Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Lima laporan stok: dari nilai barang di rak sampai arus keluar masuknya

Hampir semua pemilik toko tahu kira-kira berapa barangnya, dan hampir tidak ada yang tahu berapa rupiah barang itu. Padahal di situ uangnya menginap: stok yang menumpuk adalah modal yang tidak bisa dipakai, dan stok yang hilang adalah laba yang tidak pernah kamu lihat.

Untuk pemilik toko yang ingin tahu nilai barangnya, bukan cuma jumlahnya. Finensia POS punya lima laporan stok, dan masing-masing menjawab pertanyaan yang berbeda. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera dengan dua cabang.

Tiga tahapnya

  1. Stok Produk: berapa nilai barang yang ada di rak 3 langkah
  2. Riwayat Stok: menelusuri satu angka yang terlihat salah 2 langkah
  3. Barang Masuk, Barang Keluar, dan Arus Stok: uangnya ke mana 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Stok Produk: berapa nilai barang yang ada di rak

Laporan pertama yang dibuka orang tiap awal bulan. Isinya satu baris per produk: stok awal, yang masuk, yang keluar, stok akhir, dan berapa rupiah semuanya kalau dihitung dengan harga beli maupun harga jual.

  1. Langkah 1Buka Produk, Laporan, lalu Stok Produk

    Di menu Produk ada tiga kelompok: Master, Transaksi, dan Laporan. Lima laporan stok ada di kelompok Laporan, berurutan: Stok Produk, Riwayat Stok, Barang Masuk, Barang Keluar, dan Arus Stok. Produk Terjual di atasnya bukan laporan stok, itu laporan penjualan.

    1. Menu Produk
    2. Kelompok Laporan
    3. Stok Produk

  2. Langkah 2Tentukan rentang tanggalnya, maksimal 31 hari

    Di kartu Filter Laporan, isi Rentang Tanggal (Maks 31 Hari), lalu pilih Outlet, Kategori, dan Status Stok kalau perlu. Status Stok ada tiga pilihan: Semua, Stok Menipis, dan Habis. Tekan Filter. Rentang lebih dari 31 hari dipotong sendiri oleh aplikasinya jadi 31 hari, jadi laporan setahun harus kamu ambil sebulan demi sebulan.

    1. Rentang Tanggal (Maks 31 Hari)
    2. Outlet
    3. Kategori
    4. Status Stok
    5. Tombol Filter dan Reset

  3. Langkah 3Baca tiga kartu di atas, lalu kolom per produknya

    Tiga kartu di atas tabel: Total Nilai Inventaris dihitung dengan HPP, Total Potensi Nilai Jual dengan harga jual yang berlaku sekarang, dan selisih keduanya adalah laba yang baru akan jadi laba kalau barangnya benar-benar terjual. Di tabelnya, kolom Stok Awal sampai Stok Akhir menerangkan pergerakan selama rentang itu, sedangkan HPP Rata2, Profit / Pcs, dan Profit % menerangkan margin per produk. Tombol Export mengunduhnya sebagai berkas xlsx.

    1. Total Nilai Inventaris (HPP)
    2. Total Potensi Nilai Jual
    3. Selisih keduanya
    4. Kolom Stok Awal sampai Stok Akhir
    5. HPP Rata2, Profit / Pcs, Profit %
    6. Tombol Export
Tahap 2 dari 3

Riwayat Stok: menelusuri satu angka yang terlihat salah

Ini laporan yang kamu buka waktu stok satu produk kelihatan tidak masuk akal. Satu baris per perubahan, lengkap dengan stok sebelum dan sesudahnya, sumbernya, dan nama orang yang mencatatnya.

  1. Langkah 4Buka Produk, Laporan, lalu Riwayat Stok

    Di kartu Filter Riwayat, cari produknya lewat nama atau SKU, pilih Rentang Tanggal, lalu pilih Jenis Stok kalau kamu cuma ingin melihat yang masuk atau yang keluar. Kotak Kode Referensi dipakai kalau kamu sudah pegang nomor notanya dan ingin langsung ke sana.

    1. Cari Produk, nama atau SKU
    2. Rentang Tanggal
    3. Jenis Stok
    4. Kode Referensi

  2. Langkah 5Baca Stok Lama, Qty, dan Stok Baru di satu baris

    Tiap baris memuat tanggal, produk, jenis perubahannya, Qty, Stok Lama, Stok Baru, Asal/Tujuan, kode referensi, catatan, dan Dibuat Oleh. Kalau Stok Baru di satu baris tidak sama dengan Stok Lama di baris sesudahnya, di antara keduanya ada perubahan yang tidak lewat aplikasi, dan biasanya itu stok opname.

    1. Jenis perubahan
    2. Qty
    3. Stok Lama dan Stok Baru
    4. Asal/Tujuan
    5. Dibuat Oleh
Tahap 3 dari 3

Barang Masuk, Barang Keluar, dan Arus Stok: uangnya ke mana

Tiga laporan terakhir menjawab pertanyaan rupiah, bukan jumlah. Berapa yang kamu belanjakan untuk stok bulan ini, berapa nilai barang yang keluar, dan apa saja yang bergerak paling banyak.

  1. Langkah 6Barang Masuk: berapa yang kamu belanjakan, dari siapa

    Buka Produk, Laporan, Barang Masuk. Pilih Rentang Tanggal maksimal 31 hari, lalu Sumber Barang kalau kamu ingin memisahkan belanja dari satu pemasok saja. Dua kartu di atas: Total Nilai Barang Masuk dihitung dengan HPP, Total Potensi Nilai Jual dengan harga jual sekarang. Tabelnya memuat Barang Masuk, Rata-rata HPP, Total HPP, dan Total Jual per barang.

