Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Papan pesanan toko online: batasi siapa boleh menggeser, lalu baca jejaknya

Pesanan toko online yang sudah dibayar masuk ke papan bergaya kanban dan bergerak dari Baru sampai Diterima. Yang menggesernya bukan satu orang: dapur, kurir, dan kasir memakai papan yang sama. Finensia POS tidak memaksa urutan maju saja, tapi menyediakan dua hal yang membuatnya tetap rapi, yaitu batasan kolom per peran dan jejak tiap perpindahan.

Untuk pemilik toko yang pesanan onlinenya sudah dikerjakan lebih dari satu orang. Contohnya memakai data karangan: Toko Kue Sari Rasa dengan satu dapur dan satu kurir.

Tiga tahapnya

  1. Tentukan dulu siapa boleh menggeser kartu ke kolom mana 3 langkah
  2. Buka papannya di luar layar kasir 3 langkah
  3. Baca jejak satu pesanan: siapa, jam berapa, dari mana ke mana 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Tentukan dulu siapa boleh menggeser kartu ke kolom mana

Papan pesanan dipakai beberapa orang sekaligus: dapur menyiapkan, kurir mengantar, kasir mengawasi. Bawaannya semua orang yang boleh membuka papan juga boleh menggeser kartu ke kolom mana pun, dan untuk toko kecil itu memang yang paling praktis. Begitu orangnya bertambah, kamu bisa mempersempitnya per peran.

  1. Langkah 1Buka Karyawan, Roles, lalu cari kelompok Toko Online

    Di kelompok itu ada izin Papan Pesanan (lihat dan pindahkan). Itu izin dasarnya: tanpa dia, menu Papan Pesanan tidak muncul dan kartunya tidak bisa digeser. Izin Pengaturan Toko Online di bawahnya urusan lain, yaitu menyalakan toko dan tarif ongkir, jadi dapur tidak perlu diberi yang itu.

    1. Kelompok Toko Online
    2. Papan Pesanan (lihat dan pindahkan)
    3. Pengaturan Toko Online

  2. Langkah 2Centang Batasi kalau peran itu hanya boleh satu kolom

    Di bawahnya ada lima baris bernama Batasi: hanya ke kolom Baru, Proses, Siap Kirim, Dikirim, dan Diterima. Namanya memang Batasi, dan itu bukan basa-basi: selama kelimanya kosong, peran itu boleh menggeser ke semua kolom. Begitu kamu mencentang satu, peran itu langsung menyempit jadi cuma kolom itu. Untuk kurir biasanya dua yang dicentang, Dikirim dan Diterima.

    1. Batasi: hanya ke kolom Baru
    2. Batasi: hanya ke kolom Siap Kirim
    3. Batasi: hanya ke kolom Dikirim
    4. Batasi: hanya ke kolom Diterima

  3. Langkah 3Lihat hasilnya di papan: kolom yang tidak boleh dituju ditandai terkunci

    Masuk dengan akun karyawan yang perannya tadi kamu batasi, lalu buka papannya. Kepala kolom yang tidak boleh dia tuju diberi tulisan terkunci di sebelah namanya, jadi dia tahu sebelum menggeser, bukan sesudah ditolak. Kartu yang tetap digeser ke situ kembali ke tempatnya dan muncul pesan tidak punya izin.

    1. Kepala kolom bertanda terkunci
    2. Kolom yang masih boleh dituju
Tahap 2 dari 3

Buka papannya di luar layar kasir

Papan yang sama muncul di dua tempat: di dalam dialog pada layar kasir, dan sebagai halaman tersendiri. Halaman tersendiri itu yang dipakai dapur dan kurir, karena mereka tidak membuka kasir sama sekali dan sebagian memang tidak punya modul Kasir.

  1. Langkah 4Buka menu Pelanggan, Toko Online, lalu Papan Pesanan

    Kolomnya lima, dari kiri ke kanan: Baru, Proses, Siap Kirim, Dikirim, dan Diterima. Angka di kepala tiap kolom jumlah kartu di dalamnya. Nama outlet yang sedang dilayani tertulis di sebelah judul halaman, karena papan ini isinya pesanan satu outlet, bukan gabungan semuanya.

    1. Nama outlet
    2. Tombol Segarkan
    3. Kolom Baru sampai Diterima
    4. Angka jumlah kartu

  2. Langkah 5Baca kartunya, lalu geser ke kolom berikutnya

    Satu kartu memuat kode pesanan, nama dan nomor WhatsApp pembeli, daftar barang beserta jumlahnya, total rupiah, dan jam pesanan masuk. Catatan dari pembeli tampil di kotak kuning kalau ada. Di baris paling bawah ada nama orang yang terakhir memindahkan kartu itu. Tahan lalu geser kartunya ke kolom berikutnya; ketuk sekali untuk membuka detail notanya.

    1. Kode pesanan
    2. Nama dan nomor pembeli
    3. Daftar barang
    4. Catatan pembeli
    5. Total dan jam masuk

  3. Langkah 6Kolom Diterima hanya memuat hari ini, sisanya diambil 20 sekali tekan

    Kalau kolom Diterima ikut memuat semua pesanan lama, papannya jadi berat dan kolom itu tidak ada ujungnya. Karena itu isinya mulai dari hari ini saja, dan di bawahnya ada tombol Muat 20 lagi untuk menarik yang lebih tua, dua puluh sekali tekan, sampai tertulis tidak ada lagi.

