Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Catat pengeluaran toko: dari laci kasir sampai sewa kios

Uang yang keluar lebih sering tidak tercatat daripada uang yang masuk. Penjualan punya nota, sedangkan es batu, gas, dan uang parkir tukang antar cuma ada di ingatan kasir, dan baru terasa waktu tutup kasir laci kurang tanpa ada yang tahu kenapa.

Untuk pemilik toko yang ingin laci kasirnya cocok dan laporan labanya tidak mengada-ada. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun yang tiap hari membeli es batu dan tiap bulan membayar sewa kios.

Tiga tahapnya

  1. Siapkan daftar pengeluaranmu 3 langkah
  2. Catat pengeluaran dari kasir 3 langkah
  3. Catat yang bukan dari laci kasir, dan periksa semuanya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Siapkan daftar pengeluaranmu

Kasir tidak mengetik nama pengeluaran sendiri. Dia memilih dari daftar yang kamu siapkan, supaya "beli es batu" tidak tercatat dengan lima ejaan berbeda dan laporannya masih bisa dijumlahkan.

  1. Langkah 1Buka Keuangan, lalu Template Jurnal

    Halamannya berisi Daftar Template beserta pencariannya. Tiap baris adalah satu jenis pengeluaran atau pemasukan yang biasa terjadi di tokomu, misalnya Beli Es Batu, Bensin Antar Pesanan, atau Biaya Parkir.

    1. Menu Keuangan, Template Jurnal
    2. Daftar Template
    3. Kotak Cari template

  2. Langkah 2Isi Nama Template dan pilih Jenis Template Pengeluaran

    Nama Template adalah yang dibaca kasir di layar, jadi tulis seperti orang menyebutnya sehari-hari. Jenis Template ada dua: Pengeluaran untuk uang yang keluar, Pemasukan untuk uang yang masuk di luar penjualan. Keterangan boleh kamu pakai untuk menjelaskan kapan template itu dipakai.

    1. Nama Template
    2. Jenis Template: Pengeluaran atau Pemasukan
    3. Keterangan

  3. Langkah 3Tentukan akunnya, lalu nyalakan Tampilkan di Kasir

    Di Struktur Item Jurnal, isi dua baris: satu DEBIT ke akun biayanya, satu KREDIT ke akun kas yang uangnya dipakai. Lalu nyalakan Tampilkan di Kasir supaya template ini muncul di layar kasir, dan pilih Semua Outlet atau cabang tertentu.

    1. Baris DEBIT beserta akun biayanya
    2. Baris KREDIT beserta akun kasnya
    3. Saklar Tampilkan di Kasir
    4. Semua Outlet atau Pilih Outlet
Tahap 2 dari 3

Catat pengeluaran dari kasir

Ini jalur untuk uang yang keluar dari laci kasir saat tokonya sedang buka: es batu, gas, ongkos kirim, uang parkir tukang antar. Yang mencatat kasirnya sendiri, di tempat dia bekerja.

  1. Langkah 4Di layar kasir, tekan Pengeluaran

    Tombolnya ada bersama tombol lain di atas keranjang, dan di HP ada di dalam menu kasirnya. Sesi kasir harus sudah dibuka: pengeluaran menempel ke sesi yang sedang berjalan, jadi tanpa sesi terbuka aplikasinya menolak dengan pesan bahwa sesi kasir belum dibuka.

    1. Tombol Pengeluaran
    2. Tanda sesi kasir yang sedang berjalan

  2. Langkah 5Pilih jenisnya, isi nominalnya

    Dialog Pengeluaran Kasir punya dua tab: Input dan Riwayat. Di Input, pilih dari daftar Pilih Pengeluaran, isi Nominal dalam rupiah bulat, dan catatan boleh dikosongkan. Kalau catatannya kosong, yang tercatat nama pengeluarannya. Tekan Simpan Pengeluaran.

    1. Tab Input dan Riwayat
    2. Pilih Pengeluaran
    3. Nominal
    4. Catatan, boleh dikosongkan
    5. Simpan Pengeluaran

  3. Langkah 6Periksa di tab Riwayat

    Tab Riwayat memuat pengeluaran sesi ini saja, bukan sepanjang bulan, lengkap dengan jam dan nominalnya. Kalau belum ada, tulisannya belum ada pengeluaran di sesi ini. Daftar ini yang dipakai kasir untuk mencocokkan dengan nota belanja yang dia pegang sebelum tutup kasir.

    1. Daftar pengeluaran sesi ini
    2. Nominal per pengeluaran
Tahap 3 dari 3

Catat yang bukan dari laci kasir, dan periksa semuanya

Sewa kios, bayar listrik, gaji, dan transfer antar rekening tidak lewat laci kasir. Tempatnya di Transaksi Kas, dan halaman itu juga yang memperlihatkan semua mutasi kas termasuk yang dicatat kasir.

  1. Langkah 7Buka Keuangan, lalu Transaksi Kas

    Di atas ada Saldo Saat Ini untuk akun kas yang kamu pilih, lalu Total Masuk, Total Keluar, dan Selisih yang ketiganya mengikuti filter yang sedang aktif. Filternya bisa menurut Tanggal, Outlet, Akun Cash, Jenis Transaksi, dan Sumber Transaksi, jadi kamu bisa memisahkan mutasi yang datang dari kasir dari yang kamu catat sendiri.

