Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Pre-order dibatalkan: DP dikembalikan atau hangus, dan jejak uangnya

Pesanan kue untuk hari Sabtu dibatalkan hari Kamis, dan DP-nya sudah kamu terima dua minggu lalu. Pertanyaannya bukan cara menghapus pesanan, melainkan uang itu kembali atau tidak, dan ke mana angkanya pergi di pembukuan kalau tidak kembali.

Tutorial ini menunjukkan dialog pembatalannya, akibat tiap pilihan ke laci kasir dan ke jurnal, serta cara yang sama saat seluruh notanya di-void. Contohnya memakai data karangan: pesanan kue di Kedai Kopi Rimbun dengan DP Rp200.000.

Tiga tahapnya

  1. Batalkan pesanannya, dan pilih nasib DP-nya 4 langkah
  2. Ke mana uangnya pergi, menurut pilihanmu 4 langkah
  3. Kalau yang dibatalkan seluruh notanya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Batalkan pesanannya, dan pilih nasib DP-nya

Pembatalan pre-order selalu dua keputusan sekaligus: pesanannya berhenti, dan uang muka yang sudah kamu terima jadi milik siapa. Aplikasinya memaksa keduanya diputuskan di satu dialog supaya tidak ada DP yang menggantung tanpa penjelasan.

  1. Langkah 1Buka pesanannya, lalu Batalkan pre-order

    Dari menu Pre-order, Daftar Pre-order, buka pesanan yang dibatalkan. Pilihan Batalkan pre-order ada di menu titik tiga di kepala halaman. Pembatalan bisa dilakukan sebelum maupun sesudah produksinya dimulai.

    1. Menu titik tiga
    2. Pilihan Batalkan pre-order

  2. Langkah 2Pilih Kembalikan DP atau DP hangus

    Dialognya menyebut nominal DP-nya, lalu memberi dua tombol: Kembalikan DP dan DP hangus. Bawaannya Kembalikan DP, jadi hangus harus kamu pilih sendiri. Di bawahnya ada catatan bahwa uang yang dikembalikan dicatat keluar dari laci kasir yang sedang kamu buka.

    1. Nominal DP
    2. Tombol Kembalikan DP, pilihan bawaan
    3. Tombol DP hangus

  3. Langkah 3Tulis alasannya, karena wajib

    Kolom Alasan harus terisi; tanpa itu pembatalannya ditolak dengan pesan tulis alasan pembatalan. Tulis yang menjawab pertanyaan bulan depan, misalnya pelanggan membatalkan lewat telepon, kuenya diganti pesanan lain. Alasan itu ikut tersimpan di riwayat pesanannya.

    1. Kolom Alasan
    2. Tombol Batalkan pre-order

  4. Langkah 4Pesanan yang sudah dikirim ke outlet pemesan

    Kalau barangnya sedang dikirim dari dapur ke outlet pemesan, dialognya mengatakannya: kirimannya ikut dibatalkan dan barang kembali ke outlet produksi. Pilihan DP-nya tetap sama, jadi satu dialog itu membereskan pesanan, kiriman, dan uangnya.

    1. Keterangan kiriman yang ikut dibatalkan
Tahap 2 dari 3

Ke mana uangnya pergi, menurut pilihanmu

DP di aplikasi ini bukan pendapatan, melainkan uang muka pelanggan: utangmu sampai barangnya diserahkan. Dua pilihan di dialog tadi menentukan utang itu diselesaikan dengan cara yang mana, dan jurnalnya terbentuk sendiri.

  1. Langkah 5Kembalikan DP: uangnya keluar dari laci sesi kasirmu

    Uang tunai dicatat keluar dari sesi kasir yang sedang kamu buka, supaya hitungan kas sistem waktu tutup kasir tetap cocok dengan uang di laci. Kalau kamu membatalkan tanpa sesi kasir terbuka, pengembaliannya tetap dijurnal, tapi tidak ada laci yang mencatatnya.

    1. Baris pengembalian DP di hitungan sesi

  2. Langkah 6DP nontunai jadi utang pengembalian sampai kamu tandai

    DP yang dibayar dengan beberapa metode dikembalikan per bagian. Bagian tunai keluar dari laci; bagian nontunai, misalnya transfer, menjadi utang pengembalian ke pelanggan sampai kamu menandainya sudah dikembalikan. Transfer balik ke rekening pelanggan tetap kamu kerjakan sendiri di bank.

    1. Bagian tunai
    2. Bagian nontunai yang menunggu ditandai

  3. Langkah 7DP hangus: pindah ke Pendapatan Lain-lain

    Hangus berarti uang muka itu berhenti jadi utangmu dan menjadi pendapatan. Jurnalnya memindahkannya ke akun Pendapatan Lain-lain, bukan ke penjualan, karena tidak ada barang yang diserahkan. Bedanya penting waktu kamu membaca laba rugi: angka itu bukan omzet jualan.

    1. Akun uang muka pelanggan
    2. Akun Pendapatan Lain-lain

  4. Langkah 8QR QRIS yang masih menunggu dimatikan lebih dulu

    Kalau ada QR DP atau pelunasan yang masih menunggu dibayar, QR itu dimatikan sebelum pesanannya dibatalkan. Uang yang tetap datang sesudahnya, misalnya pelanggan memindai QR lamanya, tercatat sebagai pembayaran tanpa transaksi di Saldo QRIS, bukan menghidupkan pesanan yang sudah batal.

