Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Produk keluar: catat barang yang pecah, kedaluwarsa, dan terpakai sendiri

Dua botol kecap pecah waktu rak digeser, dan sekardus susu lewat tanggalnya. Barangnya hilang dari rak tanpa menghasilkan uang sepeser pun. Kalau kejadian seperti ini tidak dicatat, stok di aplikasimu akan selalu lebih besar dari isi rak, dan kamu tidak akan pernah tahu berapa banyak uang yang terbuang setiap bulan.

Untuk pemilik toko yang sudah mencatat barang masuk dan penjualan, lalu menemukan stoknya selalu tidak cocok. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera yang kehilangan dua kilogram beras basah.

Tiga tahapnya

  1. Ajukan barang yang keluar tanpa terjual 5 langkah
  2. Setujui atau tolak, dan stok baru berubah di sini 3 langkah
  3. Baca nilai yang hilang, lalu catat kerugiannya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Ajukan barang yang keluar tanpa terjual

Produk Keluar untuk barang yang hilang dari rak tapi tidak menghasilkan uang: pecah, basi, dipakai sendiri, atau dijadikan sampel. Pengajuannya belum mengurangi stok apa pun, jadi kamu boleh mengisinya sambil masih menghitung.

  1. Langkah 1Buka Produk, Transaksi, lalu Produk Keluar

    Halamannya bernama Stok Produk Keluar dan punya dua tab: Produk Keluar Pending beserta jumlahnya, dan Riwayat yang terbuka lebih dulu. Tombol Tambah Stok Keluar ada di kanan atas. Pengisiannya berjalan dalam tiga tahap yang nomornya terlihat di atas dialog.

    1. Menu Produk, Transaksi, Produk Keluar
    2. Tab Produk Keluar Pending
    3. Tab Riwayat
    4. Tombol Tambah Stok Keluar

  2. Langkah 2Isi No Transaksi, Tanggal, dan Jenis Tujuan

    No Transaksi wajib, dan tombol Generate di sampingnya mengisikan nomor berpola PPO diikuti tanggal dan nomor urut. Jenis Tujuan punya dua pilihan: Lainnya untuk barang rusak, kedaluwarsa, dan pemakaian sendiri, atau Outlet untuk kiriman ke cabang. Untuk barang yang tidak kembali, pilih Lainnya.

    1. Kotak No Transaksi
    2. Tombol Generate
    3. Tanggal
    4. Jenis Tujuan berisi Lainnya

  3. Langkah 3Pilih Nama Tujuan, lalu tulis Catatan

    Nama Tujuan wajib, dan isinya datang dari daftar Asal/Tujuan milik tokomu, bukan diketik di tempat. Kalau tujuan bernama Barang Rusak belum ada, buat dulu di Produk, Master, Asal/Tujuan dengan saklar Tujuan menyala. Catatan boleh dikosongkan, tapi ini satu-satunya tempat kamu menjelaskan apa yang terjadi, dan tiga bulan lagi kamu akan berterima kasih sudah mengisinya.

    1. Pilih tujuan dari daftar
    2. Kotak Catatan

  4. Langkah 4Masuk tahap kedua dan pilih produknya

    Di kiri ada Daftar Produk beserta kolom Stock, di kanan produk yang sudah kamu pilih dan jumlahnya. Jumlah yang melebihi stok ditolak dengan menyebut stok yang ada sekarang, dan produk yang sudah kamu nonaktifkan tidak bisa dipilih. Jumlah pecahan boleh, jadi setengah kilogram beras yang basah bisa dicatat apa adanya.

    1. Cari produk
    2. Kolom Stock
    3. Tombol tambah ke daftar
    4. Kotak jumlah

  5. Langkah 5Periksa di tahap Summary, lalu kirim

    Tahap ketiga menampilkan seluruh isiannya sekali lagi. Setelah kamu kirim, muncul pesan bahwa transaksinya menunggu persetujuan, dan barisnya pindah ke tab Produk Keluar Pending. Stok di rak maupun di aplikasi belum berubah sedikit pun pada tahap ini.

