Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Tanggal kedaluwarsa: catat sekali, diingatkan sebelum basi

"Masih ada 28 roti" tidak menjawab pertanyaan yang sebenarnya kamu punya: berapa yang besok sudah tidak layak jual. Satu produk hampir selalu punya beberapa tanggal sekaligus, karena hasil produksi Senin dan Rabu duduk di rak yang sama.

Untuk toko roti, katering, warung dengan bahan segar, dan toko yang menjual barang berkemasan bertanggal. Contohnya memakai data karangan: Toko Roti Melati dengan roti isi yang umurnya tiga hari.

Tiga tahapnya

  1. Catat tanggalnya waktu barangnya masuk 4 langkah
  2. Isi umur simpan supaya tidak mengetik tanggal tiap hari 3 langkah
  3. Baca peringatannya di dashboard, lalu buang yang lewat 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Catat tanggalnya waktu barangnya masuk

Tanggal kedaluwarsa cuma bisa diisi di tempat barangnya bertambah, karena di situlah kamu masih memegang kardusnya dan bisa membaca tanggal di kemasannya. Ada tiga pintu masuk, dan ketiganya punya kolom yang sama.

  1. Langkah 1Di Produk Masuk, isi kolom Kedaluwarsa (opsional)

    Buka Produk, Transaksi, lalu Produk Masuk. Setiap baris produk punya Quantity dan di sebelahnya Kedaluwarsa (opsional). Kolomnya boleh kamu lewati: barang yang tidak pernah diberi tanggal berperilaku persis seperti sebelum fitur ini ada.

    1. Kolom Quantity
    2. Kolom Kedaluwarsa (opsional)
    3. Tautan + Tanggal lain
    4. Kolom H. Beli Satuan

  2. Langkah 2Satu kiriman dengan dua tanggal: tekan + Tanggal lain

    Kiriman roti sering campur: dua puluh dari produksi Senin, sepuluh dari Rabu. Tekan + Tanggal lain di atas kolomnya, dan barisnya diduplikat lengkap dengan harga belinya. Isi jumlah dan tanggal masing-masing, lalu simpan seperti biasa. Satu baris jadi satu tumpukan dengan tanggalnya sendiri.

    1. Baris pertama dengan tanggalnya
    2. Baris kedua hasil + Tanggal lain
    3. Jumlah per baris

  3. Langkah 3Barang gudang masuk punya kolom yang sama

    Di Barang Gudang, Transaksi, Barang Masuk, tiap baris barang juga punya kolom tanggal kedaluwarsa yang opsional. Jalur verifikasi ikut membawanya: barang yang masuk lewat kiriman yang perlu disetujui dulu tetap bisa diberi tanggal saat diverifikasi.

    1. Baris barang gudang
    2. Kolom tanggal kedaluwarsa
    3. Satuan barangnya

  4. Langkah 4Hasil produksi: kolom Kedaluwarsa (opsional) per hasil

    Di Produksi, Produksi, form pencatatan hasilnya punya Kedaluwarsa (opsional) di tiap baris hasil jadi. Kalau produknya sudah diisi umur simpan, kolom ini terisi sendiri dari tanggal selesai produksi ditambah umur simpannya, dan kamu masih bisa menggantinya.

    1. Baris hasil jadi
    2. Kolom Kedaluwarsa (opsional)
    3. Jumlah hasil jadi
Tahap 2 dari 3

Isi umur simpan supaya tidak mengetik tanggal tiap hari

Toko yang memproduksi sendiri mengetik tanggal yang sama berulang kali: roti selalu tiga hari, sambal selalu dua minggu. Dua kolom di master produk memindahkan hitungan itu ke aplikasinya.

  1. Langkah 5Buka produknya, isi Umur simpan (hari)

    Di Produk, List Produk, buka produknya. Di bagian yang sama dengan batas stok ada Umur simpan (hari). Isi 3 untuk roti yang layak jual tiga hari. Keterangan di bawah kolomnya menyebut gunanya: mengisi tanggal kedaluwarsa hasil produksi. Kolom ini tidak berpengaruh ke Produk Masuk, karena tanggal barang beli datang dari kemasannya, bukan dari hitungan.

