Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Bagan akun: baca yang sudah ada, tambah yang belum

Bagan akun adalah daftar tempat uang tokomu dikumpulkan: laci kasir, rekening bank, utang ke pemasok, penjualan, dan tiap jenis biaya. Laba rugi dan neraca dibaca dari daftar ini, jadi akun yang salah tempat membuat laporanmu salah tanpa satu pun angka yang terlihat aneh.

Untuk pemilik toko yang baru membuka menu Keuangan dan bingung harus mulai dari mana. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera yang baru membuka rekening bank kedua.

Tiga tahapnya

  1. Baca dulu bagan akun yang sudah ada 3 langkah
  2. Tambah akun yang memang belum ada 4 langkah
  3. Rapikan akun yang sudah salah tempat 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Baca dulu bagan akun yang sudah ada

Tokomu sudah punya daftar akun sejak hari pertama, dan untuk sebagian besar warung daftar itu sudah cukup. Jadi tahap pertama bukan menambah, tapi mengerti yang sudah ada, supaya kamu tidak membuat akun kedua untuk hal yang sudah punya tempatnya.

  1. Langkah 1Buka Keuangan, lalu Bagan Akun

    Tiap baris adalah satu akun: tempat uang atau nilai dikumpulkan. Kolomnya Kode Akun, Nama Akun, Tipe Akun, Saldo Normal, dan Saldo Terakhir. Saldo Terakhir dihitung sampai hari ini, bukan sampai akhir bulan.

    1. Menu Keuangan, Bagan Akun
    2. Kolom Kode Akun dan Nama Akun
    3. Kolom Tipe Akun dan Saldo Normal
    4. Tombol Tambah Akun

  2. Langkah 2Hafalkan lima tipenya dari angka depannya

    Tipe akunnya ada lima dan namanya sudah memuat nomornya: 1-Aset untuk yang kamu punya, 2-Kewajiban untuk yang kamu utang, 3-Ekuitas untuk modal, 4-Pendapatan untuk uang masuk dari jualan, 5-Beban untuk uang keluar. Bagan akun bawaan memakai angka itu sebagai awalan kodenya, jadi akun berkode awalan 5 biasanya beban. Tapi kode akun bebas kamu tulis sendiri, jadi yang menentukan tetap Tipe Akun, bukan angka di kodenya.

    1. 1-Aset
    2. 2-Kewajiban
    3. 3-Ekuitas
    4. 4-Pendapatan
    5. 5-Beban

  3. Langkah 3Akun induk tidak dipakai mencatat, dia cuma menjumlah

    Akun yang punya sub-akun saldonya adalah jumlah sub-akunnya, jadi jangan menjurnal ke induknya. Contohnya kalau Kas punya dua anak, Kas Outlet Pusat dan Kas Outlet Cabang, yang dipakai di jurnal selalu anaknya, dan Kas memperlihatkan totalnya.

    1. Akun induk
    2. Sub-akun di bawahnya
    3. Saldo induk sama dengan jumlah anaknya
Tahap 2 dari 3

Tambah akun yang memang belum ada

Alasan paling sering menambah akun: rekening bank baru, dompet digital, atau satu jenis biaya yang ingin kamu lihat sendiri di laporan laba rugi. Urutan mengisinya penting, karena pilihan pertama menentukan pilihan sesudahnya.

  1. Langkah 4Tekan Tambah Akun, mulai dari Tipe Akun

    Tipe Akun diisi paling awal karena dia yang menentukan akun ini muncul di neraca atau di laba rugi. Aset, Kewajiban, dan Ekuitas masuk neraca. Pendapatan dan Beban masuk laba rugi. Salah di sini bukan salah tampilan, tapi salah laporan.

    1. Tombol Tambah Akun
    2. Pilih tipe akun

  2. Langkah 5Pilih Induk Akun kalau akun ini bagian dari yang sudah ada

    Rekening bank kedua lebih enak dibaca sebagai sub-akun dari induk kas atau bank yang sudah ada. Satu syaratnya: jenis sub-akun harus sama dengan induknya. Beban di bawah induk aset ditolak, karena saldo induk menjumlahkan anaknya dan dua jenis itu tidak bisa dijumlahkan.

    1. Induk Akun, boleh dikosongkan
    2. Jenis sub-akun harus sama dengan induknya

  3. Langkah 6Isi Kode Akun, Nama Akun, dan Saldo Normal

    Kode Akun bebas, tapi ikuti pola yang sudah dipakai akun sejenis supaya daftarnya tetap urut. Kalau kamu memilih induk, kode yang kamu isi akan ditempel di belakang kode induknya dengan titik, jadi isi bagian belakangnya saja. Saldo Normal sudah terisi sendiri mengikuti tipenya: debit untuk aset dan beban, kredit untuk kewajiban, ekuitas, dan pendapatan.

    1. Kode Akun
    2. Nama Akun
    3. Saldo Normal: Debit atau Kredit

  4. Langkah 7Isi Saldo Awal, dan nyalakan Akun Cash kalau isinya uang

    Saldo Awal adalah isi akun itu sebelum kamu memakai aplikasi ini, dalam rupiah bulat. Angkanya langsung dibuatkan jurnal saldo awal, jadi neracanya tidak timpang. Saklar Akun Cash menandai akun yang isinya uang betulan: hanya akun bertanda itu yang bisa dipilih di Transaksi Kas dan jadi akun kas di template pengeluaran.

