Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Karyawan berhenti kerja: yang harus dicabut dan diperiksa hari itu

Kasir pamit hari Sabtu, dan hari Senin kamu baru ingat PIN-nya masih hidup. Yang mahal dari itu bukan aksesnya saja: sesi kasir yang tidak ditutup membuat penjualan Senin menyatu dengan Sabtu, dan selisih lacinya tidak bisa lagi dipisahkan ke orangnya.

Untuk pemilik toko yang karyawannya bergantian, termasuk karyawan musiman. Contohnya memakai data karangan: satu kasir Kedai Kopi Rimbun yang berhenti di akhir bulan.

Tiga tahapnya

  1. Tutup dulu yang masih berjalan di hari terakhirnya 3 langkah
  2. Cabut aksesnya, dan ganti yang pernah dia tahu 3 langkah
  3. Periksa jejaknya, lalu tutup urusan uangnya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Tutup dulu yang masih berjalan di hari terakhirnya

Mencabut akses lebih dulu terdengar paling aman, tapi justru itu yang meninggalkan pekerjaan menggantung di catatanmu. Sesi kasir yang belum ditutup dan lembur yang belum disetujui lebih mudah diselesaikan selagi orangnya masih ada.

  1. Langkah 1Minta dia menutup sesi kasirnya dan mencetak laporannya

    Tutup kasir dikerjakan dari layar kasir oleh orang yang memegang lacinya, lewat Opsi lainnya, lalu Tutup Kasir. Selama sesinya masih terbuka, penjualan hari berikutnya ikut masuk ke sesi itu dan hitungan lacinya bercampur, jadi selisih yang muncul besok akan tertulis atas namanya padahal bukan dia yang jaga. Simpan laporan sesinya, karena di situ Cash Ditangan dan Selisih hari terakhirnya tercatat.

    1. Opsi lainnya, lalu Tutup Kasir
    2. Cash Ditangan
    3. Selisih
    4. Tombol Cetak

  2. Langkah 2Selesaikan nota yang pembayarannya berhenti di tengah

    Halaman tutup kasir menampilkan daftar nota dan pre-order yang pembayarannya belum selesai, masing-masing dengan tombol Lanjutkan. Kerjakan daftar itu sekarang. Nota yang digantung hari ini akan diurus besok oleh orang yang tidak tahu ceritanya, dan satu-satunya orang yang tahu berapa uang yang sudah diterima adalah kasir yang hari ini pamit.

    1. Daftar pembayaran yang belum selesai
    2. Tombol Lanjutkan
    3. Centang persetujuan tetap menutup

  3. Langkah 3Putuskan lembur yang masih menunggu

    Buka Persetujuan Lembur dan selesaikan pengajuan yang belum kamu putuskan. Rekap yang kamu pakai menghitung gaji terakhirnya dibaca dari kehadiran dan lembur yang sudah diputuskan, jadi pengajuan yang dibiarkan menggantung akan jadi perdebatan setelah orangnya tidak lagi bisa kamu tanyai.

    1. Daftar pengajuan lembur
    2. Tombol putuskan di tiap baris
Tahap 2 dari 3

Cabut aksesnya, dan ganti yang pernah dia tahu

Karyawan masuk dengan tiga hal: Outlet Code, nomor induk, dan PIN. Mencabut akses berarti membuat salah satu dari ketiganya tidak lagi cocok. Ada dua cara, dan keduanya punya akibat berbeda pada datamu.

  1. Langkah 4Cara pertama: kosongkan Akses Outlet

    Buka Karyawan, Data, lalu Edit di barisnya. Di tab Data Utama, hapus semua centang Akses Outlet, lalu Simpan Data. Mulai saat itu dia tidak bisa masuk ke outlet mana pun, dan pesan yang muncul di halaman masuk karyawan tetap "Nomor Induk atau PIN salah" walaupun nomor dan PIN-nya benar. Data karyawannya utuh, jadi rekap kehadiran dan gaji terakhirnya masih bisa kamu buka.

    1. Tab Data Utama
    2. Centang Akses Outlet
    3. Tombol Simpan Data

  2. Langkah 5Cara kedua: hapus karyawannya

    Tombol Hapus ada di barisnya di halaman Karyawan, Data. Pakai ini kalau dia memang tidak akan kembali. Riwayat penjualannya tidak hilang: nama kasir disimpan di notanya masing-masing, jadi nota lama tetap menyebut siapa yang melayaninya. Foto presensinya sendiri bisa kamu hapus dari tab Face Recognition.

    1. Tombol Hapus di baris karyawan
    2. Tab Face Recognition
    3. Tombol Hapus foto

  3. Langkah 6Ganti PIN bersama dan password yang pernah kamu bagikan

    Mencabut akun satu orang tidak menolong kalau PIN-nya dipakai bersama. Ganti PIN karyawan lain yang pernah dia ketahui lewat Karyawan, Data, dengan mengisi PIN baru enam angka. Kalau password akun pemilik pernah kamu berikan supaya dia bisa membuka laporan, ganti juga lewat Pengaturan, Password. Satu lagi yang sering terlewat: kalau nomor WhatsApp toko yang tertaut ternyata nomor pribadinya, tautkan ulang dengan nomor tokomu.

    1. Kolom PIN enam angka
    2. Halaman Pengaturan, Password
    3. Halaman perangkat WhatsApp
Tahap 3 dari 3

Periksa jejaknya, lalu tutup urusan uangnya

Pemeriksaan ini bukan soal kecurigaan, melainkan soal menutup buku. Selisih yang tidak diperiksa sekarang akan jadi pertanyaan tanpa jawaban begitu orangnya tidak bisa kamu hubungi lagi.