    1. Baris pembayaran tanpa transaksi
Tahap 3 dari 3

Kalau yang dibatalkan seluruh notanya

Pre-order sering dibayar bersama barang rak dalam satu nota. Void nota itu berarti membatalkan keduanya, dan dialog void menanyakan DP tiap pre-order di nota itu satu per satu.

  1. Langkah 9Dialog void menyebut pre-order di nota itu

    Buka Penjualan, Data, buka notanya, lalu Void. Di dialognya tertulis bahwa pre-order dari nota ini ikut dibatalkan, dengan satu baris per pesanan berisi kodenya, jumlah dan nama produknya, nominal DP-nya, serta keterangan produksi sudah dimulai atau belum diproduksi.

    1. Keterangan pre-order ikut dibatalkan
    2. Kode dan produk tiap pesanan
    3. Keterangan status produksinya

  2. Langkah 10Pilihan DP-nya per pesanan, bukan satu untuk semua

    Tiap pesanan punya dua tombolnya sendiri, dan semuanya mulai dari Kembalikan DP. Jadi satu nota bisa berakhir dengan satu DP dikembalikan dan satu DP hangus, misalnya karena yang satu kuenya sudah dipanggang dan yang lain belum disentuh.

    1. Pilihan DP pesanan pertama
    2. Pilihan DP pesanan kedua

  3. Langkah 11Periksa hasilnya di tiga tempat

    Setelah void, notanya berstatus Void di Penjualan, Data; pesanannya berstatus dibatalkan di Daftar Pre-order beserta alasannya; dan uangnya terlihat di hitungan sesi kasir atau di jurnal, sesuai pilihanmu tadi. Kalau salah satunya tidak cocok, yang salah pilihan DP-nya, bukan laporannya.

    1. Status dibatalkan beserta keterangan DP
    2. Alasan pembatalan

Pertanyaan yang sering muncul

Siapa yang boleh membatalkan pre-order?

Karyawan yang perannya punya izin membatalkan pre-order. Izin itu terpisah dari izin melihat daftar pre-order dan izin menetapkan harga, supaya orang yang menyiapkan pesanan tidak otomatis bisa menghapus pesanan beserta DP-nya. Atur di Karyawan, lalu Roles.

Produksinya sudah jalan dan bahannya sudah terpakai. DP-nya tetap bisa dikembalikan?

Bisa. Aplikasinya memberi kedua pilihan sebelum maupun sesudah produksi dimulai, karena yang tahu kesepakatannya dengan pelanggan cuma kamu. Yang perlu kamu ingat, bahan yang sudah terpakai tidak kembali ke gudang hanya karena pesanannya dibatalkan; itu kerugian yang sudah tercatat di produksinya.

DP hangus masuk omzet penjualan saya?

Tidak. Hangus dijurnal sebagai Pendapatan Lain-lain, dan itu bukan penjualan. Laporan penjualan tidak ikut naik, sedangkan laba rugi naik di baris pendapatan lain-lain. Pemisahan itu disengaja supaya omzet jualanmu tetap berarti barang yang benar-benar keluar.

Saya salah pilih, seharusnya hangus tapi saya tekan Kembalikan DP.

Pembatalannya tidak bisa diulang dengan pilihan lain. Yang bisa kamu lakukan mencatat koreksinya sendiri di Keuangan, Jurnal Umum, dengan keterangan yang menyebut kode pre-ordernya. Lebih aman memastikan pilihannya sebelum menekan tombol batal, karena uangnya langsung ikut tercatat.

Pelanggan membatalkan padahal belum pernah bayar DP.

Pesanan tanpa DP tetap dibatalkan dengan dialog yang sama, dan pilihan DP-nya tidak berakibat apa-apa karena nominalnya nol. Yang tetap wajib alasannya, supaya riwayat pesanan tetap bisa dibaca.

Kenapa pembatalan saya ditolak dengan pesan sebagian pelunasan sudah diterima?

Karena pelanggan sudah menambah uang untuk melunasi, dan uang itu tercatat sebagai pembayaran yang belum selesai. Batalkan dulu pelunasannya dari kasir, lalu ulangi pembatalan pre-ordernya. Kalau langkahnya dibalik, ada uang yang sudah masuk tanpa pesanan yang memayunginya.

Pesanan yang dibatalkan hilang dari daftar?

Tidak. Statusnya menjadi dibatalkan dan tetap bisa dibuka, lengkap dengan alasan, waktu, siapa yang membatalkan, dan keterangan DP-nya dikembalikan atau hangus. Riwayat itu yang kamu pakai kalau pelanggannya menelepon lagi dua minggu kemudian.

Pelanggan minta pesanannya diganti, bukan dibatalkan.

Pesanan yang sudah dibayar tidak bisa diubah isinya. Yang dikerjakan membatalkan pesanannya lalu membuat pesanan baru di kasir. Kalau DP-nya mau dipakai untuk pesanan baru itu, pilih Kembalikan DP, lalu terima lagi sebagai DP pesanan baru supaya kedua catatannya jelas.

Putuskan aturannya sebelum ada yang membatalkan

Buat akun gratis tujuh hari, lalu tetapkan satu aturan DP untuk tokomu: kembali penuh sebelum produksi, hangus sesudahnya, atau aturan lain yang kamu sanggup jelaskan ke pelanggan. Tulis aturan itu di struk DP-mu. Kasir yang tahu aturannya tidak perlu menelepon kamu saat pelanggan membatalkan.

Buat akun Lihat harga