    1. Saldo Saat Ini
    2. Total Masuk, Total Keluar, Selisih
    3. Filter Tanggal, Outlet, Akun Cash
    4. Sumber Transaksi

  2. Langkah 8Tambahkan pengeluaran yang tidak lewat kasir

    Tipe Transaksi ada tiga: Pengeluaran, Pemasukan, dan Transfer antar akun. Untuk Pengeluaran, pilih templatenya, isi Nominal, tentukan Tanggal Transaksi, pilih Outlet kalau biayanya milik satu cabang, dan tulis keterangan. Tanggal boleh ke belakang, jadi nota yang baru kamu temukan di dompet tetap bisa masuk di tanggal yang benar.

    1. Tipe Transaksi: Pengeluaran, Pemasukan, Transfer
    2. Template
    3. Nominal
    4. Tanggal Transaksi
    5. Outlet, boleh dikosongkan

  3. Langkah 9Baca barisnya dan buka rinciannya

    Tiap baris memuat tanggal, nomor rujukan, tipe, outlet, template, catatan, akun kas, nominal, dan saldo akhir sesudah transaksi itu. Membuka satu baris memperlihatkan jurnalnya: akun apa yang didebit, apa yang dikredit, dan siapa yang mencatatnya. Baris yang sudah dibatalkan diberi tanda VOID dan tulisannya dicoret.

    1. Ref No
    2. Nominal dan Saldo Akhir
    3. Dibuat oleh
    4. Tanda VOID di baris yang dibatalkan

Pertanyaan yang sering muncul

Saya tekan Pengeluaran di kasir, muncul pesan sesi kasir belum dibuka.

Pengeluaran kasir menempel ke sesi kasir yang sedang berjalan, karena itu ia ikut dihitung waktu tutup kasir. Buka sesinya dulu dengan menghitung uang di laci, lalu catat pengeluarannya. Pengeluaran yang tidak berhubungan dengan laci kasir lebih tepat dicatat lewat Keuangan, Transaksi Kas, dan di sana tidak perlu sesi kasir.

Daftar Pilih Pengeluaran di kasir saya kosong.

Berarti belum ada template yang saklar Tampilkan di Kasir-nya menyala, atau templatenya dibatasi ke outlet lain. Buka Keuangan, Template Jurnal, lalu periksa dua hal itu di template yang kamu harapkan muncul.

Apa bedanya mencatat lewat kasir dan lewat Transaksi Kas?

Yang lewat kasir menempel ke sesi kasir dan ikut mengurangi uang yang seharusnya ada di laci, jadi pakai itu untuk uang yang benar-benar diambil dari laci saat jaga. Yang lewat Transaksi Kas tidak terikat sesi, boleh bertanggal ke belakang, dan bisa memakai akun kas mana pun termasuk rekening bank. Keduanya berakhir di daftar yang sama di Transaksi Kas.

Kasir salah mengetik nominal. Bisa dihapus?

Tidak dari kasir. Pengeluaran yang sudah tersimpan tidak punya tombol hapus di sana, supaya catatan sesi kasirnya tidak bisa dirapikan diam-diam. Perbaikannya lewat jurnalnya: dari Jurnal Umum, jurnal pengeluaran itu bisa di-void, dan aplikasinya membuat jurnal pembalik sehingga saldo kasmu kembali benar. Catatan di riwayat sesi kasir itu sendiri tetap seperti semula, dan itu memang jejaknya.

Kenapa pengeluaran saya minta akun debit dan akun kredit? Saya tidak mengerti akuntansi.

Karena satu pengeluaran menyentuh dua hal sekaligus: biaya yang bertambah dan uang yang berkurang. Kamu cukup mengaturnya sekali per jenis pengeluaran waktu membuat template, dan setelah itu kasir hanya mengisi nominal. Daftar akunnya sudah terisi saat akun tokomu dibuat, jadi pilih yang namanya paling mendekati, misalnya Beban Operasional untuk debit dan Kas Outlet untuk kredit.

Pengeluaran yang saya catat ikut ke laporan laba rugi?

Ikut, karena tiap pengeluaran membentuk jurnal, dan laporan laba rugi dibaca dari jurnal. Itu juga alasan akun debitnya penting: akun yang kamu pilih menentukan pengeluaran itu muncul di baris mana di laporan.

Karyawan saya boleh mencatat pengeluaran?

Tombol Pengeluaran di kasir mengikuti akses kasirnya. Untuk halaman Keuangan, Transaksi Kas dan Template Jurnal punya izinnya sendiri yang bisa kamu centang per peran, jadi kasir harian bisa dibiarkan hanya mencatat dari kasir tanpa bisa membuka halaman keuangan.

Saya transfer uang dari laci kasir ke rekening bank. Itu pengeluaran?

Bukan, uangnya tidak hilang, cuma pindah tempat. Pakai Tipe Transaksi Transfer di Transaksi Kas, dengan Sumber Akun kas outlet dan Target Akun rekening banknya. Kalau dicatat sebagai pengeluaran, labamu akan terlihat lebih kecil daripada yang sebenarnya.

Mulai dari lima jenis pengeluaran

Buat akun gratis tujuh hari, lalu daftarkan lima pengeluaran yang paling sering terjadi di tokomu. Itu sudah cukup untuk membuat tutup kasir berhenti jadi tebak-tebakan.

Buat akun Lihat harga