Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Jurnal umum: tulis sendiri yang tidak punya jalurnya, batalkan yang salah

Setoran modalmu sendiri ke laci, penyusutan kulkas, dan piutang pelanggan yang akhirnya kamu hapus tidak punya tombolnya di kasir. Tempatnya di jurnal umum, dan di situlah orang pertama kali bertemu kata debit dan kredit tanpa pernah memintanya.

Untuk pemilik toko yang sudah terbiasa dengan kasir dan laporan, lalu menemukan hal yang tidak bisa dicatat dari mana pun. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun yang menyetor modal tambahan dan menyusutkan mesin kopinya.

Tiga tahapnya

  1. Lihat dulu jurnal yang terbentuk sendiri 3 langkah
  2. Tulis satu jurnal yang seimbang 4 langkah
  3. Batalkan jurnal yang salah, tanpa menghapusnya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Lihat dulu jurnal yang terbentuk sendiri

Hampir semua jurnal di tokomu tidak kamu tulis. Penjualan kasir, pengeluaran, dan produk masuk membentuk jurnalnya masing-masing. Jadi sebelum menulis jurnal sendiri, pastikan yang kamu mau catat belum punya jalurnya, karena mencatatnya dua kali membuat laba tokomu terlihat salah.

  1. Langkah 1Buka Keuangan, lalu Jurnal Umum

    Tiap baris adalah satu jurnal: tanggal, nomor referensi, keterangan, outlet, dan nominalnya. Daftarnya bisa disaring menurut tanggal dan outlet. Jurnal yang sudah dibatalkan tetap ada di daftar dengan tanda Void, bukan hilang, dan jurnal pembaliknya diberi tanda Pembalik.

    1. Menu Keuangan, Jurnal Umum
    2. Kotak Cari Ref No
    3. Tanda Void dan Pembalik
    4. Tombol Buat Jurnal Baru

  2. Langkah 2Kenali mana yang otomatis dan mana yang tulisan orang

    Nomor referensinya menunjukkan asalnya. Penjualan kasir, pengeluaran, produk masuk, dan transfer stok masing-masing punya awalan sendiri, sedangkan jurnal yang kamu tulis sendiri diberi awalan JV. Kalau yang kamu cari ternyata sudah ada di daftar ini, jangan ditulis ulang.

    1. Awalan nomor referensi
    2. Kolom keterangan
    3. Kolom outlet

  3. Langkah 3Buka satu jurnal dan baca barisnya

    Satu jurnal berisi minimal dua baris: akun yang didebit dan akun yang dikredit, dengan total kedua sisi yang sama. Di rinciannya juga tertulis siapa yang mencatat dan kapan. Membaca satu jurnal penjualan dulu adalah cara tercepat mengerti bentuk yang nanti kamu tulis sendiri.

    1. Kolom Debit
    2. Kolom Kredit
    3. Kolom Jumlah
    4. Keterangan
Tahap 2 dari 3

Tulis satu jurnal yang seimbang

Aturan yang dijaga aplikasinya cuma satu: total debit harus sama dengan total kredit. Tombol simpannya tidak bisa ditekan selama belum seimbang, jadi kamu tidak akan menemukan jurnal timpang di laporan nanti.

  1. Langkah 4Tekan Buat Jurnal Baru, isi Informasi Jurnal

    Outlet dipilih kalau jurnalnya milik satu cabang, dan boleh dikosongkan untuk hal yang milik toko secara keseluruhan. Tanggal menentukan jurnal ini masuk laporan bulan yang mana, dan boleh ke belakang. No. Referensi sudah terisi dengan awalan JV, boleh kamu ganti dengan nomor notamu sendiri. Keterangan yang kamu tulis sekarang adalah satu-satunya yang menjelaskan jurnal ini enam bulan lagi.

    1. Outlet, boleh dikosongkan
    2. Tanggal
    3. No. Referensi
    4. Keterangan

  2. Langkah 5Isi Rincian Item Jurnal, satu sisi per baris

    Tiap baris berisi satu akun dan satu nominal: isi Debit atau Kredit, jangan dua-duanya. Baris yang diisi di dua sisi sekaligus ditolak dengan menyebut nomor barisnya, karena itu hampir selalu salah ketik. Barisnya bisa ditambah sebanyak yang kamu perlukan, tidak harus dua.

    1. Pilih akun per baris
    2. Kolom Debit
    3. Kolom Kredit
    4. Tambah baris

  3. Langkah 6Baca baris Total sebelum menyimpan

    Di bawah daftar baris ada Total untuk kedua sisi. Selama keduanya belum sama, di situ tertulis selisihnya dalam rupiah dan simpannya ditahan. Nominalnya rupiah bulat: pecahan tidak diterima, karena angka yang diperiksa harus sama persis dengan angka yang disimpan.

    1. Total debit
    2. Total kredit
    3. Peringatan selisih
    4. Tombol Simpan

  4. Langkah 7Pakai Template Jurnal untuk yang sering berulang

    Di halaman yang sama ada daftar Template Jurnal. Memilih satu template mengisi baris akunnya sekaligus, jadi kamu cuma mengisi nominal dan tanggal. Untuk hal yang kamu catat tiap bulan, misalnya penyusutan, membuat templatenya sekali lebih murah daripada memilih akun yang sama dua belas kali.

    1. Daftar Template Jurnal
    2. Pencarian template
    3. Baris yang terisi dari template
Tahap 3 dari 3

Batalkan jurnal yang salah, tanpa menghapusnya

Jurnal yang sudah tersimpan tidak bisa diubah dan tidak bisa dihapus. Yang ada namanya void: aplikasinya membuat jurnal pembalik dengan nominal yang sama di sisi yang berlawanan, sehingga pengaruhnya ke saldo hilang sementara jejak keduanya tetap ada.

