Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Presensi karyawan: absen dengan wajah dan lokasi, lalu ajukan lembur

Mesin absen sidik jari harganya jutaan, dan tetap bisa diakali dengan satu teman yang datang lebih pagi. Yang sebenarnya kamu butuhkan cuma dua bukti: orangnya memang dia, dan dia memang sedang berada di toko.

Untuk pemilik usaha yang karyawannya bergilir dan kadang lembur. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun dengan dua kasir bergilir pagi dan sore.

Tiga tahapnya

  1. Siapkan dulu: lokasi outlet dan wajah karyawan 3 langkah
  2. Absen masuk dan pulang 4 langkah
  3. Ajukan lembur, setujui, lalu absen lembur 4 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Siapkan dulu: lokasi outlet dan wajah karyawan

Presensi di sini memeriksa dua hal sekaligus: karyawan berada di outletnya, dan yang menghadap kamera memang orangnya. Keduanya butuh data yang kamu siapkan sekali di awal, dan tanpa data itu tombol absennya menolak.

  1. Langkah 1Isi Latitude, Longitude, dan Radius Absen outletnya

    Buka Outlet, pilih outletnya, lalu cari bagian Informasi Lokasi. Isi Latitude dan Longitude titik tokomu, bisa kamu ambil dari Google Maps dengan menekan lama di titik lokasinya, lalu isi Radius Absen (meter). Mulai dari 100 meter: terlalu kecil membuat karyawan di dalam toko tertolak karena GPS HP memang meleset beberapa puluh meter.

    1. Latitude
    2. Longitude
    3. Radius Absen (meter)

  2. Langkah 2Rekam wajah karyawan di tab Face Recognition

    Buka Karyawan, pilih karyawannya, lalu pindah ke tab Face Recognition. Tekan tombol kamera, minta orangnya menghadap kamera, lalu tekan Rekam. Setelah terekam, judulnya diberi tanda centang hijau. Tekan Simpan Data. Rekam di tempat yang terang dan tanpa kacamata hitam atau masker, karena itu patokan yang nanti dibandingkan tiap kali dia absen.

    1. Tab Face Recognition
    2. Tombol kamera
    3. Tombol Rekam
    4. Tanda centang hijau
    5. Simpan Data

  3. Langkah 3Isi Jam Kerja kalau karyawannya punya jadwal tetap

    Masih di form karyawan, tab Jam Kerja berisi baris Hari, Jam Mulai, dan Jam Selesai. Tambahkan satu baris per hari kerja. Bagian ini boleh kamu kosongkan: presensinya tetap jalan tanpa jadwal, yang hilang cuma patokan untuk membandingkan jam masuk dengan jam yang seharusnya.

    1. Tab Jam Kerja
    2. Hari
    3. Jam Mulai dan Jam Selesai
    4. Tombol hapus jadwal
Tahap 2 dari 3

Absen masuk dan pulang

Karyawan mengerjakan bagian ini sendiri dari HP-nya. Satu halaman, dua tombol, dan tidak ada mesin absen yang harus dibeli.

  1. Langkah 4Buka menu Presensi

    Di atas ada jam yang berjalan dari waktu server, bukan dari jam HP, beserta foto dan nama karyawannya. Di bawahnya dua tab: Reguler untuk jam kerja biasa dan Lembur untuk jadwal lembur yang sudah disetujui. Dua kotak Check in dan Check out memperlihatkan jam yang sudah tercatat hari itu.

    1. Waktu dari server
    2. Tab Reguler dan Lembur
    3. Kotak Check in
    4. Kotak Check out

  2. Langkah 5Tekan Check In, izinkan lokasi, lalu Foto

    Peramban meminta izin lokasi dulu. Kalau karyawannya berada di luar radius, muncul pemberitahuan berisi jarak sebenarnya dalam meter dan absennya tidak dilanjutkan. Kalau di dalam radius, kamera terbuka. Tekan Foto, lalu tunggu tulisan Mendeteksi wajah dan Memvalidasi wajah berganti jadi Check-in berhasil.

    1. Tombol Check In
    2. Izin lokasi peramban
    3. Tombol Foto
    4. Pesan hasil validasi

  3. Langkah 6Pulang: tombolnya berganti jadi Check Out

    Setelah check-in tersimpan, tombolnya berganti sendiri menjadi Check Out, dan di bawahnya muncul Durasi yang berjalan. Check-out memeriksa lokasi dan wajah dengan cara yang sama. Satu absen harus ditutup sebelum yang berikutnya bisa dibuka: kalau check-out kelupaan, absen esok paginya ditolak dengan pesan bahwa dia sudah check-in.

    1. Tombol Check Out
    2. Durasi
    3. Jam check in yang tercatat

  4. Langkah 7Periksa Riwayat, atau buka semuanya

    Di bawah tombolnya ada Riwayat berisi absen terakhir beserta durasinya, dan yang berasal dari lembur diberi tanda Lembur. Tombol Lihat Semua membuka Riwayat Presensi dengan saringan rentang tanggal, untuk kamu yang sedang menghitung gaji atau memeriksa keterlambatan sebulan.

    1. Daftar Riwayat
    2. Tanda Lembur
    3. Tombol Lihat Semua
    4. Saringan rentang tanggal
Tahap 3 dari 3

Ajukan lembur, setujui, lalu absen lembur

Lembur bukan sekadar absen di luar jam kerja. Ia diajukan dulu, disetujui atasan, lalu absennya menempel ke pengajuan yang disetujui itu. Jadi jam lembur yang terbayar adalah jam yang memang pernah kamu setujui.

