Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Kunci angka stok saat opname supaya hitungannya jujur

Staf yang ingin cepat selesai punya jalan pintas yang gampang: baca angka stok di kartu produk kasir, ketik angka yang sama di kolom hitungan, selesai. Selisih yang sebenarnya tidak pernah ketahuan, dan opname yang kamu minta tiap bulan cuma jadi kegiatan menyalin.

Untuk pemilik toko yang sudah pernah menjalankan stok opname dan curiga hasilnya terlalu rapi. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera dengan opname SO-0007 di cabang Pusat.

Tiga tahapnya

  1. Begitu opnamenya dibuat, angka stoknya hilang sendiri 3 langkah
  2. Tahan transaksinya kalau menghitung sambil buka toko 3 langkah
  3. Kirim hitungannya, dan angka sistemnya kembali 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Begitu opnamenya dibuat, angka stoknya hilang sendiri

Hitung buta tidak perlu dinyalakan dan tidak bisa dimatikan. Selama ada stok opname berstatus draft di sebuah outlet, angka stok outlet itu tidak dikirim dari server ke layar mana pun, termasuk ke layarmu sendiri sebagai pemilik.

  1. Langkah 1Buat opnamenya dari Produk, Transaksi, Stok Opname

    Tekan tombol buat stok opname, lalu simpan sebagai draft. Mulai detik itu kodenya, misalnya SO-0007, menjadi penanda bahwa outlet itu sedang menghitung. Form opnamenya sendiri tidak pernah menampilkan stok sistem, apa pun statusnya, karena form itu satu-satunya tempat yang memang tidak boleh melihatnya.

    1. Tombol buat stok opname
    2. Kode opname
    3. Status Draft
    4. Kolom hasil hitung fisik

  2. Langkah 2Buka kasir: angkanya tidak ada, penanda habis tetap ada

    Di kepala layar kasir muncul satu baris, "Stok opname SO-0007 sedang berlangsung.", dengan kodenya bisa diklik ke opnamenya. Kartu produk tidak lagi menyebut angka stok, tapi produk yang stoknya nol tetap ditandai habis. Kasir tetap bisa berjualan seperti biasa.

    1. Pemberitahuan stok opname berlangsung
    2. Kode opname yang bisa diklik
    3. Kartu produk tanpa angka stok
    4. Penanda habis

  3. Langkah 3Laporan stok ditutup, bukan dikosongkan

    Buka Produk, Laporan, Stok Produk selama opnamenya draft dan halamannya diganti satu kotak berisi "Stok opname SO-0007 sedang berlangsung." beserta tombol Buka SO-0007. Yang ikut ditutup: data laporannya, ringkasannya, ekspornya, riwayat stok, arus stok, serta nilai masuk dan keluar. Angka stok di halaman lain diganti tanda strip.

    1. Pesan stok opname berlangsung
    2. Tombol Buka kode opname
Tahap 2 dari 3

Tahan transaksinya kalau menghitung sambil buka toko

Hitung buta menutup angkanya, tapi tidak menghentikan stok bergerak. Kalau kasir menjual sepuluh kopi di tengah hitungan, selisih yang kamu temukan bukan selisih yang sebenarnya. Dua saklar ini mati secara bawaan, dan baru masuk akal kalau opname dikerjakan saat toko tetap melayani.

  1. Langkah 4Buka Pengaturan Kasir, cari kartu Stok Opname

    Keterangan kartunya menyebut sendiri kapan dipakai: nyalakan kalau stok opname dikerjakan saat toko tetap buka, supaya stok tidak bergerak selagi barang dihitung. Di dalamnya dua saklar yang terpisah untuk produk dan untuk barang gudang.

    1. Kartu Stok Opname
    2. Tahan penjualan selama opname produk
    3. Tahan barang masuk dan keluar selama opname gudang

  2. Langkah 5Tahan penjualan selama opname produk

    Dengan saklar ini hidup, selama ada opname produk yang belum disetujui atau dibatalkan di outlet itu, kasir tidak bisa menyimpan penjualan. Di kepala layar kasir muncul "Penjualan ditahan karena stok opname produk SO-0007 belum selesai. Selesaikan atau hapus opname itu dulu." Buka dan tutup kasir tetap bisa, jadi sesi yang sedang berjalan masih bisa ditutup.

    1. Pemberitahuan penjualan ditahan
    2. Kode opname yang menahan
    3. Tombol tutup kasir yang tetap jalan

  3. Langkah 6Tahan barang masuk dan keluar selama opname gudang

    Saklar kedua mengurus bahan baku. Selama ada opname barang gudang yang belum selesai di outlet itu, barang masuk, barang keluar, dan verifikasi kiriman ditolak. Produksi yang memakai bahan tetap perlu kamu perhatikan sendiri: yang ditahan transaksi gudangnya, bukan jadwal dapurmu.

    1. Saklar penahanan gudang
    2. Pesan penolakan transaksi
Tahap 3 dari 3

Kirim hitungannya, dan angka sistemnya kembali

Hitung buta hanya menutup angka selama staf masih bisa mengubah hitungannya. Begitu hitungan itu dikirim, yang butuh angka sistem justru supervisor, dan aplikasinya mengembalikannya sendiri.

  1. Langkah 7Kirim untuk review, dan semua produk harus sudah terhitung

    Draft boleh disimpan separuh jalan, jadi hitungan dua hari bisa disambung. Tapi saat dikirim untuk review, tiap produk di daftarnya harus sudah punya hasil hitung fisik. Yang belum terisi membuat pengirimannya ditolak dengan pesan "Semua produk harus dihitung dalam stok opname." Isi nol untuk barang yang memang kosong, jangan dilewati.

