Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Cari nota lama: saring menurut tanggal, kasir, pelanggan, dan statusnya

Pelanggan datang membawa struk dan bertanya soal belanjanya minggu lalu, atau mengaku sudah membayar padahal notamu belum lunas. Jawabannya ada di satu halaman: Penjualan, lalu Data. Yang sering jadi masalah bukan halamannya, melainkan penyaringnya, karena nota yang terasa hilang hampir selalu tertutup penyaring yang masih terpasang.

Tutorial ini menunjukkan cara membaca daftarnya, penyaring yang tersedia, dua jebakan yang membuat nota tidak ketemu, dan apa saja yang bisa dikerjakan dari dialog notanya. Nama dan angka di contohnya dikarang.

Tiga tahapnya

  1. Buka daftar notanya dan kenali kolomnya 3 langkah
  2. Saring sampai notanya tinggal satu 4 langkah
  3. Buka notanya, dan kerjakan dari situ 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Buka daftar notanya dan kenali kolomnya

Halaman Transaksi Penjualan berisi semua nota kasir, satu baris satu nota. Dua belas kolomnya terdengar banyak, tapi yang biasanya kamu baca cuma empat, dan dua di antaranya menyimpan keterangan yang mudah terlewat.

  1. Langkah 1Buka Penjualan, lalu Data

    Judul halamannya Transaksi Penjualan. Kolomnya: No, Tanggal, Kasir, Pelanggan, Outlet, Subtotal, Diskon, Ongkir, Grand Total, Status, Metode Bayar, dan Aksi. Daftarnya hanya berisi nota outlet yang sedang kamu buka.

    1. Menu Penjualan, Data
    2. Kolom No beserta kode notanya
    3. Kolom Status
    4. Kolom Metode Bayar

  2. Langkah 2Status menyebut sisa tagihannya

    Label statusnya Lunas, Belum lunas, atau Dibatalkan. Yang belum lunas menulis sisa tagihannya di bawah labelnya, jadi kamu tidak perlu membuka notanya untuk tahu berapa yang masih ditagih. Nota yang baru disimpan sebagai pesanan tertulis belum dibayar di kolom Metode Bayar.

    1. Label status
    2. Keterangan sisa tagihan

  3. Langkah 3Nota yang dibayar beberapa metode menyebut semuanya

    Kolom Metode Bayar menulis seluruh metode yang dipakai, dirangkai dengan tanda tambah, misalnya Transfer BCA + Tunai. Yang ditulis metode yang benar-benar terpakai, bukan metode pertama saja, jadi nota gabungan tidak terlihat seperti nota biasa.

    1. Metode bayar gabungan
Tahap 2 dari 3

Saring sampai notanya tinggal satu

Tombol Filter di atas daftar membuka delapan penyaring sekaligus, dan dua di antaranya cuma ada kalau modulnya kamu pakai. Yang paling cepat kalau kamu pegang kode notanya; yang paling sering dipakai kalau kamu cuma ingat kira-kira kapan dan siapa yang melayaninya.

  1. Langkah 4Kotak Cari minta kode nota yang utuh

    Pencariannya mencocokkan kode nota apa adanya, bukan sebagiannya. Jadi salin kodenya dari struk pelanggan, jangan mengetik potongan belakangnya. Kalau yang kamu pegang cuma nominal atau jamnya, lewati kotak ini dan pakai penyaring tanggal beserta kasirnya.

    1. Kotak Cari
    2. Kode nota utuh

  2. Langkah 5Rentang tanggalnya paling panjang 90 hari

    Penyaring tanggal menerima rentang sampai 90 hari sekali jalan. Untuk nota yang lebih tua, geser rentangnya ke belakang, bukan dilebarkan. Penting: rentang tanggal tetap berlaku walau kamu mengisi kotak Cari, jadi kode nota lama tidak akan ketemu selama rentangnya masih di bulan ini.

    1. Penyaring Tanggal
    2. Rentang 90 hari

  3. Langkah 6Pilih Kasir atau Pilih Pelanggan

    Keduanya kotak pencarian, bukan daftar panjang: ketik beberapa huruf namanya lalu pilih. Pakai kasirnya kalau yang kamu selidiki giliran kerja seseorang, dan pelanggannya kalau yang datang menanyakan belanjanya sendiri. Penyaring pelanggan hanya ada kalau modul pelanggan kamu pakai.

    1. Penyaring Pilih Kasir
    2. Penyaring Pilih Pelanggan

  4. Langkah 7Status, Metode Bayar, Kanal, lalu Terapkan

    Status punya empat pilihan: Baru, Lunas, Belum lunas, dan Void. Metode Bayar diisi dari metode yang tokomu pakai, Kanal dari kanal penjualanmu, dan Status Member ada kalau modul keanggotaan menyala. Tekan Terapkan supaya penyaringnya jalan, dan Reset untuk mengosongkan semuanya sekaligus.