    1. Ringkasan tujuan dan catatan
    2. Daftar produk dan jumlahnya
    3. Tombol kirim
Tahap 2 dari 3

Setujui atau tolak, dan stok baru berubah di sini

Pemisahan pengaju dan penyetuju inilah seluruh gunanya tahap pending. Yang menghitung barang rusak biasanya bukan yang paling berkepentingan agar angkanya terlihat rapi.

  1. Langkah 6Buka tab Produk Keluar Pending

    Tiap baris memuat No Transaksi, Tujuan, Jumlah Item, Total Qty, Tanggal, dan status Pending. Di kolom Aksi ada tombol Lihat dan Verifikasi. Daftar ini hanya memuat pengajuan dari outlet yang sedang kamu buka, jadi cabang lain punya daftarnya sendiri.

    1. No Transaksi
    2. Kolom Tujuan
    3. Status Pending
    4. Tombol Lihat dan Verifikasi

  2. Langkah 7Periksa isinya, termasuk siapa yang mengajukan

    Dialognya menampilkan Tujuan beserta jenisnya, Tanggal, Dibuat Oleh, lalu Daftar Produk dengan jumlah tiap barisnya dan totalnya di bawah. Nama pengaju yang ikut tertulis di sini membuat angka yang aneh bisa langsung kamu tanyakan ke orangnya, bukan ke daftar.

    1. Tujuan dan jenisnya
    2. Dibuat Oleh
    3. Daftar produk dan jumlahnya
    4. Total produk dan Total Qty

  3. Langkah 8Tekan Setujui, atau Tolak

    Setujui mengurangi stok sekarang juga dan memindahkan transaksinya ke tab Riwayat. Tolak mengubah statusnya jadi ditolak tanpa menyentuh stok, dan barisnya keluar dari daftar pending. Stoknya diperiksa ulang tepat saat kamu menekan Setujui, jadi pengajuan yang jumlahnya sudah melebihi stok hari ini akan ditolak aplikasinya sendiri dengan menyebut sisa stoknya.

    1. Tombol Tolak
    2. Tombol Setujui
Tahap 3 dari 3

Baca nilai yang hilang, lalu catat kerugiannya

Jumlah barang rusak baru jadi kabar yang berguna setelah berubah jadi rupiah. Aplikasinya menghitung nilainya sendiri, tapi ada satu hal yang tetap perlu kamu kerjakan sendiri.

  1. Langkah 9Buka tab Riwayat dan lihat kolom Total Nilai

    Riwayat memuat No Transaksi, Tanggal, Operator, Tujuan, Total Item, Total Qty, Total Nilai, dan Catatan. Total Nilai dihitung dari harga beli rata-rata tiap produk pada saat pengajuan dibuat, bukan harga jualnya. Itu nilai barang yang benar-benar hilang dari tokomu, bukan omzet yang gagal kamu dapat.

    1. Kolom Operator
    2. Kolom Tujuan
    3. Kolom Total Nilai
    4. Kolom Catatan

  2. Langkah 10Kelompokkan sebabnya di laporan Barang Keluar

    Buka Produk, Laporan, lalu Barang Keluar. Di sini nilai barang keluar bisa kamu lihat per periode. Di sinilah tujuan yang kamu namai dengan rapi mulai membayar dirinya: Kedaluwarsa yang terus membesar menunjukkan masalah pemesanan, sedangkan Barang Rusak yang membesar menunjukkan masalah penyimpanan atau penanganan.

    1. Menu Produk, Laporan, Barang Keluar
    2. Nilai barang keluar per periode

  3. Langkah 11Catat kerugiannya sebagai jurnal, karena itu tidak otomatis

    Stok keluar bertujuan Lainnya tidak membentuk jurnal apa pun. Stoknya berkurang dan nilainya muncul di laporan stok, tapi di laporan keuanganmu kerugian itu belum ada. Untuk memasukkannya, buka Keuangan, Jurnal Umum, lalu catat satu jurnal: debit akun beban kerugian persediaan, kredit akun persediaan, sebesar Total Nilai dari tab Riwayat.

