Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Enam laporan gudang: dari nilai bahan di rak sampai selisih harian

Gudang adalah tempat modal paling mudah mengendap tanpa kamu sadari: bahan yang terlalu banyak dibeli, bahan yang dikirim ke cabang tapi tidak terpakai, dan selisih yang baru ketahuan waktu opname. Finensia POS menyediakan enam laporan untuk gudang, dan ketiga tahap di bawah ini menyusunnya menurut pertanyaan yang biasanya kamu tanyakan.

Untuk pemilik usaha yang bahan bakunya disimpan terpisah dari barang jualan. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun dengan satu gudang dan dua cabang.

Tiga tahapnya

  1. Mulai dari laporan Stok: berapa nilai bahan yang tertanam di gudang 3 langkah
  2. Barang Masuk dan Barang Keluar: nilai rupiah yang bergerak 3 langkah
  3. Kalau angkanya terasa aneh: rekonsiliasi harian dan Riwayat Stok 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Mulai dari laporan Stok: berapa nilai bahan yang tertanam di gudang

Menu Barang Gudang punya kelompok Laporan sendiri, terpisah dari laporan di menu Produk. Isinya barang gudang, yaitu bahan baku dan barang yang belum jadi barang jualan, jadi angkanya tidak bisa dicocokkan dengan laporan stok produk. Laporan pertama yang perlu kamu buka Stok.

  1. Langkah 1Buka Barang Gudang, lalu kelompok Laporan

    Isinya enam laporan berurutan: Stok, Barang Masuk, Barang Keluar, Arus Stok, Tanggal Kedaluwarsa, dan Riwayat Stok. Kalau menu Barang Gudang tidak ada di sidebar, modul Gudang belum dinyalakan untuk outlet yang sedang kamu buka.

    1. Menu Barang Gudang
    2. Kelompok Laporan
    3. Laporan Stok

  2. Langkah 2Isi filternya, dan perhatikan batas 31 hari

    Di atas ada Cari Barang, Kategori, Rentang Tanggal, dan Status Stok. Rentang tanggalnya dibatasi 31 hari sekali tarik, karena laporan ini menghitung mutasi tiap barang hari per hari. Status Stok isinya Semua, Tersedia, Stok Menipis yang berarti sudah menyentuh atau turun di bawah Min Stok, dan Habis. Tekan Filter untuk menerapkannya, Reset untuk mengosongkan, Export untuk mengunduhnya.

    1. Cari Barang
    2. Kategori
    3. Rentang Tanggal (maks 31 hari)
    4. Status Stok
    5. Filter, Reset, Export

  3. Langkah 3Baca kartu Total Nilai Inventaris, lalu tabelnya

    Kartu di atas tabel menjumlahkan nilai seluruh barang yang masih ada, dihitung dari HPP rata-rata tiap barang, bukan dari harga belanja terakhir. Tabelnya memuat Stok Awal, Stok Masuk, Stok Keluar, Stok Akhir, Nilai Rata-rata, dan Total Nilai per barang, ditambah Min Stok, Status, dan Max Stok.

    1. Total Nilai Inventaris (HPP)
    2. Stok Awal sampai Stok Akhir
    3. Nilai Rata-rata dan Total Nilai
    4. Min Stok, Status, Max Stok
Tahap 2 dari 3

Barang Masuk dan Barang Keluar: nilai rupiah yang bergerak

Dua laporan ini bentuknya kembar dan pertanyaannya berlawanan: berapa rupiah bahan yang kamu masukkan ke gudang, dan berapa rupiah yang keluar. Keduanya memakai nilai rata-rata, jadi yang terbaca bukan jumlah karung melainkan modal yang berpindah.

