Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Stok di aplikasi beda dengan isi rak: urutan menelusurinya

Rak isinya sembilan belas, aplikasi bilang dua puluh satu. Yang paling sering terjadi sesudah itu adalah angka aplikasinya ditimpa supaya cocok, dan sebabnya tidak pernah ketemu, jadi bulan depan selisihnya datang lagi dengan jumlah yang lebih besar.

Untuk pemilik toko dan kepala gudang yang stoknya sudah tercatat di aplikasi. Contohnya memakai data karangan: satu produk di Toko Beras Sejahtera yang selisihnya dua pcs.

Tiga tahapnya

  1. Kunci dua angka yang kamu bandingkan 2 langkah
  2. Baca Riwayat Stok, cari rantai yang patah 3 langkah
  3. Tutup selisihnya dengan opname, lalu cegah berulang 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Kunci dua angka yang kamu bandingkan

Hampir separuh laporan "stoknya beda" bukan selisih stok, melainkan dua angka dari dua waktu yang berbeda. Jadi sebelum menelusuri apa pun, pastikan hitungan rak dan angka aplikasi diambil pada saat yang sama.

  1. Langkah 1Baca stok sistemnya di Stok Produk

    Buka Produk, Laporan, Stok Produk. Isi Rentang Tanggal, pilih outlet yang kamu periksa, lalu tekan Filter. Kolom Stok Akhir di baris produknya itulah angka yang dipegang aplikasi. Catat angkanya beserta jamnya, karena satu penjualan setelah itu sudah membuat angkanya berbeda.

    1. Filter Rentang Tanggal dan Outlet
    2. Kolom Stok Akhir
    3. Kolom HPP Rata2

  2. Langkah 2Hitung raknya sekarang, bukan mengandalkan hitungan kemarin

    Hitung barang yang benar-benar ada di rak dan gudang depan, termasuk yang sudah dipajang dan yang masih di dus. Hitungan dari dua hari lalu tidak bisa dipakai: penjualan di antaranya sudah mengubah stok sistem, dan selisih yang kamu dapat berisi penjualan dua hari itu, bukan barang yang hilang.

    1. Jumlah di rak pajangan
    2. Jumlah yang masih di dus
    3. Jam penghitungan
Tahap 2 dari 3

Baca Riwayat Stok, cari rantai yang patah

Riwayat Stok mencatat tiap perubahan beserta stok sebelum dan sesudahnya. Karena itu ia bisa dibaca seperti rantai: kalau sambungannya cocok terus sampai hari ini, catatan aplikasinya utuh dan yang berbeda hitungan rakmu. Kalau ada sambungan yang tidak cocok, di situlah kejadiannya.

  1. Langkah 3Buka Produk, Laporan, Riwayat Stok, lalu cari produknya

    Di kartu Filter Riwayat, cari produknya lewat nama atau SKU dan isi Rentang Tanggal. Mulai dari sepekan terakhir; kalau belum ketemu, lebarkan. Kotak Kode Referensi dipakai kalau kamu sudah memegang nomor nota atau nomor transaksi tertentu dan ingin langsung ke barisnya.

    1. Pencarian nama atau SKU
    2. Rentang Tanggal
    3. Penyaring Jenis Stok
    4. Kotak Kode Referensi

  2. Langkah 4Cocokkan Stok Baru satu baris dengan Stok Lama baris sesudahnya

    Tiap baris memuat tanggal, jenis perubahan, Qty, Stok Lama, Stok Baru, Asal/Tujuan, kode referensi, catatan, dan Dibuat Oleh. Kalau Stok Baru di satu baris tidak sama dengan Stok Lama di baris sesudahnya, ada perubahan yang tidak lewat jalur biasa, dan hampir selalu itu stok opname yang pernah disetujui. Kolom Dibuat Oleh memberi tahu siapa yang mencatatnya.

    1. Jenis perubahan
    2. Stok Lama dan Stok Baru
    3. Kode referensi
    4. Kolom Dibuat Oleh

  3. Langkah 5Kenali enam jalan stok berubah, lalu telusuri yang mencurigakan

    Penjualan di kasir mengurangi stok, dan notanya bisa kamu buka di Penjualan, Data. Produk Masuk menambah, dan yang paling sering salah di sini adalah satu nota belanja dicatat dua kali. Produk Keluar mengurangi untuk barang rusak, kedaluwarsa, dan pemakaian sendiri. Kiriman ke cabang mengurangi di outlet pengirim dan baru menambah di penerima setelah diverifikasi. Produksi memotong bahan di gudang lalu menambah barang jadinya. Titipan punya jalurnya sendiri. Satu baris di Riwayat Stok selalu berasal dari salah satu dari keenamnya.

    1. Baris dari penjualan kasir
    2. Baris dari Produk Masuk
    3. Baris dari kiriman antar outlet
Tahap 3 dari 3

Tutup selisihnya dengan opname, lalu cegah berulang

Tidak ada kolom stok yang bisa kamu ketik langsung, dan itu memang disengaja: angka stok adalah hasil dari kejadian yang tercatat, bukan isian. Satu-satunya jalan membetulkannya adalah stok opname, yang menyimpan hitunganmu beserta alasannya.

