Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Batalkan transaksi: void nota lunas, hapus pesanan pending

Salah pencet di kasir itu biasa: barang dipindai dua kali, pembeli berubah pikiran di depan meja, atau pesanan ditinggal begitu saja. Yang penting pembatalannya tidak meninggalkan stok yang salah dan laporan yang tidak bisa dipercaya.

Untuk pemilik dan penanggung jawab shift. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun yang membatalkan nota karena pembeli salah pesan.

Tiga tahapnya

  1. Temukan notanya dulu 2 langkah
  2. Batalkan nota yang sudah lunas dengan Void 3 langkah
  3. Pesanan pending dan QRIS yang menggantung 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Temukan notanya dulu

Pembatalan tidak dikerjakan dari layar kasir, tapi dari daftar penjualan. Jadi langkah pertamanya menemukan nota yang benar, karena membatalkan nota yang salah berarti dua kesalahan.

  1. Langkah 1Buka Penjualan, lalu saring daftarnya

    Daftarnya bisa disaring menurut Status, Metode Bayar, Kasir, Pelanggan, dan rentang tanggal. Status Lunas untuk nota yang sudah dibayar, Belum lunas untuk yang masih bercicil, Void untuk yang sudah dibatalkan. Pelanggan biasanya menyebut jam dan nominalnya, dan dua itu sudah cukup untuk menemukan notanya.

    1. Filter Status
    2. Filter Kasir dan Metode Bayar
    3. Kolom Grand Total dan Tanggal

  2. Langkah 2Buka Detail dan cocokkan isinya

    Halaman detail memuat barang beserta jumlahnya, diskon, total, riwayat pembayaran, kasir yang melayani, dan outletnya. Cocokkan dengan struk yang dibawa pelanggan sebelum menekan apa pun. Di halaman inilah semua tindakan pembatalan berada.

    1. No Transaksi
    2. Rincian barang
    3. Riwayat pembayaran
    4. Tombol tindakan
Tahap 2 dari 3

Batalkan nota yang sudah lunas dengan Void

Void membalik akibat penjualan yang sudah terjadi: stoknya kembali, nilainya keluar dari laporan, dan hitungan sesi kasir ikut dikoreksi. Karena itu ia minta alasan, dan tidak bisa diurungkan.

  1. Langkah 3Tekan Void di halaman detail

    Tombolnya bergaris merah dan ada di deretan tindakan. Yang bisa di-void hanya transaksi yang sudah diakui sebagai penjualan. Pesanan pending dan transaksi yang masih menunggu pembayaran QRIS punya jalurnya sendiri, dan aplikasinya akan menolak sambil menyebut jalur yang benar.

    1. Tombol Void
    2. Tombol Cetak struk
    3. Status transaksi

  2. Langkah 4Tulis alasannya, minimal tiga karakter

    Dialognya menyebut nomor notanya dan mengingatkan bahwa stok dikembalikan, penjualannya keluar dari laporan, dan void tidak bisa dibatalkan. Alasan wajib diisi dan ikut tersimpan bersama nama orang yang membatalkan, jadi tulis yang berguna dibaca bulan depan: "pembeli salah pesan", bukan "tes".

    1. Nomor nota di judul dialog
    2. Kotak Alasan
    3. Tombol Void

  3. Langkah 5Periksa stok dan laporannya setelah void

    Barangnya kembali ke stok outlet nota itu, dan nilainya hilang dari laporan penjualan beserta hitungan sesi kasir. Notanya tidak hilang dari daftar: statusnya menjadi Void, dan tautan struk yang sudah dipegang pelanggan tetap bisa dibuka dengan tanda bahwa struknya dibatalkan.

    1. Status Void di daftar
    2. Alasan dan nama pembatal di detail
Tahap 3 dari 3

Pesanan pending dan QRIS yang menggantung

Dua keadaan ini sering tertukar dengan void, padahal keduanya belum pernah menjadi penjualan. Pesanan pending belum dibayar, dan QRIS yang menunggu belum tentu akan dibayar.

  1. Langkah 6Pesanan pending dihapus, bukan di-void

    Pesanan yang disimpan sebagai pending belum memotong stok, jadi tidak ada yang perlu dibalik. Di detailnya ada Hapus pesanan pending, dan konfirmasinya meminta kamu menekan Hapus pesanan. Pakai ini untuk pembeli yang pesan lalu pergi.

