Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Jurnal otomatis: tentukan penjualanmu masuk ke akun mana

Laporan laba rugi dan neraca dibaca dari jurnal, dan jurnal penjualan tidak terbentuk sendiri sampai kamu memberi tahu satu hal: uang dari tiap metode pembayaran masuk ke akun mana, dan diakui sebagai pendapatan apa. Sebelum itu diisi, laporan keuanganmu akan kosong walaupun kasirnya sibuk sepanjang hari.

Untuk pemilik toko yang laporan penjualannya sudah benar tapi laporan keuangannya masih kosong. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun dengan dua cabang, pembayaran tunai, transfer, dan QRIS.

Tiga tahapnya

  1. Nyalakan jurnal otomatis untuk penjualan kasir 4 langkah
  2. Atur diskon, ongkir, dan pajak sebelum salah terbaca 3 langkah
  3. Bedakan per outlet, lalu simpan 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Nyalakan jurnal otomatis untuk penjualan kasir

Empat hal bisa menjurnal sendiri: penjualan kasir, penjualan toko online, pembelian produk, dan pembelian barang gudang. Semuanya mati sampai kamu menyalakannya, karena aplikasinya tidak mau menebak akun mana yang kamu maksud.

  1. Langkah 1Buka Keuangan, lalu Pengaturan

    Halamannya punya dua bagian: Otomatisasi Jurnal untuk penjualan dan pembelian, dan Transfer Dana untuk perpindahan stok antar outlet dan gudang. Yang paling berpengaruh ada di bagian pertama, dan yang paling sering dipakai di dalamnya adalah Penjualan Kasir.

    1. Menu Keuangan, Pengaturan
    2. Bagian Otomatisasi Jurnal
    3. Bagian Transfer Dana

  2. Langkah 2Kenali keempatnya sebelum menyalakan

    Penjualan Kasir membuat jurnal begitu transaksi kasir berhasil. Penjualan Toko Online membuatnya saat pesanan toko online dibayar. Pembelian Produk saat stok produk masuk, dan Pembelian Barang Gudang saat barang gudang masuk. Tiap bagian punya saklar Aktif sendiri, jadi kamu boleh menyalakan penjualan lebih dulu dan pembelian nanti.

    1. Penjualan Kasir
    2. Penjualan Toko Online
    3. Pembelian Produk
    4. Pembelian Barang Gudang

  3. Langkah 3Tentukan akun debit dan kredit per metode pembayaran

    Nyalakan saklar Penjualan Kasir, lalu isi pasangan akun untuk tiap metode pembayaran yang kamu pakai. Debitnya akun tempat uangnya masuk: kas outlet untuk tunai, rekening bank untuk transfer. Kreditnya akun pendapatan penjualanmu. Satu metode pembayaran bisa punya lebih dari satu pasangan kalau penjualannya memang perlu dipecah.

    1. Nama metode pembayaran
    2. Akun Debit
    3. Akun Kredit
    4. Tambah pasangan akun

  4. Langkah 4Isi semua metode, termasuk yang jarang dipakai

    Di atas daftar ada peringatan bahwa jurnal hanya dibuat kalau akun debit dan kredit terisi untuk masing-masing metode pembayaran. Yang sebenarnya terjadi lebih perlu kamu waspadai: metode yang pasangan akunnya dibiarkan kosong tetap berjurnal, memakai akun bawaan yang tidak muncul di halaman ini, yaitu kas utama dan penjualan produk. Jadi penjualan yang dibayar transfer bank bisa tercatat masuk ke kas, bukan ke rekening bankmu, dan selisihnya baru ketahuan waktu kamu mencocokkan saldo bank.

    1. Peringatan akun kosong
    2. Metode pembayaran yang belum terisi
    3. Akibatnya: jurnalnya jatuh ke akun bawaan
Tahap 2 dari 3

Atur diskon, ongkir, dan pajak sebelum salah terbaca

Tiga hal ini ikut di dalam satu nota tapi bukan pendapatan jualan. Kalau dibiarkan menyatu dengan penjualan, omzet di laporanmu akan terlihat lebih besar daripada yang benar-benar masuk kantongmu.