  1. Langkah 4Buka Barang Masuk, lalu saring menurut Sumber Barang

    Filternya Rentang Tanggal, Cari Barang, Kategori, dan Sumber Barang. Sumber Barang itu daftar asal yang kamu daftarkan sendiri di Master, Asal/Tujuan, biasanya nama pemasok. Kartu di atas tabel menjumlahkan Total Nilai Barang Masuk untuk filter yang sedang aktif, dan tabelnya memuat Total Barang Masuk beserta Nilai Rata-rata dan Total Nilai per barang.

    1. Filter Sumber Barang
    2. Total Nilai Barang Masuk
    3. Kolom Total Barang Masuk
    4. Kolom Total Nilai

  2. Langkah 5Buka Barang Keluar, bedanya cuma satu filter

    Susunannya sama, hanya Sumber Barang berganti jadi Tujuan Barang, dan kartunya Total Nilai Barang Keluar. Tujuan Barang isinya outlet yang kamu kirimi bahan, atau tujuan lain yang kamu daftarkan di Asal/Tujuan. Ini laporan yang perlu kamu buka waktu ingin tahu cabang mana yang paling banyak menghabiskan bahan.

    1. Filter Tujuan Barang
    2. Total Nilai Barang Keluar
    3. Kolom Total Barang Keluar

  3. Langkah 6Arus Stok menaruh keempatnya dalam satu baris

    Laporan Arus Stok memuat Stok Awal, Barang Masuk, Barang Keluar, dan Stok Akhir untuk tiap barang, dan tiap kelompok itu punya tiga kolom: Qty, nilai satuannya, dan totalnya. Di atasnya tiga kartu ringkas: Stok Masuk, Stok Keluar, dan Stok Tersedia. Ini laporan yang paling cepat memperlihatkan barang yang masuknya besar tapi keluarnya kecil, yaitu modal yang mengendap.

    1. Kartu Stok Masuk, Stok Keluar, Stok Tersedia
    2. Kelompok Stok Awal
    3. Kelompok Barang Masuk dan Barang Keluar
    4. Kelompok Stok Akhir
Tahap 3 dari 3

Kalau angkanya terasa aneh: rekonsiliasi harian dan Riwayat Stok

Stok gudang disimpan dua kali: sebagai mutasi harian, dan sebagai rekaman saldo tiap hari yang dipakai supaya laporan tanggal lama tidak perlu dihitung dari awal. Dua catatan itu seharusnya sama. Kalau tidak sama, ada halaman khusus untuk melihatnya hari per hari.

  1. Langkah 7Ketuk angka di kolom Stok Akhir

    Angka Stok Akhir di laporan Stok bisa diketuk, dan kepala kolomnya memang menulis klik. Yang terbuka jendela Rekonsiliasi harian untuk barang itu: satu baris per tanggal, berisi Awal, tambah Masuk, kurang Keluar, Saldo hitung, Snapshot, dan Selisih. Baris yang kedua catatannya cocok ditandai Sesuai.

    1. Angka Stok Akhir yang bisa diketuk
    2. Kolom Saldo hitung
    3. Kolom Snapshot
    4. Kolom Selisih

  2. Langkah 8Baris yang selisih diberi latar kuning, dan ada dua cara membetulkannya

    Di kolom Aksi ada tombol Sesuaikan dengan dua pilihan. Sesuaikan snapshot menulis ulang rekaman saldo hari itu supaya mengikuti mutasi yang ada, dipakai kalau kamu yakin mutasinya yang benar. Sesuaikan hitungan menambah satu transaksi penyesuaian, dipakai kalau yang benar justru saldo hasil hitungan fisik. Pilih satu, jangan dua-duanya di hari yang sama.

    1. Baris berlatar kuning
    2. Sesuaikan snapshot (ke hitungan)
    3. Sesuaikan hitungan (tambah transaksi)

  3. Langkah 9Riwayat Stok memperlihatkan tiap baris mutasi beserta orangnya

    Laporan terakhir di kelompok itu Riwayat Stok, dan dia yang paling sering kamu buka sesudah stok opname. Tiap mutasi jadi satu baris: barang masuk, barang keluar, pemakaian untuk produksi, dan penyesuaian hasil opname, lengkap dengan nama orang yang mencatatnya. Dari sini biasanya kelihatan dari mana selisih yang kamu cari.

