outlet tujuan bertambah dan kirimannya pindah ke riwayat.
1. Outlet Asal
2. Tanggal
3. Kolom Sesuai per item
4. Catatan per item
5. Tombol Simpan Verifikasi

Pertanyaan yang sering muncul

Kenapa stok di cabang pengirim belum berkurang padahal sudah saya simpan?

Karena yang tersimpan baru pengajuan. Stok berkurang di tahap persetujuan, bukan di tahap pengisian formulir. Buka tab Produk Keluar Pending di outlet pengirim, lalu setujui pengajuannya. Dipisah begini supaya orang yang mencatat kiriman dan orang yang membolehkan barang keluar tidak harus orang yang sama.

Karyawan saya tidak bisa menyetujui pengajuan stok keluar.

Izinnya terpisah. Kelola Stok Keluar hanya membolehkan dia membuka menunya dan membuat pengajuan; yang menyetujui perlu izin Persetujuan Stok Keluar. Buka Karyawan, buka rolenya, lalu centang izin itu. Pemilik akun selalu boleh menyetujui tanpa perlu dicentang apa pun.

Barang yang datang ternyata kurang satu dus. Apa yang saya lakukan?

Verifikasi tetap dilakukan untuk yang benar-benar datang, dan tulis selisihnya di kolom catatan per item supaya alasannya tersimpan. Setelah itu selisihnya diselesaikan di cabang pengirim, lewat stok opname atau pencatatan barang susut, bukan dengan membuat kiriman balasan. Yang penting angka di kedua cabang cocok dengan barang yang benar-benar ada.

Apa bedanya Jenis Tujuan Outlet dan Lainnya?

Outlet dipakai untuk cabang kamu sendiri, dan karena itu kirimannya melahirkan antrean Produk Masuk di cabang tujuan. Lainnya dipakai untuk barang yang keluar ke pihak di luar toko, misalnya dikembalikan ke pemasok atau dibawa ke acara, dan tidak melahirkan antrean apa pun karena tidak ada cabang yang menerimanya.

Harga beli barangnya ikut pindah ke cabang tujuan?

Ikut. Harga beli dan harga jual tiap item dibawa dari pengajuan, jadi HPP di cabang penerima tidak mendadak kosong setelah barangnya pindah. Ini yang membuat laporan Barang Keluar dan Barang Masuk bisa menunjukkan nilai kiriman, bukan cuma jumlah dusnya.

Kiriman ini kelihatan di laporan yang mana?

Di tiga tempat. Laporan Barang Keluar di cabang pengirim, laporan Barang Masuk di cabang penerima, dan Riwayat Stok masing-masing produk di kedua cabang, lengkap dengan kolom Asal/Tujuan. Kalau kamu sedang mencari ke mana larinya satu produk, mulai dari Riwayat Stok.

Bisakah saya membatalkan pengajuan yang sudah telanjur dibuat?

Pengajuan yang masih pending bisa ditolak dari layar verifikasi yang sama, dan stoknya tidak pernah tersentuh karena memang belum pernah berkurang. Yang sudah telanjur disetujui tidak bisa ditarik kembali; perbaikannya lewat kiriman balik dari cabang tujuan ke cabang asal, supaya kedua arahnya tercatat.

Barang titipan boleh saya kirim ke cabang lain?

Tidak selalu. Barang yang masuk lewat Titipan terikat ke penitip dan ke outlet tempat dia dititipkan, jadi aplikasinya menolak sebagian pemindahannya dan menjelaskan alasannya di layar. Kalau kamu memang perlu memindahkannya, bicarakan dulu dengan penitipnya, lalu catat sebagai titipan baru di cabang tujuan.

Coba dulu dengan satu dus

Buat akun gratis tujuh hari, lalu pindahkan satu produk saja antar dua cabang contoh sampai angkanya kembali cocok di keduanya. Begitu alurnya terasa, kiriman mingguan yang isinya tiga puluh item jalan dengan cara yang persis sama.

Buat akun Lihat harga