Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Lihat barang apa yang dibeli dari satu baris di Transaksi Kas

Pembelian barang gudang dan pembelian produk masuk sendiri ke Transaksi Kas, dan keterangannya cuma menyebut kode: "Pembelian Barang Gudang #WI-261001-0003". Uangnya jelas keluar, tapi barang apa yang masuk tidak terbaca dari situ. Dulu jawabannya berarti membuka halaman Barang Masuk dan mencari kodenya sendiri.

Sekarang keterangan baris itu bisa diklik, dan satu dialog memperlihatkan dokumen asalnya: barang, jumlah, harga beli, asal barang, dan siapa yang mencatat. Tutorial ini menunjukkan cara menemukan barisnya, cara membaca isi dialognya, dan arti tiga keadaan yang bisa muncul di dalamnya. Nama toko dan angka di contohnya dikarang.

Tiga tahapnya

  1. Temukan baris pembeliannya di Transaksi Kas 3 langkah
  2. Baca isi dialognya 3 langkah
  3. Kalau isinya tidak seperti yang kamu harapkan 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Temukan baris pembeliannya di Transaksi Kas

Pembelian barang gudang dan pembelian produk masuk sendiri ke Transaksi Kas, dengan keterangan sependek "Pembelian Barang Gudang #WI-261001-0003". Dari kode itu saja kamu tidak tahu barang apa yang dibeli. Baris seperti ini bisa dibuka, dan bedanya dari baris lain cuma satu hal kecil di layar.

  1. Langkah 1Buka Keuangan, lalu Transaksi Kas

    Daftarnya punya kolom Tanggal, Ref No, Tipe, Outlet, Template, Catatan, Akun Cash, Nominal, dan Saldo Akhir. Keterangan pembelian yang kita cari ada di kolom Catatan, bukan di Template.

    1. Menu Keuangan, Transaksi Kas
    2. Kolom Ref No
    3. Kolom Catatan
    4. Kolom Nominal

  2. Langkah 2Saring Sumber Transaksi ke pembeliannya

    Filter Sumber Transaksi punya pilihan Pembelian barang gudang dan Pembelian produk. Pilih salah satunya kalau kamu sedang menelusuri belanja, supaya daftarnya tidak bercampur dengan penjualan kasir, pengeluaran yang kamu catat sendiri, dan transfer antar akun.

    1. Filter Sumber Transaksi
    2. Pilihan Pembelian barang gudang
    3. Pilihan Pembelian produk

  3. Langkah 3Klik keterangannya, bukan barisnya

    Di baris pembelian, keterangan di kolom Catatan berwarna dan bergaris bawah waktu disentuh kursor, dengan keterangan bantu "Lihat barang yang dibeli". Di baris lain keterangan yang sama cuma tulisan biasa. Satu klik di situ membuka dialognya.

    1. Keterangan pembelian yang bisa diklik
    2. Keterangan biasa di baris lain
Tahap 2 dari 3

Baca isi dialognya

Dialognya langsung terbuka dengan kerangka abu, lalu isinya menyusul. Yang ditampilkan dokumen asalnya, bukan jurnalnya: kalau kamu pernah membuka halaman Barang Masuk dan mencari kodenya sendiri, ini isi yang sama tanpa harus pindah halaman.

  1. Langkah 4Delapan keterangan di bagian atas

    Kode dokumennya, Tanggal, Asal barang, Outlet, Pengirim, Penerima, Dibayar dari, dan Catatan. Pembelian produk tidak punya penyetuju, jadi Penerima di situ bertanda strip. Judul dialognya menyebut jenisnya: Pembelian barang gudang atau Pembelian produk.

    1. Judul jenis pembeliannya
    2. Kode dokumen
    3. Asal barang
    4. Pengirim dan Penerima
    5. Dibayar dari

  2. Langkah 5Daftar Barang yang dibeli beserta jumlahnya

    Judul daftarnya menyebut banyaknya baris, misalnya Barang yang dibeli (4). Tiap baris memuat nama barang, kodenya, jumlah beserta satuannya, harga beli per satuan, dan subtotalnya di kanan. Ini jawaban yang kamu cari: barang apa, berapa banyak, dan berapa harganya.

    1. Judul beserta jumlah barisnya
    2. Nama dan kode barang
    3. Jumlah, satuan, dan harga beli
    4. Subtotal per baris

  3. Langkah 6Total pembelian, dan selisihnya kalau ada

    Total pembelian di bawah daftar adalah jumlah harga beli barangnya, bukan nominal jurnalnya. Kalau keduanya berbeda, satu baris keterangan menyebut nominal di Transaksi Kas beserta kalimat bahwa selisihnya biasanya pajak atau pembulatan yang dicatat di jurnal terpisah. Selisihnya ditunjukkan, bukan dirapikan.

    1. Total pembelian
    2. Keterangan nominal di Transaksi Kas
Tahap 3 dari 3

Kalau isinya tidak seperti yang kamu harapkan

Ada tiga keadaan yang muncul di dialog ini, dan ketiganya menulis sebabnya sendiri. Membedakannya menghemat waktu, karena cuma satu di antaranya yang berarti ada data yang benar-benar hilang.