  1. Langkah 5Diskon Penjualan: pilih bruto atau neto

    Metode bruto menyala secara bawaan: penjualan dijurnal sebesar harga sebelum diskon, lalu diskonnya jadi entri terpisah ke akun pengurang pendapatan. Keuntungannya, diskon tetap terbaca walau menutup seluruh nota. Kalau dimatikan, yang dijurnal nilai bersihnya dan diskonnya tidak terlihat sama sekali di laporan.

    1. Saklar metode bruto
    2. Akun Diskon Penjualan
    3. Keterangan akun bawaan

  2. Langkah 6Ongkir: pisahkan hanya kalau kamu tahu akunnya mana

    Kotak akun ongkir boleh dikosongkan, dan kalau dikosongkan ongkirnya ikut masuk Penjualan seperti biasa. Kalau kamu isi, pilihan akunnya bergantung pada siapa yang mengantar: akun pendapatan kalau kamu mengantar sendiri atau mengambil selisih ongkirnya, akun kewajiban kalau ongkirnya cuma kamu teruskan ke kurir. Yang kedua itu bukan uangmu, jadi memasukkannya ke pendapatan membuat labamu terlihat lebih besar.

    1. Akun Ongkir, boleh dikosongkan
    2. Petunjuk akun pendapatan atau kewajiban

  3. Langkah 7Pajak Penjualan: pisahkan supaya pendapatanmu tidak kelebihan

    Bagian ini cuma berlaku kalau pajak sudah kamu nyalakan di Pengaturan Kasir. Dengan saklarnya aktif, pajak yang kamu tagihkan ke pelanggan dicatat sebagai utang ke kantor pajak lewat entri terpisah, dan Penjualan dikredit tanpa pajak. Kalau dimatikan, penjualan dijurnal sebesar total termasuk pajaknya, dan pendapatanmu kelebihan sebesar pajak itu sampai kamu membuat jurnal pemisahnya sendiri.

    1. Saklar pisahkan pajak
    2. Akun Pajak Penjualan, pilih akun kewajiban
Tahap 3 dari 3

Bedakan per outlet, lalu simpan

Toko dengan dua cabang biasanya punya laci dan rekening yang berbeda per cabang. Pengaturan ini bisa dibuat beda per outlet, tapi hanya kalau kamu memang membutuhkannya, karena yang dibedakan harus diisi ulang semuanya.

  1. Langkah 8Nyalakan Per Outlet kalau akun kasnya berbeda

    Dengan Per Outlet mati, satu pengaturan dipakai semua cabang. Dengan menyalakannya, tiap outlet punya pasangan akunnya sendiri, misalnya tunai di Cabang Pusat masuk ke Kas Pusat dan tunai di Cabang Kedua masuk ke Kas Cabang Kedua. Kalau kas kedua cabangmu memang satu akun, biarkan mati.

    1. Saklar Per Outlet
    2. Daftar outlet

  2. Langkah 9Pakai Salin dari Global supaya tidak mengisi dari nol

    Di tiap outlet ada tombol Salin dari Global yang menarik seluruh pengaturan global ke outlet itu. Pakai itu dulu, lalu ubah satu dua akun yang memang berbeda. Mengisi tiap outlet dari kosong adalah cara tercepat melupakan satu metode pembayaran, dan metode yang terlupakan berarti penjualannya tidak berjurnal.

    1. Tombol Salin dari Global
    2. Akun yang perlu diubah setelah disalin

  3. Langkah 10Simpan, dan periksa satu transaksi sungguhan

    Selama ada perubahan yang belum tersimpan, halamannya memberi tanda. Simpannya lewat dialog konfirmasi, karena pengaturan ini menentukan bentuk seluruh jurnal sesudahnya. Setelah tersimpan, lakukan satu transaksi kecil di kasir, lalu buka Keuangan, Jurnal Umum. Kalau jurnalnya muncul dengan akun yang kamu maksud, pengaturannya benar.

    1. Tanda belum disimpan
    2. Dialog Konfirmasi Simpan Pengaturan
    3. Periksa hasilnya di Jurnal Umum

Pertanyaan yang sering muncul

Penjualan saya tidak muncul di jurnal padahal saklarnya sudah menyala.