    1. Kolom Umur simpan (hari)
    2. Kolom Peringatan kedaluwarsa (hari)
    3. Tombol simpan

  2. Langkah 6Atur Peringatan kedaluwarsa (hari) kalau tujuh hari terlalu lama

    Kolom sebelahnya menentukan sejak berapa hari sebelum tanggalnya barang itu mulai masuk daftar peringatan. Dikosongkan berarti tujuh hari. Untuk roti, tujuh hari tidak ada gunanya karena umurnya sendiri cuma tiga: isi 1 supaya peringatannya datang sehari sebelum, bukan sebelum rotinya selesai dipanggang.

    1. Kolom Peringatan kedaluwarsa (hari)
    2. Keterangan nilai bawaannya

  3. Langkah 7Barang gudang punya dua kolom yang sama

    Di Barang Gudang, Master, Daftar Barang, buka barangnya. Kolomnya bernama Umur Simpan (hari) dan Peringatan Kedaluwarsa (hari sebelum), dengan keterangan kapan barang mulai muncul di peringatan dashboard. Dipakainya sama seperti di produk.

    1. Kolom Umur Simpan (hari)
    2. Kolom Peringatan Kedaluwarsa (hari sebelum)
Tahap 3 dari 3

Baca peringatannya di dashboard, lalu buang yang lewat

Tanggal yang dicatat tapi tidak pernah dibaca tidak menyelamatkan satu potong roti pun. Peringatannya ada di dashboard, dalam dua daftar yang dipisah menurut apa yang bisa kamu lakukan hari ini.

  1. Langkah 8Kartu Produk Kedaluwarsa: dua daftar, bukan satu

    Di dashboard ada kartu Produk Kedaluwarsa. Isinya Sudah kedaluwarsa untuk tanggal yang sudah lewat atau jatuh hari ini, dan Segera kedaluwarsa untuk yang masih dalam ambang peringatannya. Yang pertama untuk dibuang, yang kedua untuk didiskon atau didahulukan jualnya. Barang, outlet, dan tanggal yang sama tampil sebagai satu baris dengan sisanya dijumlahkan, jadi kamu membacanya sebagai satu tumpukan.

    1. Judul kartu Produk Kedaluwarsa
    2. Daftar Sudah kedaluwarsa
    3. Daftar Segera kedaluwarsa
    4. Sisa per baris

  2. Langkah 9Nyalakan kartu Barang Gudang Kedaluwarsa lewat Sesuaikan

    Kartu untuk barang gudang ada, tapi bawaannya mati. Tekan Sesuaikan di kepala dashboard, cari Barang Gudang Kedaluwarsa, nyalakan. Tanpa itu, bahan baku yang kedaluwarsa tidak muncul di mana pun di dashboard, dan tanggal yang sudah kamu isi di barang gudang tidak kelihatan hasilnya.

    1. Tombol Sesuaikan
    2. Kartu Barang Gudang Kedaluwarsa
    3. Saklar tampilkan kartu

  3. Langkah 10Buang yang sudah lewat lewat Stok Keluar

    Kartunya menyebut jalannya: buang lewat Stok Keluar. Barang kedaluwarsa tetap dihitung sebagai stok sampai kamu mencatatnya keluar, karena barangnya memang masih ada di rak. Catat Produk Keluar dengan jenis tujuan yang sesuai, dan stok beserta tumpukan tanggalnya berkurang bersamaan.

    1. Menu Produk Keluar
    2. Baris produk yang dibuang
    3. Jenis tujuan
    4. Catatan alasannya

Pertanyaan yang sering muncul

Kasir saya tetap bisa menjual roti yang tanggalnya sudah lewat. Itu bukan bug?

Bukan, itu pilihan yang diambil sadar. Memblokir penjualan karena tanggal berarti satu tanggal yang salah ketik bisa menghentikan jualan hari itu, dan kasir tidak punya cara memperbaikinya dari layarnya. Yang dipakai dua hal lain: penjualan selalu memotong tumpukan tertua lebih dulu, dan dashboard memperingatkanmu sebelum tanggalnya lewat. Keputusan membuang atau mendiskon tetap di tanganmu.