  1. Langkah 7Dokumen asal tidak ditemukan

    Berarti jurnalnya tidak terhubung ke catatan barang masuk atau produk masuk mana pun. Yang paling sering: kode dokumennya pernah diubah, atau jurnalnya dibuat di masa ketika kodenya belum dicatat sebagai rujukan. Isi barangnya tidak bisa ditampilkan, dan jurnal kasnya sendiri tetap sah.

    1. Pesan dokumen asal tidak ditemukan

  2. Langkah 8Catatan asalnya sudah dihapus

    Dokumen yang sudah dihapus tetap ditampilkan utuh, dengan satu baris merah di bawah kodenya. Itu disengaja: jurnalnya masih ada di kas dan ikut menghitung saldomu, jadi kamu tetap perlu tahu isinya. Yang tidak ada lagi catatan barang masuknya, bukan uangnya.

    1. Kode dokumen
    2. Keterangan catatan asalnya sudah dihapus

  3. Langkah 9Buka dokumen aslinya lewat kodenya

    Kode di dialog ini sekaligus tautan. Untuk pembelian barang gudang, ia membuka halaman Barang Masuk Gudang dengan kodenya sudah terisi di kotak cari. Untuk pembelian produk, ia membuka halaman Produk Masuk. Pakai itu kalau kamu perlu melihat lampiran, mengubah catatannya, atau menelusuri verifikasinya.

    1. Kode dokumen yang bisa diklik

Pertanyaan yang sering muncul

Keterangan di baris saya tidak bisa diklik.

Yang bisa diklik hanya baris yang sumbernya Pembelian barang gudang atau Pembelian produk. Pengeluaran yang kamu catat sendiri, penjualan kasir, pembayaran piutang, dan transfer antar akun tidak punya dokumen barang, jadi tidak ada yang bisa dibuka. Periksa kolom Tipe dan filter Sumber Transaksi untuk memastikan baris yang kamu buka memang pembelian.

Total pembelian di dialog berbeda dari nominal di Transaksi Kas.

Itu wajar dan memang ditunjukkan. Total di dialog adalah jumlah harga beli barangnya; nominal di Transaksi Kas adalah nominal jurnalnya, yang bisa berbeda karena pajak atau pembulatan dicatat di jurnal terpisah. Keterangan di bawah totalnya menyebut angka keduanya supaya selisihnya terlihat, bukan disembunyikan.

Apakah dialog ini bisa dipakai untuk mengubah pembeliannya?

Tidak. Isinya hanya untuk dibaca. Kalau ada yang perlu dibetulkan, buka dokumen aslinya lewat kode di bagian atas dialog, lalu kerjakan dari halaman Barang Masuk Gudang atau Produk Masuk.

Pembelian produk saya tidak menampilkan Penerima.

Memang tidak ada. Produk Masuk dicatat sekali oleh satu orang tanpa langkah persetujuan, jadi yang terisi cuma Pengirim. Barang masuk gudang yang lewat jalur pending punya penyetuju, dan di situlah Penerima terisi.

Kenapa pembelian yang sudah dihapus masih ditampilkan?

Karena jurnal kasnya belum hilang. Selama baris itu masih ada di Transaksi Kas dan ikut menghitung saldo akunmu, menyembunyikan isinya cuma membuat angka yang tidak bisa dijelaskan. Dialognya menampilkan isinya lengkap dan menandai bahwa catatan asalnya sudah dihapus.

Karyawan saya membuka dialog ini dan dapat pesan gagal.

Periksa izinnya. Transaksi Kas butuh izin mengelola pengeluaran keuangan, dan tanpa izin melihat semua data keuangan, seseorang hanya bisa membuka jurnal yang dia sendiri buat. Jurnal pembelian diterbitkan otomatis, bukan oleh orangnya, jadi ia butuh izin yang lebih luas. Akibat lain dari batas itu ada di tutorial izin data keuangan.

Saya ingin melihat seluruh belanja bulan ini, bukan satu per satu.

Saring Transaksi Kas menurut tanggal dan Sumber Transaksi pembelian; Total Keluar di atas daftarnya mengikuti filter yang sedang aktif. Untuk melihatnya per barang, buka Barang Gudang, Laporan, Barang Masuk, atau pakai filter riwayat di halaman Barang Masuk Gudang yang langkahnya ada di tutorial filter riwayat barang masuk gudang.

Jurnal transfer antar outlet juga punya dokumen asal. Bisa dibuka juga?

Belum. Yang bisa dibuka baru pembelian barang gudang dan pembelian produk. Kiriman antar outlet memang punya dokumennya sendiri, tapi keterangannya di Transaksi Kas masih tulisan biasa, dan isinya ditelusuri dari halaman kirimannya.

Telusuri satu belanjamu sendiri

Buat akun gratis tujuh hari, catat satu barang masuk beserta harga belinya, lalu buka Keuangan, Transaksi Kas. Baris yang muncul sendiri di situ bisa kamu buka sampai ke nama barangnya, dan dari situ pembukuan berhenti terasa seperti daftar angka tanpa asal.

Buat akun Lihat harga