Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Laporan bilang untung, uangnya tidak ada: lima tempat uang itu nyangkut

Laporan laba rugi bulan ini hijau, lacinya tipis, dan gaji karyawan jatuh minggu depan. Pertanyaannya bukan siapa yang mengambil uangnya: laba dihitung dari penjualan yang sudah terjadi, sedangkan kas dihitung dari uang yang sudah berpindah, dan jarak di antara keduanya selalu duduk di tempat yang bisa ditunjuk.

Untuk pemilik toko yang sudah memakai menu Keuangan dan mulai memakai laporannya untuk mengambil keputusan. Contohnya memakai data karangan: pembukuan Toko Beras Sejahtera di bulan setelah menambah stok.

Tiga tahapnya

  1. Pastikan dulu laporannya pantas dipercaya 2 langkah
  2. Lima tempat uangnya biasanya nyangkut 5 langkah
  3. Cocokkan dengan Arus Kas, lalu pantau tiap pagi 2 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Pastikan dulu laporannya pantas dipercaya

Sebelum mencari uangnya, periksa apakah angka labanya memang benar. Laba yang kelihatan besar karena separuh pengeluaranmu belum tercatat bukan pertanyaan keuangan, itu pekerjaan pencatatan yang belum selesai.

  1. Langkah 1Periksa jurnal otomatis mana yang menyala

    Buka Keuangan, Pengaturan. Semua jurnal otomatis mati waktu akun dibuat. Kalau penjualan kasir menyala tapi pembelian produk tidak, pendapatanmu masuk ke laporan sementara belanja stokmu tidak, dan laba di layar akan selalu terlihat lebih besar daripada kenyataan. Yang kamu lihat bukan laba, melainkan pendapatan tanpa pengurang.

    1. Saklar penjualan kasir
    2. Saklar pembelian produk
    3. Pilihan akun tiap peristiwa

  2. Langkah 2Buka Neraca dan baca kartu Seimbang

    Buka Keuangan, Laporan, Neraca. Kartu paling atas menyebut Seimbang atau tidak, dan baris Selisih tetap ditampilkan walaupun nilainya nol. Selisih yang bukan nol berarti ada jurnal yang rusak, dan selama itu belum beres, mencari uang yang hilang berdasarkan angka laba hanya akan membuang waktumu.

    1. Kartu Seimbang
    2. Baris Selisih
    3. Total Aset, Kewajiban, dan Ekuitas
Tahap 2 dari 3

Lima tempat uangnya biasanya nyangkut

Laba dihitung dari penjualan yang sudah terjadi, bukan dari uang yang sudah kamu terima. Jarak di antara keduanya selalu duduk di tempat yang bisa ditunjuk. Periksa kelimanya berurutan, dan jumlahkan temuannya.

  1. Langkah 3Piutang: barangnya sudah keluar, uangnya belum datang

    Buka Penjualan, Piutang. Kartu Total belum dibayar adalah penjualan yang sudah masuk ke labamu tapi uangnya masih di tangan pelanggan. Halaman yang sama memisahkan piutang barang dari sisa pre-order, dan punya umur piutang supaya kamu tahu mana yang sudah terlalu lama. Ini tempat pertama yang diperiksa kalau tokomu melayani pelanggan langganan.

    1. Total belum dibayar
    2. Sisa pre-order
    3. Umur piutang barang

  2. Langkah 4Saldo QRIS: uangnya nyata, tapi belum di rekeningmu

    Buka Penjualan, Saldo QRIS. Penjualan QRIS masuk ke Saldo Pending dulu, menunggu settlement, baru pindah ke Saldo Tersedia dan bisa dicairkan. Selama belum kamu ajukan pencairan, uangnya tidak ada di rekening bankmu walaupun penjualannya sudah lunas. Tiap penjualan QRIS juga dipotong 1% dan tiap pencairan dikenai Rp3.000, jadi yang sampai ke rekening memang lebih kecil daripada nilai penjualannya.

    1. Saldo Pending
    2. Saldo Tersedia
    3. Fee per penjualan QRIS
    4. Tombol Ajukan Pencairan

  3. Langkah 5Barang di rak: uang yang sudah berubah bentuk

    Buka Produk, Laporan, Stok Produk, dan baca kartu Total Nilai Inventaris. Angka itu modal yang sekarang berbentuk barang. Belanja stok memang mengosongkan laci tanpa mengurangi laba sepeser pun, karena yang mengurangi laba adalah barang yang terjual, bukan barang yang dibeli. Toko yang baru menambah stok dua kali lipat hampir selalu mengalami bulan dengan laba bagus dan kas tipis.

    1. Total Nilai Inventaris, dihitung dengan HPP
    2. Total Potensi Nilai Jual

  4. Langkah 6Uang muka pelanggan: kebalikannya, dan sama-sama membingungkan

    DP pre-order membuat uang masuk sebelum penjualannya jadi, jadi lacimu penuh sementara labanya belum ada. Akun bawaannya Uang Muka Pelanggan, dan tempatnya di Kewajiban, bukan di Pendapatan, karena barangnya masih kamu utang ke pelanggan. Kalau bulan ini kasmu terasa longgar, periksa dulu berapa dari uang itu yang sebenarnya belum jadi milikmu.