    1. Rentang Tanggal
    2. Sumber Barang
    3. Total Nilai Barang Masuk (HPP)
    4. Kolom Rata-rata HPP dan Total HPP

  2. Langkah 7Barang Keluar: nilai barang yang meninggalkan outlet

    Buka Produk, Laporan, Barang Keluar. Filternya sama, hanya Sumber Barang diganti Tujuan Barang, karena isinya outlet dan distributor tempat barangmu pergi. Dua kartu di atas memisahkan Total Nilai HPP, yaitu modal barang yang keluar, dari Total Nilai Jual. Laporan ini yang memperlihatkan nilai kiriman antar cabang, bukan cuma jumlah dusnya.

    1. Tujuan Barang
    2. Total Nilai HPP
    3. Total Nilai Jual
    4. Kolom Barang Keluar

  3. Langkah 8Arus Stok: masuk dan keluar bersebelahan di satu baris

    Buka Produk, Laporan, Arus Stok. Satu baris per barang dengan Stok Awal, In Qty, Out Qty, dan Stok Akhir berdampingan, ditambah Nilai Beli dan Nilai Jual. Pakai laporan ini untuk melihat barang mana yang berputar cepat dan mana yang hanya menumpuk, karena di sini keduanya kelihatan sekaligus tanpa pindah halaman.

    1. Total Masuk dan Total Keluar
    2. Nilai Beli (Modal) dan Nilai Jual (Omzet)
    3. Kolom In Qty dan Out Qty
    4. Stok Akhir

Pertanyaan yang sering muncul

Menu Laporan di Produk tidak muncul di akun karyawan saya.

Kelima laporan stok punya izin sendiri bernama Lihat Laporan Stok, terpisah dari Lihat Produk. Buka Karyawan, buka rolenya, lalu centang izin itu. Dipisah karena isinya jumlah dan nilai stok: kasir perlu melihat daftar produk, tapi belum tentu boleh tahu berapa modal yang tertanam di rak. Izinnya juga diperiksa di server, jadi menghafal alamat halamannya tidak membantu.

Saya buka laporan stok, yang keluar tulisan stok opname sedang berlangsung.

Berarti di outlet itu ada stok opname yang masih draft, dan selama itu kelima laporan stok ditutup untuk semua orang, kamu sebagai pemilik sekalian. Alasannya hitung buta: orang yang sedang menghitung isi rak tidak boleh bisa menyontek angka sistem, kalau tidak hitungannya cuma menyalin. Begitu opnamenya dikirim untuk review, laporannya terbuka lagi.

Kenapa rentang tanggalnya dibatasi 31 hari?

Laporan ini membaca riwayat stok, dan itu tabel yang paling cepat besar di aplikasinya. Rentang panjang membuat satu permintaan jadi lambat untuk semua pengguna di merchant yang sama. Kalau kamu memasukkan rentang lebih panjang, aplikasinya memotongnya jadi 31 hari dari tanggal mulai. Untuk laporan setahun, unduh Export per bulan lalu gabungkan di Excel.

Apa bedanya Stok Produk dan Produk Terjual?

Stok Produk menghitung barang, Produk Terjual menghitung penjualan. Satu produk bisa berkurang stoknya tanpa pernah terjual, misalnya karena dikirim ke outlet lain, rusak, atau hilang dan ketahuan waktu opname. Kalau dua laporan itu tidak cocok, selisihnya biasanya ada di Barang Keluar atau di stok opname.

HPP Rata2 di laporan ini dari mana angkanya?

Dari harga beli yang kamu catat tiap kali Produk Masuk, dirata-ratakan menurut jumlah yang masuk di tiap harga. Jadi kalau beras kamu beli 50 karung dengan harga lama dan 10 karung dengan harga baru, HPP-nya mendekati harga lama sampai stok lama itu habis. Produk yang pernah masuk tanpa harga beli menurunkan rata-ratanya, dan itu kelihatan sebagai margin yang terlalu bagus.

Di kolom Aksi ada rekonsiliasi harian. Itu untuk apa?

Itu alat pemeriksa untuk kasus yang jarang: aplikasi menyimpan saldo stok per hari, dan menghitung ulang saldo itu dari mutasi hariannya. Kalau keduanya tidak sama, barisnya ditandai dan kamu bisa menyelaraskannya. Kamu tidak perlu membukanya dalam pemakaian sehari-hari. Kalau selisihnya muncul berulang pada produk yang sama, itu laporan bug, bukan pekerjaan rutin.

Hasil Export-nya bisa dibuka di Excel?

Bisa, berkasnya xlsx dan terbuka di Excel, Google Sheets, maupun LibreOffice. Yang terunduh adalah data yang sedang tersaring di layar, bukan seluruh produk, jadi pastikan filternya sudah benar sebelum menekan Export.

Stok akhir di laporan tidak sama dengan stok di kasir. Mana yang benar?

Yang di kasir adalah stok sekarang, yang di laporan adalah stok di akhir rentang tanggal yang kamu pilih. Kalau rentangmu berakhir kemarin, penjualan hari ini belum ikut. Setel tanggal akhirnya ke hari ini, lalu bandingkan lagi.

Buka satu laporan, bukan lima

Buat akun gratis tujuh hari, lalu mulai dari Stok Produk saja untuk bulan lalu. Angka Total Nilai Inventaris itu biasanya cukup untuk membuat orang kaget, dan empat laporan lainnya menyusul sendiri waktu kamu ingin tahu kenapa.

Buat akun Lihat harga