Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Catat pelanggan, jadikan member, lihat riwayat belanjanya

Kasir yang tidak mencatat pelanggan tetap menghasilkan omzet yang benar, tapi tidak bisa menjawab satu pertanyaan: siapa yang biasanya belanja di sini dan sudah lama tidak kelihatan. Mencatat pelanggan adalah syarat untuk pertanyaan itu, dan untuk diskon yang hanya berlaku bagi member.

Untuk pemilik dan kasir. Contohnya memakai data karangan: pelanggan bernama Dewi Anggraini di Kedai Kopi Rimbun, dengan membership satu tahun.

Tiga tahapnya

  1. Tentukan dulu kolom mana yang wajib 2 langkah
  2. Daftarkan pelanggannya 3 langkah
  3. Jadikan member, lalu baca riwayatnya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Tentukan dulu kolom mana yang wajib

Mendaftarkan pelanggan terjadi di depan kasir, dengan pembeli berikutnya sudah menunggu. Jadi yang kamu putuskan sekarang bukan kolom mana yang berguna, tapi kolom mana yang pantas menahan antrean.

  1. Langkah 1Buka Pengaturan, lalu Pengaturan Pelanggan

    Halaman ini punya dua tab. Tab Form mengatur kolom mana yang wajib diisi waktu mendaftarkan pelanggan, dan tab Notifikasi mengatur pesan WhatsApp yang dikirim otomatis ke pelanggan yang lama tidak datang.

    1. Tab Form
    2. Tab Notifikasi

  2. Langkah 2Nyalakan hanya yang benar-benar kamu pakai

    Empat saklar di tab Form: Sapaan, Tanggal Lahir, wilayah sampai kelurahan, dan foto KTP. Nomor HP, nama depan, dan jenis kelamin selalu wajib dan tidak ada saklarnya. Tanggal lahir berguna kalau kamu memang mengirim ucapan ulang tahun; wilayah berguna kalau kamu mengirim barang. Kalau tidak, biarkan mati.

    1. Wajib mengisi Sapaan
    2. Wajib mengisi Tanggal Lahir
    3. Wajib mengisi Provinsi, Kota, Kecamatan, Kelurahan
    4. Wajib Upload Foto KTP, beserta kotak Link Upload KTP di bawahnya
Tahap 2 dari 3

Daftarkan pelanggannya

Ada dua jalan masuk, dan keduanya menyimpan ke tempat yang sama: dari menu Pelanggan sebelum atau sesudah jam sibuk, dan dari layar kasir saat pembelinya ada di depanmu.

  1. Langkah 3Dari menu: Pelanggan, lalu Data Pelanggan, lalu Tambah Customer

    Halaman Data Pelanggan memuat semua pelanggan yang pernah dicatat, dengan kotak pencarian, tombol Filter, dan tombol Download untuk mengunduh daftarnya.

    1. Tombol Tambah Customer
    2. Tombol Filter
    3. Tombol Download

  2. Langkah 4Isi nomor HP, nama, dan jenis kelamin

    Nomor HP minimal sepuluh angka dan hanya boleh berisi angka. Nomor pelanggan dibuat sendiri oleh aplikasi, jadi tidak ada kolomnya. Kolom lain yang kelihatan di form mengikuti saklar yang kamu atur di tahap pertama: yang kamu matikan tetap bisa diisi, hanya tidak menahan penyimpanan.

    1. No HP, wajib, minimal sepuluh angka
    2. Sapaan, dari Mas sampai Tante
    3. Jenis Kelamin, wajib
    4. Nama Depan wajib, nama tengah dan belakang opsional

  3. Langkah 5Dari kasir: tekan Pelanggan, lalu tab Daftar Baru

    Di layar kasir ada tombol Pelanggan. Jendelanya punya dua tab: Cari untuk pelanggan yang sudah ada, dan Daftar Baru untuk yang belum. Pencarian mulai bekerja setelah tiga karakter, dan bisa dengan nama atau nomor HP.

    1. Tab Cari
    2. Tab Daftar Baru
    3. Kotak Kata Kunci, minimal tiga karakter
Tahap 3 dari 3

Jadikan member, lalu baca riwayatnya

Membership di sini bukan poin dan bukan saldo. Ia satu penanda berjangka: aktif atau tidak, sampai tanggal tertentu. Gunanya baru terasa waktu kamu membuat diskon khusus member.

  1. Langkah 6Nyalakan Jadikan Member dan pilih durasinya

    Saklarnya ada di form pelanggan, di bawah data pribadi. Durasinya dua pilihan: 1 Tahun atau Tak Terbatas. Untuk pelanggan yang sudah pernah jadi member, saklarnya berganti nama jadi Perpanjang Member, dan tanggal kadaluarsanya yang sekarang ditampilkan di atasnya.