  1. Langkah 8Karyawan menekan Lembur, lalu Ajukan Lembur

    Tombol Lembur ada di halaman Presensi, di sebelah tanggalnya. Di halaman Lembur, tekan Ajukan Lembur, lalu isi Outlet, Waktu berupa rentang jam mulai sampai jam selesai, dan Tujuan Lembur. Tekan Kirim. Pengajuannya muncul di halaman yang sama dengan status pending.

    1. Tombol Lembur
    2. Tombol Ajukan Lembur
    3. Outlet
    4. Waktu mulai dan selesai
    5. Tujuan Lembur

  2. Langkah 9Atasan membuka Persetujuan Lembur

    Menu Persetujuan Lembur memuat pengajuan yang menunggu keputusan. Approve menyetujuinya, Reject menolak dan meminta Alasan penolakan yang nanti terbaca oleh karyawannya. Menu ini mengikuti izin persetujuan lembur, jadi hanya muncul untuk role yang kamu beri izin itu.

    1. Daftar pengajuan menunggu
    2. Tombol Approve
    3. Tombol Reject
    4. Kotak Alasan penolakan

  3. Langkah 10Karyawan absen lewat tab Lembur

    Setelah disetujui, jadwalnya muncul di tab Lembur sebagai Jadwal Lembur beserta hitungan mundur ke jam mulainya. Kalau jam mulainya sudah lewat, hitungan itu berganti jadi Terlambat. Check-in dan check-out di tab ini sama caranya dengan absen biasa, dan hasilnya tercatat sebagai absen lembur, bukan absen reguler.

    1. Tab Lembur
    2. Jadwal Lembur beserta tujuannya
    3. Hitungan mundur atau Terlambat
    4. Tombol Check In

  4. Langkah 11Bandingkan Estimasi dengan Realisasi

    Tiap kartu pengajuan memuat Estimasi, yaitu jam yang diajukan, dan Realisasi, yaitu jam masuk dan keluar yang benar-benar tercatat. Dua baris itu yang kamu pakai waktu menghitung upah lembur, karena yang diajukan dan yang benar-benar dikerjakan sering tidak sama.

    1. Estimasi jam lembur
    2. Realisasi masuk dan keluar
    3. Status pengajuan
    4. Alasan kalau ditolak

Pertanyaan yang sering muncul

Karyawan saya sudah di dalam toko tapi tertolak karena di luar radius.

Pemberitahuannya menyebut jarak sebenarnya dalam meter, dan itu angka yang paling berguna. Kalau jaraknya puluhan meter padahal orangnya di dalam toko, GPS HP-nya yang meleset, biasanya karena berada di dalam bangunan. Naikkan Radius Absen outlet sampai sedikit di atas jarak yang tertulis, dan pastikan latitude serta longitude outletnya benar.

Muncul pesan wajah tidak sesuai padahal itu memang orangnya.

Tiga sebab yang paling sering: wajahnya terekam dulu dengan pencahayaan yang jauh berbeda, sekarang memakai masker atau kacamata, atau yang terekam dulu bukan wajahnya yang jelas. Rekam ulang dari Karyawan, tab Face Recognition, di tempat yang terang. Rekaman yang baru menggantikan yang lama.

Tombol Check In tidak bisa ditekan, cuma ada lingkaran berputar.

Model pengenalan wajahnya sedang diunduh ke peramban, dan tombolnya baru hidup setelah selesai. Di jaringan yang lambat ini butuh beberapa detik pada pembukaan pertama. Kalau tidak selesai juga, muat ulang halamannya; pesan gagal memuat model berarti unduhannya yang bermasalah, bukan wajahnya.

Absen kemarin lupa check-out. Bagaimana memperbaikinya?

Absen yang masih terbuka harus ditutup dulu sebelum absen berikutnya bisa dibuat, jadi karyawannya akan menekan Check Out hari ini dan jamnya tercatat hari ini juga. Durasinya memang akan terbaca panjang. Riwayat Presensi memperlihatkan tanggal check-in dan check-out keduanya, jadi selisih itu kelihatan dan bisa kamu perhitungkan waktu menghitung gaji.

Presensi ini bisa dipakai tanpa internet?

Tidak. Jam diambil dari server, wajahnya dibandingkan di peramban lalu dikirim ke server, dan lokasinya diperiksa server juga. Tanpa koneksi, absennya tidak tersimpan. Di tempat dengan sinyal buruk, biasanya yang paling membantu adalah wifi toko, bukan menaikkan radius.

Satu karyawan bekerja di dua outlet. Absennya bagaimana?

Absennya menempel ke outlet yang sedang dia pilih, dan lokasi yang diperiksa adalah lokasi outlet itu. Jadi dia berpindah outlet dulu di aplikasinya, lalu absen. Outlet yang boleh dia pilih diatur di data karyawannya, di bagian akses outlet.

Apakah ada laporan absensi untuk perhitungan gaji?

Riwayat Presensi dengan saringan rentang tanggal adalah yang tersedia sekarang, berisi tanggal, jam masuk, jam keluar, durasi, dan tanda lembur. Untuk lembur, angka yang kamu pakai ada di kartu pengajuannya: Estimasi yang disetujui dan Realisasi yang tercatat. Belum ada halaman yang menjumlahkan jam kerja sebulan menjadi satu angka per karyawan.

Karyawan bisa melihat absen temannya?

Halaman Presensi dan Riwayat Presensi memperlihatkan absen orang yang sedang masuk saja. Persetujuan Lembur yang memperlihatkan pengajuan orang lain, dan menu itu mengikuti izin yang kamu atur per role, jadi kasir harian tidak melihatnya.

Dua data, lalu absennya jalan sendiri

Buat akun gratis tujuh hari, isi lokasi dan radius absen outletmu, lalu rekam wajah satu karyawan. Besok paginya kamu sudah bisa melihat jam masuknya tanpa menanyakan siapa pun.

Buat akun Lihat harga