    1. Kolom Diterima
    2. Tombol Muat 20 lagi
Tahap 3 dari 3

Baca jejak satu pesanan: siapa, jam berapa, dari mana ke mana

Karena semua orang boleh menggeser kartu, termasuk menariknya mundur, yang menjaga papan ini bukan larangan melainkan catatan. Tiap perpindahan tersimpan beserta nama orangnya, dan catatan itu tidak bisa dihapus dari papan.

  1. Langkah 7Ketuk ikon riwayat di sudut kartu

    Ikonnya berbentuk jam dengan panah, ada di kanan atas kartu, di sebelah kode pesanan. Mengetuknya mengganti papan dengan daftar jejak pesanan itu, urut dari yang paling awal. Tombol kembali ke papan ada di atas daftarnya.

    1. Ikon riwayat
    2. Kode pesanan

  2. Langkah 8Baris pertama selalu Masuk papan, dan pelakunya sistem

    Baris paling awal tertulis Masuk papan (Baru) dengan pelaku Sistem (pembayaran masuk). Itu bukan data yang hilang: pesanan masuk ke papan karena pembayarannya diterima, bukan karena ada orang yang memasukkannya. Baris sesudahnya menyebut perpindahannya sebagai Proses ke Siap Kirim, beserta nama orang dan jamnya. Baris yang dibuat kasir saat sesinya terbuka diberi keterangan saat sesi kasirnya terbuka.

    1. Masuk papan (Baru)
    2. Pelaku Sistem (pembayaran masuk)
    3. Perpindahan dari kolom ke kolom
    4. Nama pelaku dan jamnya

  3. Langkah 9Keterangan kuning berarti dua orang menggeser hampir bersamaan

    Kalau ada baris berketerangan asal berbeda dari yang terlihat di layar pemindah, berarti kartu itu sudah dipindahkan orang lain beberapa saat sebelumnya, dan layar orang kedua belum memperlihatkannya. Pindahannya tetap diterima, tapi jejaknya menyebut asal yang sebenarnya, bukan asal yang terlihat di layar orang kedua.

    1. Keterangan asal berbeda

Pertanyaan yang sering muncul

Kenapa kartunya boleh ditarik mundur ke kolom sebelumnya?

Karena salah klik itu wajar, dan satu outlet bisa punya beberapa orang yang bergantian menangani pesanan. Kalau urutannya dipaksa maju saja, satu kartu yang kelewat digeser cuma bisa dibetulkan dari database. Yang membuat papan ini tetap bisa dipertanggungjawabkan bukan larangan berpindah, melainkan jejak yang mencatat tiap perpindahan beserta nama dan jamnya.

Pesanan yang belum dibayar kenapa tidak ada di papan?

Memang tidak dimasukkan. Pesanan baru muncul di kolom Baru sesudah pembayarannya diterima, jadi dapur tidak pernah mengerjakan pesanan yang uangnya belum masuk. Sampai saat itu pesanannya hidup di sisi pembeli, dan stoknya sudah ditahan supaya tidak terjual dua kali.

Saya mencentang satu Batasi untuk sebuah peran, tiba-tiba kolom lain jadi terkunci semua. Rusak?

Tidak, itu memang cara kerjanya. Izin kolom gunanya membatasi, bukan menambah. Selama tidak ada satu pun yang dicentang, perannya boleh ke semua kolom; mencentang satu membuatnya cuma boleh ke kolom itu. Kalau kurirmu perlu Dikirim dan Diterima, centang dua-duanya, bukan salah satu.

Dapur saya tidak punya modul Kasir. Masih bisa buka papannya?

Bisa, dan halaman papan tersendiri itu dibuat justru untuk mereka. Yang dia butuhkan cuma izin Papan Pesanan, tanpa izin kasir apa pun. Papan di dalam dialog layar kasir isinya sama persis, jadi kasir dan dapur melihat keadaan yang sama tanpa saling menunggu.

Papan satu outlet atau semua outlet?

Satu outlet, yaitu outlet yang sedang kamu pilih, dan namanya tertulis di sebelah judul papan. Untuk melihat pesanan cabang lain, ganti outletnya dulu lewat pemilih outlet. Itu disengaja: pesanan yang diambil di cabang Pasar Besar tidak ada gunanya muncul di dapur cabang Ruko Timur.

Bisa menghapus satu baris jejak yang salah?

Tidak ada tombol untuk itu, dan tidak akan ada. Jejak yang bisa dirapikan tidak bisa dipakai menjawab apa pun. Kalau kartunya kamu geser ke kolom yang salah, geser lagi ke kolom yang benar: jejaknya akan memuat dua baris, dan dua baris itu memang yang sebenarnya terjadi.

Apa yang terjadi kalau kartunya saya ketuk, bukan digeser?

Ketukan membuka detail notanya: daftar barang, metode pembayaran, dan nomor notanya, sama dengan yang kamu lihat dari halaman Data penjualan. Geseran dan ketukan dibedakan, jadi menggeser kartu tidak ikut membuka detailnya di tengah jalan.

Mulai dengan satu kurir

Buat akun gratis tujuh hari, nyalakan toko onlinenya, lalu beri satu orang peran yang cuma boleh ke kolom Dikirim dan Diterima. Satu hari pemakaian sudah memperlihatkan apakah pembagian kolommu cocok dengan cara tokomu bekerja.

Buat akun Lihat harga