    1. Kolom hasil hitung fisik
    2. Tombol simpan draft
    3. Tombol kirim untuk review
    4. Pesan penolakan

  2. Langkah 8Statusnya jadi Menunggu Review, angkanya muncul lagi

    Hitungan staf sudah terkunci, jadi hitung buta tidak lagi diperlukan: angka stok kembali ke kasir, daftar produk, dan laporan stok. Di halaman opnamenya, supervisor membaca Input Staf berdampingan dengan Stok Sistem dan Selisih (staf vs sistem). Kalau supervisor punya hitungan sendiri, ada kolom Qty supervisor, dan dikosongkan berarti ikut angka staf.

    1. Status Menunggu Review
    2. Kolom Input Staf
    3. Kolom Stok Sistem
    4. Kolom Qty supervisor

  3. Langkah 9Tekan Setujui & Terapkan Stok, lalu periksa jejaknya

    Stok baru berubah di langkah ini, bukan saat staf mengetik hitungannya, dan konfirmasinya menyebut bahwa tindakan itu tidak bisa dibatalkan. Tombolnya cuma muncul untuk orang yang punya izin persetujuan. Sesudahnya penyesuaiannya tampil sebagai baris tersendiri di Produk, Laporan, Riwayat Stok, beserta nama pencatatnya.

    1. Tombol Setujui & Terapkan Stok
    2. Kolom Selisih Akhir
    3. Catatan supervisor

Pertanyaan yang sering muncul

Saya pemiliknya, kenapa saya juga tidak boleh melihat angka stoknya?

Karena pemilik juga ikut menghitung, dan pengaturan yang bisa dimatikan oleh orang yang sedang menghitung tidak mencegah apa pun. Kalau angkanya bisa kamu buka, angka itu bisa dibuka juga di HP yang sedang dipegang staf. Angkanya kembali begitu opnamenya dikirim untuk review, dan di layar review kamu melihat hitungan beserta selisihnya sekaligus.

Kenapa laporan stok ditutup seluruhnya, bukan angkanya saja yang disembunyikan?

Karena laporan stok bukan satu angka. Ada ringkasan, ekspor Excel, riwayat stok, arus stok, dan nilai masuk serta keluar, dan dari hampir semuanya stok sistem bisa dihitung ulang walau kolom stoknya dibuang. Menutup halamannya lebih jujur daripada menampilkan laporan yang separuh angkanya dicabut dan tetap bisa diakali.

Permintaan data saya mendapat galat 423 waktu mengekspor laporan stok.

Itu memang jawabannya selama opname draft berjalan, dan pesannya sama dengan yang tampil di halaman: stok opname dengan kode itu sedang berlangsung. Tunggu sampai opnamenya dikirim untuk review, disetujui, atau dibatalkan, lalu ekspor lagi. Tidak ada cara melewatinya dari layar, termasuk untuk pemilik.

Kenapa penyembunyiannya hanya selama draft, tidak sampai disetujui?

Karena sesudah dikirim untuk review, hitungan staf sudah terkunci dan tidak bisa diubah lagi. Yang butuh angka sistem justru supervisor, untuk menilai selisihnya. Membiarkannya tetap buta sampai disetujui berarti supervisor menyetujui sesuatu yang tidak bisa dia nilai. Beda dengan penahanan transaksi, yang berlaku sampai opnamenya selesai atau dibatalkan.

Kasir masih bisa melihat produk mana yang habis. Itu tidak bocor?

Bocor sedikit, dan itu disengaja. Penanda habis memberi tahu ada atau tidak, bukan berapa. Tanpa penanda itu kasir baru tahu barangnya habis saat penjualannya ditolak di depan pembeli. Yang disembunyikan angkanya, karena angka itulah yang bisa disalin ke kolom hitungan.

Sisa barang titipan masih kelihatan selama opname produk.

Benar, dan itu belum diubah. Sisa per lot di halaman Titipan adalah catatan utang barang ke penitip, dan angka itu dibutuhkan untuk mengembalikan dan menutup lotnya. Kalau nanti ikut disembunyikan, pengembalian lot perlu cara lain untuk tahu jumlah maksimalnya, jadi untuk sekarang dibiarkan apa adanya.

Penjualan ditahan, tapi kasir saya sudah membuka sesi dan ada uang di laci.

Buka dan tutup kasir tetap bisa selama penahanan berlaku, jadi sesinya masih bisa ditutup dan uangnya dihitung seperti biasa. Yang ditolak cuma menyimpan penjualan baru. Kalau opnamenya ternyata tidak akan selesai hari itu, hapus opnamenya, dan penahanannya ikut lepas.

Stok opname saya tidak bisa dikirim, katanya masih ada yang belum dihitung.

Pengiriman untuk review memang menuntut seluruh produk di daftar opname punya hasil hitung fisik. Isi nol untuk barang yang kosong, jangan dikosongkan, karena kolom kosong dibaca sebagai belum dihitung, bukan sebagai nol. Selama masih ada yang belum terhitung, simpan sebagai draft dulu: draft tidak menuntut daftarnya penuh, dan hitung butanya tetap berjalan.

Coba buat satu opname draft dan lihat kasirmu sendiri

Buat akun gratis tujuh hari, isi beberapa produk beserta stoknya, lalu buat satu stok opname dan biarkan statusnya draft. Buka kasirnya di tab lain: angka stok di kartu produk sudah hilang, dan laporan stokmu sudah tertutup. Dari situ kamu tahu persis apa yang dilihat stafmu saat menghitung.

Buat akun Lihat harga