    1. Tombol Hapus pesanan pending
    2. Status Pending

  2. Langkah 7Pending yang sudah menerima sebagian uang

    Kalau pesanan pending itu sudah menerima pembayaran sebagian, pesan sesudah penghapusan menyebut nominal yang sudah masuk dan harus dikembalikan ke pelanggan, beserta rinciannya di detail transaksi. Jangan tutup halaman sebelum angka itu kamu catat.

    1. Pesan beserta nominal yang sudah diterima
    2. Rincian di detail transaksi

  3. Langkah 8QRIS yang belum dibayar dibatalkan dari kasir

    Transaksi yang menunggu pembayaran QRIS dibatalkan lewat tombol Batalkan QRIS di kasir, dan stoknya dikembalikan di sana. Kalau pembeli sudah membayar tapi layarnya belum berubah, jangan dibatalkan dulu: di detail transaksi ada tombol untuk memeriksa pembayarannya ke penyedia pembayaran, dan transaksi yang ternyata sudah lunas akan diperbarui.

    1. Tombol Batalkan QRIS di kasir
    2. Tombol periksa pembayaran di detail transaksi

Pertanyaan yang sering muncul

Saya salah void. Bisa dikembalikan?

Tidak. Void tidak punya tombol urung, dan itu disebut di dialog konfirmasinya. Yang bisa kamu lakukan membuat transaksi baru yang sama di kasir supaya penjualannya tercatat lagi. Nota lamanya tetap ada dengan status Void beserta alasan yang kamu tulis, jadi riwayatnya jujur.

Tombol Void saya menolak dengan pesan hanya transaksi lunas yang bisa di-void.

Berarti nota itu belum pernah menjadi penjualan. Pesanan pending dihapus lewat tombol Hapus pesanan pending, dan transaksi yang masih menunggu QRIS dibatalkan lewat Batalkan QRIS di kasir. Keduanya belum memotong stok dengan cara yang perlu dibalik.

Pembeli hanya mengembalikan satu dari tiga barang. Bagaimana?

Void membatalkan seluruh nota, bukan sebagian barang. Untuk pengembalian sebagian, void notanya lalu buat nota baru berisi barang yang benar-benar dibeli, dan kembalikan selisih uangnya. Memang dua pekerjaan, tapi nota yang isinya tidak sama dengan barang yang dibawa pulang akan merusak laporan produk terjual.

Stoknya kembali ke outlet mana?

Ke outlet nota itu dibuat, bukan ke outlet yang sedang kamu buka. Jadi membatalkan nota cabang lain dari dashboard pusat tetap mengembalikan barangnya ke cabang yang menjualnya.

Void mengubah laporan tutup kasir yang sudah dicetak?

Hitungan sesi kasirnya dikoreksi, jadi laporan yang kamu cetak ulang sesudah void akan berbeda dari kertas yang tercetak sebelumnya. Karena itu pembatalan nota hari sebelumnya sebaiknya dicatat di luar aplikasi juga, supaya orang yang memegang kertas lama tahu kenapa angkanya berubah.

Pelanggan masih bisa membuka struk yang sudah dibatalkan?

Bisa, dan halamannya diberi tanda bahwa struk itu dibatalkan. Dibuat begitu dengan sengaja: tautan yang mati membuat pembeli menyangka bukti belanjanya dihapus, sedangkan tanda dibatalkan menjawab pertanyaannya.

Nota cicilan yang dibatalkan, uangnya dihitung dari mana?

Cicilan yang sudah diterima dicatat sebagai dikembalikan ke pelanggan dari laci kasir yang sedang kamu buka, dan dialog void menyebutnya sebelum kamu menekan tombolnya. Untuk cicilan yang masuk lewat transfer atau QRIS, barisnya muncul di daftar Uang yang harus dikembalikan ke pelanggan dan kamu tandai setelah uangnya benar-benar dikirim.

Kasir saya tidak melihat tombol Void sama sekali.

Perannya belum diberi izin Void Transaksi Penjualan. Buka pengaturan peran karyawan, centang izin itu di peran yang memang boleh membatalkan, lalu minta dia masuk lagi. Kalau yang kamu inginkan sebaliknya, biarkan mati dan pembatalan dikerjakan dari akun pemilik.

Atur siapa yang boleh membatalkan sebelum tokonya ramai

Buat akun gratis tujuh hari, buat peran untuk kasir harian tanpa izin void, lalu simpan pembatalan untuk penanggung jawab shift. Jauh lebih mudah diatur sekarang daripada setelah ada selisih yang tidak bisa dijelaskan.

Buat akun Lihat harga