  1. Langkah 8Cari jurnalnya di daftar, lalu pilih void

    Saring daftarnya menurut tanggal dan outlet, atau cari nomornya di kotak Cari Ref No, lalu pilih Void di kolom Aksi. Tindakan ini punya izinnya sendiri yang bisa kamu atur per peran, jadi kasir harian bisa dibiarkan tanpa akses ke sini. Karyawan yang tidak punya izin melihat seluruh data keuangan hanya bisa mem-void jurnal yang dia catat sendiri.

    1. Kotak Cari Ref No
    2. Filter Outlet dan Tanggal
    3. Tombol Void di kolom Aksi

  2. Langkah 9Tentukan tanggal void-nya

    Tanggalnya boleh kamu pilih, dengan dua batas: tidak boleh lebih awal dari tanggal jurnal aslinya, dan tidak boleh melewati hari ini menurut zona waktu outletnya. Pilih tanggal jurnal aslinya kalau kamu mau laporan bulan itu bersih seperti tidak pernah ada, atau tanggal hari ini kalau koreksinya memang terjadi hari ini.

    1. Dialog Void Jurnal
    2. Tanggal Void
    3. Batas tanggal jurnal asli dan hari ini

  3. Langkah 10Periksa jurnal pembalik yang terbentuk

    Di daftar muncul satu jurnal baru bernomor sama dengan akhiran VOID, berketerangan void beserta nomor jurnal asal dan nama orang yang membatalkannya. Jurnal aslinya sekarang bertanda Void, dan jurnal barunya bertanda Pembalik. Saldo akun yang terlibat sudah kembali, dan laporanmu ikut berubah tanpa kamu perlu menghitung apa pun.

    1. Nomor jurnal pembalik
    2. Keterangan void beserta nama pembatalnya
    3. Tanda Void di jurnal asal

Pertanyaan yang sering muncul

Kapan saya perlu menulis jurnal sendiri, dan kapan tidak?

Tidak perlu untuk hal yang sudah punya jalurnya: penjualan, pengeluaran toko, pembelian stok, dan pindah uang antar rekening. Perlu untuk setoran modal pemilik, penyusutan peralatan, piutang yang kamu putuskan tidak tertagih, dan koreksi kesalahan lama. Kalau ragu, cari dulu di daftar jurnal umum: kalau sudah ada barisnya, berarti sudah tercatat.

Tombol Simpan saya tidak bisa ditekan.

Berarti total debit dan total kreditnya belum sama, dan di baris Total tertulis berapa selisihnya. Sebab yang paling sering: satu baris nominalnya kurang satu angka nol, atau ada baris kosong yang akunnya sudah dipilih tapi nominalnya belum diisi. Jurnal juga butuh minimal dua baris berisi.

Saya salah ketik nominal, jurnalnya sudah tersimpan. Bisa diedit?

Tidak bisa diedit dan tidak bisa dihapus. Yang ada void, lalu kamu buat jurnal baru dengan nominal yang benar. Terasa berputar, tapi itu yang membuat pembukuanmu bisa dipercaya: tidak ada angka yang bisa diubah diam-diam setelah laporannya dibaca orang.

Apa bedanya void dengan menghapus?

Void menambah satu jurnal pembalik dan memberi tanda VOID pada jurnal asalnya. Keduanya tetap terlihat di daftar, dan pengaruhnya ke saldo saling meniadakan. Menghapus akan membuang barisnya dari riwayat, dan tidak ada menu untuk itu. Yang hilang dari riwayat tidak bisa diperiksa lagi, dan pembukuan yang tidak bisa diperiksa tidak ada gunanya.

Kenapa tanggal void saya ditolak padahal baru kemarin?

Dua batas berlaku: tidak boleh sebelum tanggal jurnal aslinya, dan tidak boleh sesudah hari ini menurut zona waktu outlet jurnal itu. Batas kedua yang sering mengejutkan: di WIB pukul 00.30, tanggal menurut jam dunia masih kemarin, jadi void bertanggal hari ini bisa terbaca sebagai masa depan.

Jurnal penjualan dari kasir boleh saya void?

Boleh, dan itu memang jalan memperbaiki pengeluaran kasir yang salah nominal. Tapi void hanya membalik jurnalnya, bukan membatalkan transaksinya: nota penjualannya tetap ada, stoknya tidak kembali, dan catatan sesi kasirnya tetap seperti semula. Untuk membatalkan penjualannya sendiri, pakai void nota di halaman penjualan.

Karyawan saya mem-void jurnal orang lain. Bisa dibatasi?

Sudah terbatas. Void punya izinnya sendiri yang bisa kamu matikan per peran. Dan karyawan yang izinnya hanya melihat data miliknya sendiri cuma bisa mem-void jurnal yang dia catat sendiri; jurnal orang lain tidak akan dia temukan.

Saya mau melihat satu akun saja beserta mutasinya, bukan semua jurnal.

Pakai Buku Besar di menu Keuangan. Di sana kamu memilih satu akun dan periodenya, lalu melihat tiap mutasi beserta saldo berjalannya. Jurnal Umum menyusun datanya menurut transaksi, Buku Besar menyusun data yang sama menurut akun.

Coba dulu dengan satu setoran modal

Buat akun gratis tujuh hari, lalu catat satu setoran modalmu sendiri sebagai jurnal: debit kas, kredit modal. Satu jurnal yang berhasil cukup untuk membuat sisanya terasa biasa.

Buat akun Lihat harga