  1. Langkah 7Baca sesi-sesi terakhirnya di Riwayat Sesi Kasir

    Buka Penjualan, Riwayat Sesi Kasir, lalu pakai penyaring Kasir untuk melihat sesinya saja. Kolom Selisih Cash memberi arah paling cepat. Buka sesi yang selisihnya berwarna, lalu baca tab Rekonsiliasi Cash berurutan dan tab Pengeluaran, karena pengeluaran yang diambil dari laci tanpa dicatat adalah sebab paling sering dari selisih kurang.

    1. Penyaring Kasir
    2. Kolom Selisih Cash
    3. Tab Rekonsiliasi Cash
    4. Tab Pengeluaran

  2. Langkah 8Lihat nota yang dibatalkan atas namanya

    Buka Penjualan, Data, lalu saring menurut kasirnya dan pilih status VOID. Nota batal memang kejadian biasa di toko mana pun, tapi pola yang pantas kamu perhatikan adalah nota besar yang dibatalkan di akhir giliran. Sekalian periksa status belum lunas, karena nota yang dibayar sebagian meninggalkan tagihan yang harus kamu tagih sendiri sesudah ini.

    1. Penyaring Kasir
    2. Penyaring Status
    3. Penyaring metode pembayaran

  3. Langkah 9Ambil rekap kehadirannya untuk gaji terakhir

    Buka Karyawan, Kehadiran Karyawan untuk rekap yang kamu pakai menghitung gaji, termasuk lembur yang sudah kamu setujui di tahap pertama. Ambil rekapnya sebelum kamu menghapus karyawannya, karena halaman yang menyusun rekap itu membaca daftar karyawan yang masih ada.

    1. Rentang tanggal rekap
    2. Jam kerja dan lembur
    3. Nama karyawan

Pertanyaan yang sering muncul

Kalau karyawannya saya hapus, nota lama yang dia layani ikut hilang?

Tidak. Nama kasir disimpan di notanya masing-masing, jadi penjualan lama tetap menyebut siapa yang melayaninya walaupun karyawannya sudah tidak ada di daftar. Yang berubah hanya hal yang membaca daftar karyawan sekarang, seperti penyaring Kasir di beberapa halaman.

Apakah mengosongkan Akses Outlet benar-benar memblokir masuk?

Ya. Masuk karyawan memeriksa tiga hal: Outlet Code, nomor induk, dan PIN, dan karyawan yang tidak dicentang untuk outlet itu ditolak walaupun nomor dan PIN-nya benar. Pesannya tetap "Nomor Induk atau PIN salah", dan itu disengaja supaya orang di halaman masuk tidak bisa menebak mana yang keliru.

Nomor induknya boleh saya pakai lagi untuk karyawan baru?

Sebaiknya jangan. Aplikasinya tidak menolak nomor induk kembar, padahal nomor itulah yang dicocokkan saat masuk, jadi dua orang bernomor sama berarti hanya salah satu yang bisa masuk dan transaksinya tercatat atas nama orang itu. Pakai nomor baru yang berurutan.

Dia sudah pergi dan sesi kasirnya masih terbuka.

Tutup secepatnya, lalu buka sesi baru untuk giliran berikutnya. Selama sesinya terbuka, penjualan baru terus masuk ke dalamnya dan hitungan lacinya bercampur dengan hari sebelumnya. Laporan penjualan per tanggal tetap benar, karena ia memakai tanggal transaksi dan bukan sesi, jadi yang rusak hanya rekonsiliasi lacinya.

Selisih kas di sesi terakhirnya minus. Saya potong dari gajinya?

Itu keputusanmu dan kesepakatan kerjamu, bukan hal yang diatur aplikasinya. Yang bisa aplikasinya berikan adalah bukti yang bisa dibaca bersama: cetak Ringkasan Tutup Kasir sesi itu dari halaman rincian sesinya. Isinya rekonsiliasi cash, rincian metode pembayaran, dan rincian pengeluaran, beserta nama operatornya.

Karyawan saya pegang kunci modul Keuangan. Apa yang harus saya periksa?

Buka Keuangan, Jurnal Umum dan saring periode terakhirnya. Jurnal yang dia tulis berawalan JV, dan jurnal yang pernah dibatalkan tetap ada dengan tanda Void beserta pembaliknya, jadi tidak ada yang bisa dihilangkan tanpa jejak. Sekalian periksa izin void di rolenya sebelum ada penggantinya.

Ada daftar pemeriksaan yang bisa saya pakai tiap kali ada yang resign?

Tiga tahap di halaman ini memang disusun untuk itu: tutup sesi dan lembur di hari terakhirnya, cabut akses beserta PIN yang pernah dibagikan, lalu periksa sesi kasir dan nota batal atas namanya. Kalau tokomu sering berganti karyawan musiman, cetak halaman ini dan tempelkan di dekat komputer kasir.

Satu role per giliran, bukan satu akun untuk semua

Buat akun gratis tujuh hari, lalu daftarkan tiap karyawan dengan nomor induk dan PIN sendiri. Yang membuat halaman ini bisa dikerjakan dalam sepuluh menit bukan tombolnya, melainkan keputusan di hari pertama: satu orang, satu PIN, satu role.

Buat akun Lihat harga