    1. Menu Keuangan, Jurnal Umum
    2. Nominal diambil dari Total Nilai
    3. Nomor transaksi di keterangan

Pertanyaan yang sering muncul

Stok saya tidak berkurang setelah saya kirim pengajuannya.

Itu benar, dan memang disengaja. Pengiriman hanya membuat pengajuan yang menunggu persetujuan. Stok baru berkurang saat seseorang menekan Setujui di tab Produk Keluar Pending. Kalau stokmu harus langsung berkurang, berarti pengajuannya belum disetujui siapa pun.

Apa bedanya tujuan Lainnya dengan tujuan Outlet?

Tujuan Outlet berarti barangnya pindah ke cabangmu sendiri, dan di cabang penerima muncul penerimaan yang harus disetujui supaya stoknya bertambah di sana. Tujuan Lainnya berarti barangnya keluar dari tokomu dan tidak kembali: rusak, kedaluwarsa, atau dipakai sendiri. Untuk kiriman antar cabang, selalu pilih Outlet, jangan membuat nama cabang sebagai tujuan Lainnya.

Kenapa nilai kerugian ini tidak muncul di laba rugi saya?

Karena stok keluar bertujuan Lainnya tidak membuat jurnal otomatis. Yang berubah hanya stok dan laporan stok. Untuk memasukkannya ke laporan keuangan, catat satu jurnal manual di Keuangan, Jurnal Umum: debit beban kerugian persediaan, kredit persediaan, sebesar Total Nilai yang tertulis di tab Riwayat.

Transaksi stok keluar yang sudah disetujui bisa dibatalkan?

Tidak ada tombol batal maupun hapus untuk transaksi yang sudah disetujui. Kalau jumlahnya kelebihan, catat Produk Masuk sebesar kelebihannya dengan catatan koreksi, atau betulkan lewat stok opname. Dua-duanya meninggalkan jejak, dan itu memang yang diinginkan: stok yang bisa diubah tanpa jejak tidak bisa dipakai memeriksa siapa pun.

Karyawan saya menekan Setujui dan aplikasinya menolak.

Perannya belum punya izin persetujuan stok keluar. Buka Karyawan, Roles, lalu nyalakan izin itu untuk peran yang kamu percaya. Pertimbangkan dulu siapa yang pantas: kalau yang mengajukan dan yang menyetujui orang yang sama, tahap pending ini tidak lagi memeriksa apa pun.

Produk titipan saya tidak bisa dipilih untuk stok keluar.

Barang titipan punya aturannya sendiri karena barangnya bukan milikmu. Pengajuannya ditolak di tempat dengan menyebut alasannya, bukan setelah kamu menunggu persetujuan. Barang titipan yang rusak diselesaikan lewat halaman Titipan bersama penitipnya, bukan dihapus dari stok sendirian.

Angka Total Nilai saya nol padahal produknya ada harganya.

Total Nilai memakai harga beli rata-rata produk di outlet itu, bukan harga jual. Produk yang belum pernah kamu catat lewat Produk Masuk belum punya harga beli, jadi nilainya nol. Catat harga belinya lewat Produk Masuk, dan stok keluar sesudahnya akan punya nilai.

Kenapa pengajuan lama saya tiba-tiba ditolak aplikasinya saat disetujui?

Karena stoknya diperiksa ulang saat Setujui ditekan, bukan dipercaya dari angka waktu pengajuan dibuat. Antara pengajuan dan persetujuan, barangnya mungkin sudah terjual di kasir. Aplikasinya menyebut sisa stok yang ada sekarang, dan pengajuannya perlu kamu buat ulang dengan jumlah yang sesuai.

Coba dengan satu barang yang memang rusak hari ini

Buat akun gratis tujuh hari, buat satu tujuan bernama Barang Rusak, lalu ajukan satu barang dan setujui sendiri. Melihat stok berkurang tepat saat Setujui ditekan adalah cara tercepat mengerti kenapa tahap pending ini ada.

Buat akun Lihat harga