    1. Akun Uang Muka Pelanggan
    2. Kelompok Kewajiban

  5. Langkah 7Uang keluar yang tidak mengurangi laba

    Melunasi Hutang Dagang mengurangi kas tanpa mengurangi laba, karena bebannya sudah dicatat waktu barangnya datang. Begitu juga uang yang kamu ambil untuk keperluan pribadi: itu mengurangi Modal Pemilik, bukan menambah beban. Keduanya kelihatan di Arus Kas tapi tidak kelihatan di laba rugi, dan inilah pasangan paling sering dari pertanyaan di halaman ini.

    1. Akun Hutang Dagang
    2. Akun Modal Pemilik
Tahap 3 dari 3

Cocokkan dengan Arus Kas, lalu pantau tiap pagi

Laba rugi menjawab apakah usahamu menghasilkan. Arus kas menjawab apakah uangnya ada. Keduanya memang menjawab pertanyaan yang berbeda, dan toko yang sehat perlu dua-duanya benar.

  1. Langkah 8Baca Arus Kas, lalu periksa baris pencocokannya

    Buka Keuangan, Laporan, Arus Kas. Tiga seksinya Operasi, Investasi, dan Pendanaan, dan yang dilaporkan hanya uang yang benar-benar berpindah masuk atau keluar dari akun kasmu. Di bawahnya ada baris yang membandingkan saldo kas akhir dengan kas di neraca pada tanggal yang sama. Baris itu merah kalau keduanya berbeda, dan kalau merah, berhenti dulu di situ sebelum menyimpulkan apa pun.

    1. Seksi Operasi
    2. Seksi Investasi dan Pendanaan
    3. Baris pencocokan dengan kas di neraca

  2. Langkah 9Pakai Dashboard Keuangan untuk pemeriksaan harian

    Buka Keuangan, Dashboard. Kas & Bank, Piutang, dan Utang ada di satu layar dengan angka yang sama dengan Neraca, ditambah grafik kas tiga puluh hari. Kotak Perlu perhatian menyebut hal yang pantas kamu tindak hari itu beserta tindakannya. Membuka halaman ini tiap pagi jauh lebih murah daripada mengurai selisih sebulan di akhir bulan.

    1. Kartu Kas & Bank
    2. Kartu Piutang dan Utang
    3. Grafik kas 30 hari
    4. Kotak Perlu perhatian

Pertanyaan yang sering muncul

Laba rugi saya besar, tapi laporannya baru saya nyalakan bulan ini. Bisa dipercaya?

Hanya kalau pengeluarannya ikut tercatat. Periksa Keuangan, Pengaturan: kalau yang menyala baru penjualan kasir, laporanmu berisi pendapatan tanpa belanja stok, dan labanya memang akan terlihat besar. Nyalakan juga jurnal pembelian produk, atau catat belanjanya lewat Transaksi Kas dan Jurnal Umum, sebelum memakai angka itu untuk memutuskan apa pun.

Kenapa belanja stok tidak muncul sebagai beban di laba rugi?

Karena barangnya belum terjual. Uang yang kamu keluarkan berubah bentuk jadi barang di rak, dan baru menjadi beban, yaitu Harga Pokok Penjualan, pada saat barangnya laku. Itu sebabnya nilai stok perlu kamu baca berdampingan dengan laba: toko yang menumpuk stok sedang memindahkan uangnya ke rak, bukan kehilangannya.

Uang QRIS pelanggan sudah masuk sejak minggu lalu, kok belum ada di rekening?

Uang QRIS mengendap di Saldo QRIS tokomu dulu. Mula-mula Saldo Pending sampai penyedia pembayaran menyelesaikan dananya, lalu pindah ke Saldo Tersedia. Dari Saldo Tersedia pun ia tidak jalan sendiri: kamu yang menekan Ajukan Pencairan ke rekening yang sudah terverifikasi. Pencairannya dikenai Rp3.000 per penarikan.

Saya sudah periksa semuanya dan masih ada selisih beberapa juta.

Periksa baris pencocokan di bawah Arus Kas. Kalau saldo kas akhir tidak sama dengan kas di neraca, selisihmu bukan uang yang hilang melainkan jurnal yang belum beres, dan Recalculate adalah langkah berikutnya. Kalau baris itu hijau dan selisihnya tetap ada, telusuri Buku Besar akun Kas Utama pada periode itu: satu akun, satu halaman, lengkap dengan saldo berjalannya.

Apakah uang yang saya ambil untuk belanja rumah tangga mengurangi laba toko?

Tidak. Itu pengambilan pemilik, yang mengurangi Modal Pemilik di neraca, bukan beban usaha. Dicatatnya lewat Jurnal Umum. Memasukkannya sebagai beban toko membuat laba tokomu terlihat lebih kecil daripada kenyataan, dan keputusan harga jual yang berdiri di atas angka itu akan ikut salah.

Kalau begitu laporan mana yang saya pakai untuk menentukan gaji saya sendiri?

Keduanya, dengan urutan ini: laba rugi memberi tahu apakah usahamu menghasilkan, dan arus kas memberi tahu apakah uangnya ada untuk diambil sekarang. Laba yang bagus dengan kas yang tipis berarti uangmu sedang berada di piutang atau di rak, dan mengambilnya sekarang berarti meminjam dari belanja stok minggu depan.

Dua angka yang pantas kamu lihat tiap pagi

Buat akun gratis tujuh hari, nyalakan jurnal otomatis penjualan kasir, lalu jalankan beberapa penjualan tunai dan satu penjualan yang dibayar sebagian. Buka Dashboard Keuangan: kas dan piutang yang berdampingan di satu layar adalah kebiasaan yang mencegah seluruh pertanyaan di halaman ini muncul lagi.

Buat akun Lihat harga