    1. Saklar Jadikan Member
    2. Durasi Membership
    3. Kode Referral, opsional

  2. Langkah 7Buka detail pelanggannya

    Dari daftar Data Pelanggan, buka salah satu pelanggan. Halamannya memuat Total Transaksi, Total Belanja, Rata-rata per Transaksi, dan Transaksi Terakhir, lalu Produk Favorit dan Riwayat Transaksi yang bisa dibuka satu per satu sampai ke daftar barangnya.

    1. Status Membership dan tanggal kadaluarsanya
    2. Total Transaksi dan Total Belanja
    3. Rata-rata per Transaksi dan Transaksi Terakhir
    4. Produk Favorit
    5. Riwayat Transaksi

  3. Langkah 8Pilih pelanggannya sebelum transaksi dibayar

    Di tab Cari, ketuk pelanggan yang ketemu untuk melihat detailnya beserta lima transaksi terakhir dan lima produk favoritnya, lalu tekan Pilih Pelanggan. Nama pelanggan menempel di nota itu, dan transaksinya ikut masuk ke riwayat belanjanya. Nota yang dibayar tanpa memilih pelanggan tidak bisa dihubungkan ke siapa pun sesudahnya.

    1. Hasil pencarian
    2. Statistik Pelanggan
    3. Tombol Pilih Pelanggan

Pertanyaan yang sering muncul

Menu Pelanggan tidak ada di aplikasi saya.

Menu itu bergantung pada modul Pelanggan yang aktif di outletmu, dan pada izin Lihat Pelanggan di role yang kamu pakai. Modul diatur di halaman Outlet saat membuat atau mengubah outlet; izinnya di Karyawan, lalu Roles. Saklar membership juga punya modulnya sendiri, jadi bagian Jadikan Member tidak muncul kalau modul itu mati.

Kasir saya kelewat tidak memilih pelanggan. Bisa ditempelkan setelah notanya dibayar?

Tidak. Pelanggan dipilih sebelum pembayaran selesai, dan sesudahnya nota itu tercatat tanpa pelanggan. Di dashboard pelanggan ada angka cakupan penjualan yang teridentifikasi, dan angka itu memang menunjukkan berapa bagian penjualanmu yang tidak diketahui pembelinya.

Apa yang didapat pelanggan dari jadi member?

Dari aplikasinya sendiri: status member yang aktif sampai tanggal tertentu, dan diskon yang kamu tandai Khusus VIP Member. Tidak ada poin, tidak ada saldo, dan tidak ada kartu. Kalau kamu menjanjikan lebih dari itu ke pelanggan, kamu sendiri yang mengurusnya di luar aplikasi.

Durasinya kenapa cuma 1 Tahun dan Tak Terbatas?

Karena dua itu yang dipakai: keanggotaan tahunan yang diperpanjang, dan keanggotaan yang tidak kadaluarsa untuk pelanggan lama. Kalau kamu memerlukan jangka lain, pilih 1 Tahun lalu perpanjang atau cabut waktu kamu mau.

Membershipnya habis. Pelanggannya ikut hilang?

Tidak. Data pelanggan dan seluruh riwayat belanjanya tetap ada, yang berakhir cuma status membernya, jadi diskon khusus member berhenti berlaku untuknya. Nyalakan Perpanjang Member di form pelanggan untuk menghidupkannya lagi.

Follow up WhatsApp-nya tidak terkirim, padahal sudah saya nyalakan.

Level yang aktif tapi kolom pesannya kosong tidak mengirim apa pun. Itu disengaja, dan validasinya menolak menyimpan level aktif tanpa pesan. Periksa juga nomor HP pelanggannya: yang tidak punya nomor dilewati. Pesannya dihitung menurut jam outlet, dan tiap pelanggan menerima satu kali per level.

Saya mau menghubungi pelanggan lewat WhatsApp sekarang, bukan menunggu follow up.

Di halaman detail pelanggan, nomor HP-nya punya tombol yang membuka WhatsApp dengan nomor itu. Yang terbuka WhatsApp di perangkatmu, jadi percakapannya ada di situ, bukan di aplikasi POS.

Data pelanggan saya pernah salah diubah. Ada catatan perubahannya?

Ada. Di halaman detail pelanggan ada tombol Lihat Riwayat Perubahan, dan jendela yang terbuka memuat nilai sebelum dan sesudah tiap perubahan. Itu tempat pertama yang dilihat kalau nomor HP seorang pelanggan tiba-tiba milik orang lain.

Coba catat pelanggan pertamamu

Buat akun untuk satu outlet, gratis tujuh hari. Data pelanggan, riwayat belanja, dan dashboard retensinya ikut di semua akun.

Buat akun Lihat harga