Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Sapa pelanggan yang lama tidak datang lewat WhatsApp

Pelanggan yang berhenti datang hampir tidak pernah disapa. Tidak ada yang tahu mereka hilang sampai angkanya terlihat di dashboard, dan biasanya saat itu sudah terlambat. Halaman ini menerangkan cara menyalakan sapaan WhatsApp otomatis untuk pelanggan yang lama tidak berbelanja, dan satu hal yang paling sering membuat fitur ini terlihat menyala tapi tidak pernah mengirim apa pun.

Untuk pemilik yang sudah mencatat pelanggannya beserta nomor telepon. Contohnya memakai data karangan.

Tiga tahapnya

  1. Buka pengaturannya dan pilih jenis sapaannya 2 langkah
  2. Isi hari dan pesan tiap tingkat 3 langkah
  3. Setelah itu ia jalan sendiri 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Buka pengaturannya dan pilih jenis sapaannya

Ada dua jenis sapaan otomatis, dan keduanya menyasar orang yang berbeda. Yang pertama untuk pelanggan yang sudah mendaftar tapi belum pernah berbelanja. Yang kedua untuk pelanggan yang dulu berbelanja lalu berhenti datang.

  1. Langkah 1Masuk ke Pengaturan, Pengaturan Pelanggan, lalu tab Notifikasi

    Halaman itu punya dua tab. Tab Form mengatur kolom apa saja yang wajib diisi saat mencatat pelanggan, dan tab Notifikasi berisi sapaan otomatisnya. Kalau kamu dulu mencarinya dari halaman Pelanggan, pengaturannya memang pernah hanya bisa dicapai lewat tombol gerigi tanpa label di situ, dan praktis tidak ada yang menemukannya.

    1. Tab Form
    2. Tab Notifikasi

  2. Langkah 2Kenali dua kotaknya sebelum menyalakan

    Kotak Follow Up Setelah Pendaftaran mengirim satu pesan ke pelanggan baru yang belum bertransaksi, dengan jarak hari yang kamu tentukan sendiri di kolom Kirim follow up jika belum transaksi dalam (hari). Kotak Follow Up Berdasarkan Transaksi Terakhir punya tiga tingkat, untuk pelanggan yang makin lama tidak kembali.

    1. Follow Up Setelah Pendaftaran
    2. Follow Up Berdasarkan Transaksi Terakhir
Tahap 2 dari 3

Isi hari dan pesan tiap tingkat

Tiga tingkat itu bawaannya 30, 60, dan 90 hari sejak transaksi terakhir, dan ketiganya bisa dinyalakan sendiri-sendiri. Hari dan isi pesannya kamu yang menentukan.

  1. Langkah 3Nyalakan tingkatnya, lalu isi harinya

    Nyalakan saklar Aktifkan follow up berdasarkan transaksi, lalu ketiga tingkatnya muncul, masing-masing dengan saklarnya sendiri. Kolom Hari setelah transaksi terakhir yang menentukan kapan pesannya dikirim. Angka bawaannya 30 untuk tingkat satu, 60 untuk tingkat dua, dan 90 untuk tingkat tiga.

    1. Saklar aktifkan follow up berdasarkan transaksi
    2. Saklar per tingkat
    3. Hari setelah transaksi terakhir

  2. Langkah 4Tulis pesannya, pakai tombol penyisip nama

    Di atas kolom pesan ada tombol Nama Customer dan Nama Merchant. Keduanya menyisipkan penanda yang nanti diganti nama pelanggan dan nama tokomu saat pesannya dikirim. Tulis seperti kamu benar-benar menyapa orang di WhatsApp, bukan seperti pengumuman: pesan yang terasa surat edaran biasanya tidak dibalas.

    1. Tombol Nama Customer
    2. Tombol Nama Merchant
    3. Kolom template pesan

  3. Langkah 5Tekan Simpan, dan perhatikan kalau ditolak

    Tingkat yang aktif tapi pesannya kosong ditolak saat disimpan. Alasannya bukan kerewelan: tingkat yang aktif dengan pesan kosong tidak mengirim apa pun, tapi dari layar ia terlihat menyala, jadi kamu akan menunggu hasil dari sesuatu yang tidak pernah berjalan.

    1. Tombol Simpan
    2. Tombol Reset
Tahap 3 dari 3

Setelah itu ia jalan sendiri

Tidak ada tombol kirim. Aplikasi memeriksa pelangganmu setiap hari dan mengirim pesannya di jam yang tetap, menurut jam tokomu.

  1. Langkah 6Dikirim pukul sebelas, menurut jam outletmu

    Waktunya mengikuti zona waktu outlet, bukan jam server maupun jam perangkat yang kamu pakai. Toko di Makassar mengirim pada pukul sebelas waktu Makassar. Jam siang dipilih karena pesan jualan yang masuk tengah malam lebih sering membuat orang kesal daripada datang.