    1. Saldo Awal, rupiah bulat
    2. Saklar Akun Cash
    3. Tombol Simpan
Tahap 3 dari 3

Rapikan akun yang sudah salah tempat

Bagian ini yang biasanya dicari orang: akunnya sudah dipakai berbulan-bulan, baru ketahuan salah. Aplikasinya tidak mengizinkan jalan pintas di sini, dan alasannya masuk akal, tapi jalan panjangnya tetap ada.

  1. Langkah 8Pindahkan transaksinya ke akun yang benar

    Di baris akunnya ada tautan yang menyebut jumlah transaksinya. Dari sana pilih Akun Pengganti, dan seluruh baris jurnal yang menunjuk akun lama dipindahkan ke akun baru. Saldo kedua akun berubah mengikutinya, dan jurnalnya tetap seimbang karena yang pindah barisnya, bukan nominalnya.

    1. Jumlah transaksi di baris akun
    2. Pilih akun tujuan
    3. Tombol pindahkan

  2. Langkah 9Hapus hanya bisa untuk akun yang benar-benar kosong

    Tiga hal menahan penghapusan, dan pesannya menyebut yang mana: akunnya masih punya transaksi, masih punya sub-akun, atau saldonya belum nol. Beresi dulu yang disebut, baru akunnya bisa dihapus. Akun yang dihapus hilang dari Bagan Akun tapi tidak dari jurnal lama, dan itu sebabnya syaratnya ketat.

    1. Menu Hapus di baris akun
    2. Pesan yang menyebut sebab penolakan

  3. Langkah 10Kalau saldonya beda dengan jurnalnya, jalankan Recalculate

    Aplikasinya menyimpan saldo tiap akun sekalian menghitungnya dari jurnal. Kalau keduanya beda, baris akunnya diberi tanda beserta selisihnya. Perbaikannya di Keuangan, Recalculate: saldonya disusun ulang dari jurnal. Selama hitung ulang berjalan, menambah, mengubah, dan menghapus akun ditahan, supaya angkanya tidak berubah di tengah hitungan.

    1. Tanda selisih saldo
    2. Tautan Buka Recalculate
    3. Tombol yang mati selama hitung ulang

Pertanyaan yang sering muncul

Saya tidak mengerti akuntansi. Apa saya wajib menyusun bagan akun ini?

Tidak. Akunnya sudah terisi waktu tokomu dibuat, dan penjualan serta pengeluaran dari kasir sudah tahu akun tujuannya. Kamu baru perlu masuk ke halaman ini kalau ada rekening atau jenis biaya baru yang ingin kamu lihat terpisah di laporan.

Kode akun saya mau empat angka saja, boleh?

Boleh. Kode akun berupa teks dan panjangnya bebas sampai 40 karakter, jadi 1111 maupun 1-1001 keduanya sah. Yang penting kamu memakai satu pola untuk semua akun, karena daftarnya diurutkan menurut kode, dan pola yang campur membuat akun sejenis terpisah jauh di daftar.

Kenapa kode sub-akun saya jadi panjang sendiri?

Karena kode induknya ditempel di depan dengan titik. Kalau induknya 1-1001 dan kamu mengisi 02, kode akhirnya 1-1001.02. Jadi di kotak Kode Akun isi bagian belakangnya saja, bukan kode lengkapnya, kalau tidak kode induknya akan muncul dua kali.

Apa gunanya saklar Akun Cash?

Menandai akun yang isinya uang betulan: laci kasir, rekening bank, dompet digital. Hanya akun bertanda itu yang muncul sebagai pilihan Akun Cash di Transaksi Kas, dan hanya akun seperti itu yang masuk akal jadi akun kredit di template pengeluaran. Akun piutang atau persediaan tidak termasuk, walaupun keduanya aset.

Saldo Normal itu apa, dan kapan saya perlu mengubahnya?

Saldo Normal adalah sisi yang membuat akun itu bertambah. Aset dan beban bertambah di debit, kewajiban, ekuitas, dan pendapatan bertambah di kredit. Nilainya terisi sendiri dari tipe akun, dan hampir selalu tidak perlu diubah. Yang perlu diubah cuma akun pengurang, misalnya akun Diskon Penjualan yang bertipe pendapatan tapi justru mengurangi pendapatan.

Saya salah pilih tipe akun, padahal sudah ada transaksinya.

Tipenya memang tidak bisa diubah lagi, dan pesan penolakannya menyebut jalan keluarnya: buat akun baru dengan tipe yang benar, pindahkan transaksinya lewat menu Pindahkan Transaksi, lalu hapus akun yang lama. Hasilnya sama dengan mengubah tipe, bedanya laporan lama tidak berubah diam-diam.

Tombol Tambah Akun saya mati dan ada tautan ke Recalculate.

Berarti hitung ulang akuntansi sedang berjalan. Selama itu, perubahan bagan akun, jurnal, dan transaksi kas ditahan, karena hitung ulang membaca jurnal dari awal dan data yang berubah di tengah jalan akan menghasilkan saldo yang salah. Tunggu sampai selesai di halaman Recalculate, lalu coba lagi.

Saldo akun di halaman ini beda dengan jumlah jurnalnya. Mana yang benar?

Jurnalnya yang benar. Saldo yang tersimpan hanya ringkasan supaya halamannya cepat dibuka, dan ringkasan itu bisa tertinggal. Baris yang selisih diberi tanda beserta angka selisihnya, dan hitung ulang di Keuangan, Recalculate menyusun saldonya kembali dari jurnal.

Mulai dengan membaca, bukan menambah

Buat akun gratis tujuh hari, lalu buka Bagan Akun dan baca daftar yang sudah terisi. Biasanya yang kamu butuhkan sudah ada di sana, dan itu jawaban yang paling cepat.

Buat akun Lihat harga