Barang yang sudah kedaluwarsa masih dihitung sebagai stok. Kenapa tidak hilang sendiri?

Karena barangnya secara fisik masih ada di rak. Aplikasi yang menghapus stok diam-diam akan membuat stok opname berikutnya menemukan barang yang menurut sistem sudah tidak ada, dan selisihnya tidak bisa dijelaskan. Jadi tanggal yang lewat hanya memindahkan barangnya ke daftar Sudah kedaluwarsa, dan stoknya berkurang waktu kamu mencatatnya keluar.

Transaksi yang saya batalkan, tanggal kedaluwarsanya kembali?

Tidak. Barang yang kembali dari void atau retur masuk sebagai stok tanpa tanggal, karena baris penjualan tidak menyimpan tumpukan mana yang dipotong. Akibatnya barang itu tidak ikut diperingatkan lagi. Untuk barang yang bisa basi dan sering divoid, lebih aman menghitung ulang lewat stok opname lalu mencatat tanggalnya dari kemasan.

Kalau produk bertanggal saya kirim ke outlet lain, tanggalnya ikut?

Ikut. Tumpukan yang terpotong di outlet pengirim dicatat di baris kirimannya, lalu dibuat ulang di outlet penerima begitu kirimannya diverifikasi. Kalau yang diterima lebih sedikit dari yang dikirim, tanggal yang paling dekat diisi lebih dulu, dan selisihnya tidak kembali ke outlet asal, sama seperti angka stoknya. Kiriman yang dibatalkan mengembalikan tumpukannya ke outlet asal.

Stok opname saya menemukan selisih. Tumpukan mana yang ikut berubah?

Selisih kurang memotong tumpukan yang paling cepat kedaluwarsa, aturan yang sama dengan penjualan, karena barang yang hilang tidak bisa diketahui dari tumpukan mana. Selisih lebih masuk sebagai stok tanpa tanggal, karena barang yang tiba-tiba ada tidak punya tanggal yang bisa dipercaya. Kalau kamu tahu tanggalnya dari kemasan, catat sebagai Produk Masuk beserta tanggalnya, jangan lewat opname.

Kolom nomor batch dari pemasok tidak ada?

Belum ada, dan memang baru tanggalnya yang dikerjakan. Nomor batch berguna untuk penarikan produk oleh pabrik, kebutuhan yang belum pernah diminta pemilik toko yang memakai aplikasi ini. Kalau kamu membutuhkannya, tanggalnya tetap bisa kamu pakai sekarang dan nomor batch bisa ditambahkan nanti tanpa mengubah aturan yang sudah jalan.

Barang titipan dari penitip kok tidak masuk daftar peringatan ini?

Barang titipan punya pencatatan lotnya sendiri di menu Titipan, lengkap dengan tanggalnya, karena pemiliknya penitip dan yang dihitung di situ utang barang ke dia. Daftar peringatan di dashboard mengurus produk dan barang gudang milikmu sendiri. Untuk titipan yang mendekati tanggalnya, buka lot titipannya dan bicarakan pengembaliannya dengan penitipnya.

Selama stok opname berjalan, kartu kedaluwarsanya kosong.

Benar, dan itu bagian dari hitung buta. Selama ada stok opname draft di sebuah outlet, angka stok outlet itu tidak dikirim ke layar mana pun, termasuk ke kartu kedaluwarsa, supaya yang sedang menghitung tidak bisa menyalin angka sistem. Begitu opnamenya dikirim untuk review atau disetujui, kartunya kembali berisi.

Mulai dari satu produk yang paling sering kamu buang

Buat akun gratis tujuh hari, pilih satu produk yang paling sering terbuang, lalu isi umur simpan dan ambang peringatannya. Catat satu kali Produk Masuk beserta tanggalnya, dan besok paginya kartu Produk Kedaluwarsa di dashboard sudah bisa kamu baca. Dari situ tambahkan produk lain satu per satu.

Buat akun Lihat harga