    1. Baris barang masuk
    2. Baris pemakaian produksi
    3. Baris penyesuaian opname
    4. Nama pencatat

Pertanyaan yang sering muncul

Apa bedanya laporan di Barang Gudang dan laporan di menu Produk?

Isinya barang yang berbeda. Laporan di menu Produk menghitung barang jualan yang ada di outlet, yang stoknya berkurang waktu kasir menjual. Laporan di Barang Gudang menghitung bahan baku dan barang gudang, yang berkurang waktu dikirim ke outlet atau dipakai produksi. Bentuk tabelnya sengaja dibuat mirip supaya kamu tidak perlu belajar dua kali, tapi angkanya tidak untuk dibandingkan.

Kenapa rentang tanggalnya cuma boleh 31 hari?

Karena laporan Stok menghitung mutasi tiap barang per hari di dalam rentang itu. Rentang setahun untuk gudang berisi ratusan barang berarti perhitungan yang lama dan halaman yang menggantung. Kalau kamu butuh setahun, tarik per bulan lalu jumlahkan di berkas unduhannya.

Nilai Rata-rata itu harga belanja terakhir saya?

Bukan. Yang dipakai HPP rata-rata, yaitu rata-rata tertimbang dari semua pemasukan barang itu. Jadi satu karung yang kamu beli lebih mahal hari ini tidak langsung mengubah seluruh nilai stokmu, dia cuma menaikkan rata-ratanya sedikit. Itu juga sebabnya barang masuk yang harga belinya dikosongkan menurunkan nilai seluruh stok barang itu.

Tanggal kedaluwarsa ada di daftar laporan, tapi tidak dibahas di sini. Kenapa?

Karena laporan itu punya alur kerjanya sendiri, mulai dari mengisi tanggal kedaluwarsa waktu barang masuk sampai menindaklanjuti barang yang mendekati batasnya. Isinya kelompok stok beserta tanggal kedaluwarsanya, dan penyaringnya pun berbeda: pencarian nama ditambah status Kedaluwarsa, Segera, atau Aman, bukan rentang tanggal.

Saya tekan Sesuaikan snapshot, tapi selisihnya muncul lagi besoknya.

Berarti yang salah bukan rekaman saldonya, melainkan mutasinya. Snapshot yang kamu tulis ulang hari ini akan kembali berselisih besok kalau mutasi yang menjadi sumbernya masih kurang satu transaksi. Periksa Riwayat Stok di tanggal itu: biasanya ada barang keluar atau pemakaian produksi yang belum dicatat, dan itu yang perlu dimasukkan, bukan snapshotnya yang perlu ditimpa terus.

Karyawan saya bisa membuka laporan gudang ini?

Hanya kalau perannya punya izin melihat Barang Gudang. Izin gudang berdiri sendiri dan tidak mengikut izin produk, jadi karyawan yang boleh melihat daftar produk belum tentu boleh melihat nilai bahan di gudangmu. Izinnya diatur di Karyawan, lalu Roles.

Angka Export tidak sama dengan yang di layar.

Periksa filter yang aktif waktu kamu menekan Export, karena unduhannya mengikuti filter, bukan mengikuti halaman yang sedang tampil. Tabel di layar juga berhalaman, jadi yang kamu lihat cuma sebagian baris, sementara berkas unduhannya memuat seluruh baris yang lolos filter.

Mulai dari lima bahan yang paling mahal

Buat akun gratis tujuh hari, catat lima bahan yang paling besar nilainya, lalu buka laporan Arus Stok sebulan kemudian. Barang yang masuknya besar dan keluarnya kecil biasanya langsung kelihatan di baris pertama.

Buat akun Lihat harga