  1. Langkah 6Jalankan opname untuk produk yang kamu periksa

    Buka Produk, Transaksi, Stok Opname, lalu Buat Stok Opname. Tekan Check di baris produknya dan isi Stok Fisik (terhitung) dengan hitungan rakmu. Opname sebagian memang boleh, kecuali kamu menyalakan aturan wajib hitung semua produk di Pengaturan. Tekan Kirim untuk Review kalau angkanya sudah pasti.

    1. Tombol Check di baris produk
    2. Kolom Stok Fisik (terhitung)
    3. Tombol Kirim untuk Review

  2. Langkah 7Isi catatan selisihnya dengan sebab yang kamu temukan

    Di halaman detail, selisihnya baru diperlihatkan, dan tiap selisih wajib diberi catatan. Tulis sebab yang kamu temukan di Riwayat Stok, misalnya nota belanja tercatat dua kali, bukan kata "selisih". Catatan inilah yang bulan depan memberi tahu apakah masalahnya sudah selesai atau terulang. Tombol Setujui dan Terapkan Stok mengubah stok sistem, dan tindakan itu tidak bisa dibatalkan.

    1. Kolom Selisih
    2. Kotak catatan selisih, wajib diisi
    3. Tombol Setujui & Terapkan Stok

  3. Langkah 8Periksa tiga kebiasaan yang membuat selisih ini lahir

    Pertama, barang pecah dan kedaluwarsa dicatat lewat Produk Keluar dengan tujuan bernama, bukan dibiarkan sampai opname berikutnya. Kedua, kalau stok produkmu sering minus, periksa saklar Izinkan stok minus di Pengaturan Kasir: stok minus berarti kasir menjual barang yang belum pernah tercatat masuk. Ketiga, kiriman dari cabang lain harus diverifikasi penerima, karena sebelum itu barangnya sudah ada di rak tapi belum ada di catatan.

    1. Saklar Izinkan stok minus
    2. Aturan Stok Opname
    3. Kiriman yang belum diverifikasi

Pertanyaan yang sering muncul

Stok salah satu produk saya minus. Bagaimana bisa?

Stok minus hanya mungkin kalau saklar Izinkan stok minus di Pengaturan Kasir menyala, dan artinya kasir menjual lebih banyak daripada yang pernah tercatat masuk. Sebabnya biasanya belanja yang belum dicatat lewat Produk Masuk, bukan barang yang muncul dari udara. Catat belanjanya dengan tanggal sebenarnya, dan angkanya kembali wajar.

Riwayat Stok produk itu kosong padahal stoknya jelas berubah.

Periksa tiga hal: rentang tanggalnya, outlet yang sedang kamu buka, dan apakah yang berubah memang stok produk. Bahan baku hidup di modul Barang Gudang dan punya Riwayat Stok sendiri, jadi bahan yang terpakai untuk produksi tidak akan muncul di riwayat stok produk jadinya.

Opname sudah saya setujui, ternyata hitungan stafnya yang salah.

Tidak bisa dibatalkan. Yang bisa: jalankan opname lagi dengan hitungan yang benar, dan di catatan selisihnya sebut nomor opname sebelumnya beserta apa yang salah. Dua opname berurutan dengan catatan yang jelas lebih berguna daripada satu opname yang kelihatan bersih tapi angkanya tidak pernah dipercaya siapa pun.

Barang hilang, dugaan saya dibawa orang. Dicatat sebagai apa?

Lewat Produk Keluar, dengan tujuan yang kamu namai sendiri di Produk, Master, Asal/Tujuan, misalnya Barang Hilang. Itu lebih baik daripada menenggelamkannya di selisih opname, karena laporan Barang Keluar nanti memperlihatkan nilai rupiahnya per periode, dan dari situ kamu tahu masalahnya membesar atau tidak.

Kasir bilang stok di layar kasir beda dengan laporan stok.

Keduanya membaca angka yang sama, jadi bedanya hampir selalu outlet atau waktu. Layar kasir menampilkan stok outlet tempat sesi kasir itu dibuka, sedangkan laporan menampilkan outlet yang kamu pilih di filter. Periksa juga apakah ada kiriman antar cabang yang belum diverifikasi, karena barangnya sudah pindah tapi stoknya belum.

Produk Masuk yang salah ketik bisa saya hapus saja?

Jangan jadikan itu rencana pertamamu. Catatan stok dibaca sebagai urutan kejadian, dan harga beli di dalamnya ikut membentuk modal produkmu. Telusuri dulu barisnya di Riwayat Stok supaya kamu tahu persis apa yang salah, lalu betulkan jumlahnya lewat opname beserta catatannya. Kalau modalnya yang jadi ngawur karena harga beli salah, pakai Hitung Ulang HPP setelahnya.

Seberapa sering sebaiknya opname?

Lebih baik sering dan sebagian daripada setahun sekali dan seluruh toko. Barang mahal dan barang yang sering hilang dihitung mingguan, sisanya bulanan. Opname yang hitungannya tidak pernah dikerjakan karena terlalu besar sama saja dengan tidak punya opname.

Mulai dari produk yang paling sering dikeluhkan

Buat akun gratis tujuh hari, catat satu produk masuk, jual beberapa di kasir, lalu buka Riwayat Stok produk itu. Membaca Stok Lama dan Stok Baru berurutan di data yang kamu buat sendiri adalah cara tercepat mengerti bentuk rantai yang nanti kamu cari saat selisihnya datang.

Buat akun Lihat harga