    1. Nama pelanggan dari penanda
    2. Nama toko dari penanda

  2. Langkah 7Pelanggan tanpa nomor telepon dilewati

    Nomornya dirapikan dulu ke bentuk yang dipakai WhatsApp, jadi 0812, 62812, dan +62 812 sama-sama terkirim. Pelanggan yang datanya tidak punya nomor telepon dilewati tanpa dianggap gagal. Kalau kamu ingin sapaan ini menjangkau lebih banyak orang, yang perlu dibenahi kelengkapan nomor di data pelangganmu, bukan pengaturan di halaman ini.

    1. Kolom nomor telepon pelanggan

  3. Langkah 8Tiap pelanggan disapa sekali per tingkat

    Pelanggan yang sudah menerima pesan tingkat satu tidak akan menerimanya lagi besok dan seterusnya, walaupun ia tetap tidak berbelanja. Dia baru mendengar kabar lagi saat jaraknya mencapai tingkat dua. Tanpa aturan ini, satu pelanggan yang hilang akan menerima pesan yang sama tiap hari selama berbulan-bulan.

    1. Tanda pelanggan sudah disapa di tingkat ini

Pertanyaan yang sering muncul

Saya sudah menyalakan follow up, tapi tidak ada pesan yang pernah terkirim.

Periksa dua hal, berurutan. Pertama, ketiga template pesannya sudah terisi atau belum: tingkat yang pesannya kosong memang tidak mengirim apa pun, dan itu perilaku yang disengaja karena lebih baik diam daripada mengirim pesan kosong ke pelanggan. Kedua, nomor WhatsApp tokomu sedang tersambung atau tidak. Banyak merchant baru menemukan bahwa ketiga templatenya masih kosong sejak awal.

Pelanggan saya akan dikirimi pesan tiap hari selama dia tidak datang?

Tidak. Tiap pelanggan hanya menerima satu kali per tingkat. Sesudah pesan tingkat satu terkirim, dia tidak mendengar apa pun lagi sampai jaraknya mencapai hari tingkat dua.

Apa bedanya dua kotak follow up itu?

Follow Up Setelah Pendaftaran menyasar pelanggan yang sudah kamu catat tapi belum pernah bertransaksi sama sekali, dan isinya satu pesan saja. Follow Up Berdasarkan Transaksi Terakhir menyasar pelanggan yang pernah berbelanja lalu berhenti, dan isinya tiga tingkat yang jaraknya makin jauh.

Bisa saya ganti 30, 60, dan 90 harinya?

Bisa, tiap tingkat punya kolom harinya sendiri. Angka itu hanya nilai bawaan. Yang masuk akal berbeda per jenis usaha: kafe yang biasa dikunjungi tiap minggu tidak perlu menunggu 30 hari untuk tahu pelanggannya hilang, sedangkan toko bangunan 90 hari pun masih wajar.

Pesannya terkirim dari nomor siapa?

Dari nomor WhatsApp toko yang kamu tautkan di aplikasi, jadi pelanggan melihat nama dan nomor tokomu, bukan nomor asing. Penanda nama toko di template diganti dengan nama merchantmu saat pesannya dikirim.

Ada daftar siapa saja yang sudah dikirimi?

Belum ada halaman yang menampilkannya. Pengirimannya dicatat di log sistem, dan tiap pelanggan ditandai per tingkat supaya tidak dikirimi dua kali, tapi penandanya tidak diperlihatkan di layar.

Kalau pelanggan membalas pesannya, saya tahu dari mana?

Balasannya masuk ke WhatsApp nomor tokomu seperti pesan biasa, jadi dibaca dan dijawab dari aplikasi WhatsApp itu sendiri. Aplikasi ini mengirim, bukan menyediakan ruang obrolan.

Apakah pelanggan bisa minta berhenti disapa?

Belum ada tombol berhenti otomatis. Yang bisa kamu lakukan hari ini: kosongkan nomor teleponnya di data pelanggan, karena pelanggan tanpa nomor dilewati. Kalau pelangganmu memintanya, sebaiknya kamu benar-benar melakukannya, dan itu alasan tambahan untuk tidak menyalakan ketiga tingkat sekaligus sebelum kamu yakin isi pesannya pantas dibaca.

Tulis sekali, kirimnya jalan tiap hari

Buat akun gratis tujuh hari, isi ketiga template pesannya dengan kalimatmu sendiri, lalu biarkan ia menyapa pelanggan yang hilang tanpa kamu harus mengingatnya.

Buat akun Lihat harga