    1. Penyaring Status
    2. Penyaring Metode Bayar
    3. Penyaring Kanal
    4. Tombol Terapkan dan Reset
Tahap 3 dari 3

Buka notanya, dan kerjakan dari situ

Kolom Aksi punya dua tombol, dan keduanya membuka nota yang sama di tab yang berbeda. Dari dialog itu hampir semua urusan satu nota bisa diselesaikan tanpa pindah halaman.

  1. Langkah 8Tombol detail membuka rincian notanya

    Isinya barang yang dibeli beserta harga dan diskonnya, pembayarannya satu per satu, dan nama kasir serta pelanggannya. Nota yang sudah dibatalkan diberi tanda Dibatalkan di judul dialognya, dan isinya tetap bisa dibaca.

    1. Tombol detail di kolom Aksi
    2. Daftar barang
    3. Daftar pembayaran
    4. Tanda Dibatalkan

  2. Langkah 9Ikon WhatsApp menunjukkan status kiriman struknya

    Warna ikonnya menyebut status pengiriman struk WhatsApp nota itu, dan menekannya membuka nota yang sama langsung di tab WhatsApp. Ikon ini cuma ada kalau log WhatsApp kamu pakai.

    1. Ikon WhatsApp
    2. Tab WhatsApp di dialog

  3. Langkah 10Cek QRIS Status dan Cetak struk ada di dialognya

    Cek QRIS Status menanyakan pembayaran langsung ke penyedianya, berguna waktu pelanggan mengaku sudah bayar tapi notanya belum lunas. Cetak struk membuka dialog cetak yang sama dengan di kasir. Di bawah daftarnya ada Tampilkan Lebih Banyak untuk memuat nota berikutnya.

    1. Tombol Cek QRIS Status
    2. Tombol Cetak struk
    3. Tombol Tampilkan Lebih Banyak

Pertanyaan yang sering muncul

Nota yang saya cari tidak ketemu padahal kodenya benar.

Periksa rentang tanggalnya. Penyaring tanggal tetap berlaku bersamaan dengan kotak Cari, jadi kode nota bulan lalu tidak akan ketemu selama rentangnya masih minggu ini. Tekan Reset, lalu cari lagi dengan kodenya saja. Sesudah itu periksa outlet yang sedang terpilih.

Kenapa mengetik sebagian kode notanya tidak menemukan apa pun?

Karena pencariannya mencocokkan kode nota utuh, bukan potongannya. Paling aman menyalin kodenya dari struk. Kalau kodenya tidak kamu pegang, cari lewat tanggal dan kasirnya, lalu cocokkan nominalnya di kolom Grand Total.

Karyawan saya cuma melihat notanya sendiri di halaman ini.

Itu izinnya. Tanpa izin Semua Penjualan, daftar nota dan laporannya dibatasi ke transaksi yang dia sendiri layani. Nyalakan izin itu di peran karyawannya kalau dia memang perlu melihat nota kasir lain, dan langkahnya ada di tutorial hak akses karyawan.

Apa bedanya halaman ini dengan Penjualan, Laporan?

Halaman ini untuk mencari dan mengerjakan satu nota: buka rinciannya, cetak ulang, cek QRIS, batalkan. Penjualan, Laporan untuk membaca banyak nota sekaligus per rentang tanggal dan mengunduhnya ke Excel. Cara membacanya ada di tutorial laporan penjualan.

Daftar di halaman ini bisa diunduh jadi Excel?

Belum. Tombol Download di panel filternya membuka dialog yang meminta nomor WhatsApp, tapi tidak ada berkas yang dikirim dari halaman ini. Yang mengunduh daftar penjualan halaman Penjualan, Laporan, dan tombol unduhnya ada di situ.

Status Baru itu apa?

Nota yang sudah dibuat tapi belum dibayar, misalnya pesanan yang disimpan sebagai pending di kasir. Kolom Metode Bayarnya menulis belum dibayar. Cara menyimpan dan melanjutkan pesanan seperti itu ada di tutorial pesanan pending.

Kenapa penyaring Status Member dan Pelanggan tidak ada di halaman saya?

Keduanya mengikuti modul yang kamu pakai: penyaring pelanggan muncul kalau modul pelanggan menyala, penyaring Status Member kalau modul keanggotaan menyala. Penyaring yang tidak ada bukan berarti rusak, cuma modulnya belum dipakai.

Rentang tanggalnya tidak mau lebih dari tiga bulan.

Memang dibatasi 90 hari sekali jalan, supaya daftarnya tetap bisa dimuat. Untuk melihat yang lebih lama, geser rentangnya ke belakang. Kalau yang kamu butuh rekap satu tahun, itu pekerjaan laporan penjualan, bukan daftar nota.

Coba cari notamu sendiri

Buat akun gratis tujuh hari, catat beberapa penjualan, lalu buka Penjualan, Data dan saring menurut kasirnya. Begitu kamu bisa menemukan satu nota dalam dua klik, pertanyaan pelanggan di depan kasir berhenti jadi pencarian panjang.

Buat akun Lihat harga