Periksa dua hal. Pertama, kalau Per Outlet menyala, yang berlaku pengaturan outlet nota itu dan bukan yang global, jadi periksa di sana. Kedua, cari lagi di Jurnal Umum dengan filter tanggal yang benar: jurnalnya mungkin ada tapi di akun yang tidak kamu duga, karena metode pembayaran tanpa pasangan akun memakai akun bawaan kas utama dan penjualan produk.

Jurnalnya ada, tapi uang transfer bank saya tercatat masuk ke kas.

Itu akun bawaan yang dipakai selama metode pembayaran itu belum punya pasangan akunnya sendiri. Isi pasangan akun untuk metode transfer dengan debit ke rekening bankmu, lalu simpan, dan jurnal sesudahnya sudah benar. Untuk yang sudah tercatat salah, pindahkan transaksinya dari akun kas ke akun bank lewat Pindahkan Transaksi di Bagan Akun, karena yang salah akunnya dan bukan nominalnya.

Apa bedanya diskon metode bruto dan neto?

Bruto mencatat penjualan sebesar harga normal, lalu diskonnya jadi baris tersendiri ke akun pengurang pendapatan. Neto langsung mencatat nilai setelah diskon. Bruto membuat kamu bisa melihat berapa yang kamu berikan sebagai diskon bulan itu, dan diskon yang menutup seluruh nota tetap terbaca. Neto lebih ringkas tapi angka diskonnya tidak ada di mana pun.

Saya harus pilih akun apa untuk ongkir?

Tergantung siapa yang mengantar. Kalau kamu atau karyawanmu yang mengantar, atau kamu menagih ongkir lebih besar daripada yang kamu bayarkan, itu pendapatan. Kalau ongkirnya kamu terima lalu kamu serahkan utuh ke kurir, itu bukan pendapatan tapi titipan, jadi akunnya akun kewajiban. Kosongkan kotaknya kalau kamu belum yakin: ongkirnya akan ikut ke Penjualan seperti sebelumnya.

Kalau saya nyalakan hari ini, penjualan bulan lalu ikut terjurnal?

Tidak. Jurnal otomatis bekerja pada transaksi yang terjadi sesudahnya. Untuk periode yang sudah lewat, buat jurnal sendiri di Jurnal Umum, satu jurnal untuk satu periode berisi total penjualan dan total penerimaannya, bukan satu jurnal per nota.

Akun diskon dan akun pajaknya saya kosongkan. Apa jadinya?

Keduanya memakai akun bawaan yang dibuat aplikasi sendiri saat pertama dibutuhkan, dan itu pilihan yang aman kalau kamu tidak punya alasan khusus. Isi kotaknya hanya kalau kamu sudah punya akun sendiri yang mau dipakai, misalnya karena bagan akunmu mengikuti format dari akuntanmu.

Kenapa pengaturan pajak di sini tidak berpengaruh sama sekali?

Karena pajaknya sendiri belum dinyalakan. Bagian ini hanya mengatur bagaimana pajak dijurnal, bukan apakah pajaknya ditagihkan. Yang menyalakan penagihan pajak ada di Pengaturan Kasir, dan secara bawaan pajaknya mati.

Saya salah pilih akun dan sudah ada beberapa hari jurnal yang terbentuk.

Perbaiki pengaturannya supaya jurnal berikutnya benar, lalu rapikan yang sudah terbentuk dengan salah satu dari dua cara: void jurnal yang salah dari Jurnal Umum lalu tulis penggantinya, atau pindahkan seluruh transaksi akun itu ke akun yang benar lewat Pindahkan Transaksi di Bagan Akun. Cara kedua lebih cepat kalau yang salah akunnya, bukan nominalnya.

Saya tidak mau memakai pembukuan sama sekali. Boleh saya biarkan semuanya mati?

Boleh, dan itu keadaan bawaannya. Kasir, stok, dan laporan penjualan tetap jalan penuh tanpa satu pun otomatisasi ini menyala. Yang tidak akan terisi hanya laporan keuangannya: laba rugi dan neraca akan kosong atau timpang, karena keduanya dibaca dari jurnal.

Isi satu metode pembayaran dulu

Buat akun gratis tujuh hari, lalu isi pasangan akun untuk tunai saja. Jual satu gelas di kasir dan buka Jurnal Umum. Begitu jurnal pertamamu muncul sendiri, sisa metodenya cuma mengulangi hal yang sama.

Buat akun Lihat harga