Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Buku besar: lihat satu akun saja, lengkap dengan saldo berjalannya

Ada satu angka di laba rugimu yang terasa kebesaran, dan kamu mau tahu angka itu dirakit dari apa. Laporan cuma memberi hasilnya. Buku Besar memberi tiap mutasi yang membentuknya, satu akun pada satu waktu, beserta saldo yang bergerak baris demi baris.

Untuk pemilik toko yang sudah membaca laporan keuangannya dan mulai mau memeriksa isinya. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun yang memeriksa akun Beban Gaji karena angkanya naik tanpa penjelasan.

Tiga tahapnya

  1. Pilih satu akun, karena halamannya memang mulai kosong 3 langkah
  2. Baca tujuh kolomnya, terutama kolom Saldo 3 langkah
  3. Lacak satu angka dari laporan sampai ke jurnalnya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Pilih satu akun, karena halamannya memang mulai kosong

Buku Besar tidak menampilkan apa pun sebelum kamu memilih akun. Itu bukan halaman yang gagal dimuat: satu akun adalah satuan terkecil yang punya saldo, dan tanpa akun tidak ada saldo yang bisa dihitung.

  1. Langkah 1Buka Keuangan, lalu Buku Besar

    Di tengah halaman tertulis "Silakan pilih akun terlebih dahulu". Di atasnya ada tiga penyaring: Pilih Akun, Rentang Tanggal, dan Urutan. Ketiganya bekerja bersama, dan hasilnya langsung berubah tanpa tombol terapkan.

    1. Menu Keuangan, Buku Besar
    2. Pilih Akun
    3. Rentang Tanggal
    4. Urutan

  2. Langkah 2Buka Pilih Akun dan cari akunnya

    Daftarnya urut menurut kode akun, jadi akun kas berkumpul dengan kas dan akun beban berkumpul dengan beban. Yang muncul di sini hanya akun yang tidak punya akun anak. Akun induk seperti Kas dan Bank tidak bisa dipilih karena saldonya penjumlahan anak-anaknya, bukan tempat jurnal menempel.

    1. Kode akun
    2. Nama akun
    3. Akun induk tidak ikut di daftar

  3. Langkah 3Setel Rentang Tanggal dan Urutan

    Saat pertama dibuka, rentangnya sudah terisi bulan yang sedang berjalan menurut zona waktu outletmu. Urutan Terbaru menaruh mutasi paling baru di atas, Terlama menaruh yang paling awal di atas. Untuk memeriksa saldo yang tumbuh dari nol, pakai Terlama.

    1. Rentang Tanggal, bawaannya bulan berjalan
    2. Urutan Terbaru
    3. Urutan Terlama
Tahap 2 dari 3

Baca tujuh kolomnya, terutama kolom Saldo

Satu baris di sini adalah satu sisi dari satu jurnal: debit atau kredit, tidak pernah dua-duanya. Jurnal yang sama akan muncul juga di buku besar akun pasangannya, dengan sisi yang berlawanan.

  1. Langkah 4Kenali isi tiap kolom

    Tanggal adalah tanggal jurnalnya, bukan tanggal pencatatannya. Ref No menunjukkan asal jurnal lewat awalannya. Outlet berisi tanda hubung kalau jurnalnya milik toko secara keseluruhan. Keterangan diambil dari jurnalnya. Debit dan Kredit cuma salah satu yang berisi, yang satunya tanda hubung.

    1. Tanggal jurnal
    2. Ref No beserta awalannya
    3. Kolom Outlet
    4. Debit dan Kredit

  2. Langkah 5Baca kolom Saldo apa adanya

    Kolom Saldo berisi saldo akun sesudah baris itu diperhitungkan, dihitung dari seluruh riwayat akunnya sejak saldo awal. Jadi baris pertama di layarmu hampir pasti tidak dimulai dari nol, dan angkanya tidak ikut mengecil kalau kamu mempersempit rentang tanggal. Itu memang disengaja: saldo akun tidak berubah hanya karena kamu melihat sebagian periodenya.

    1. Kolom Saldo per baris
    2. Saldo tidak mulai dari nol
    3. Saldo bergerak mengikuti debit dan kredit

  3. Langkah 6Pakai baris TOTAL untuk menjumlah periode

    Di kaki tabel ada baris TOTAL berisi jumlah debit dan jumlah kredit. Angkanya menjumlah seluruh hasil penyaringanmu, bukan hanya dua puluh baris yang sedang terbuka, jadi kamu tidak perlu membuka halaman berikutnya untuk menjumlahkannya sendiri. Kolom Saldo tidak ikut dijumlah, karena menjumlahkan saldo tidak ada artinya.

    1. Baris TOTAL
    2. Total debit seluruh hasil saring
    3. Total kredit seluruh hasil saring
Tahap 3 dari 3

Lacak satu angka dari laporan sampai ke jurnalnya

Ini pekerjaan yang paling sering membawa orang ke halaman ini: ada satu angka di laba rugi atau neraca yang terasa aneh, dan kamu mau tahu angka itu datang dari mana.

  1. Langkah 7Catat nama akun dan periodenya dari laporan

    Buka Keuangan, lalu Laporan, dan temukan baris yang kamu curigai. Yang kamu perlukan cuma dua: nama akunnya dan periode laporannya. Kalau barisnya akun induk, catat akun anaknya, karena itu yang bisa dibuka di Buku Besar.

    1. Nama akun di laporan
    2. Periode laporan

  2. Langkah 8Buka akun itu dengan rentang yang sama

    Pilih akunnya, lalu setel Rentang Tanggal sama dengan periode laporanmu. Baris TOTAL sekarang bisa kamu bandingkan dengan angka di laporan. Kalau keduanya cocok, selisih yang kamu curigai ada di dalam baris-baris ini, dan tinggal kamu baca satu per satu.

    1. Rentang disamakan dengan laporan
    2. Baris TOTAL untuk dibandingkan

  3. Langkah 9Temukan baris yang salah, lalu bawa Ref No ke Jurnal Umum

    Begitu ketemu barisnya, salin Ref No-nya. Buka Keuangan, lalu Jurnal Umum, dan cari nomor itu di kotak Cari Ref No. Di sana kamu melihat jurnal utuhnya: seluruh sisi debit dan kreditnya, siapa yang mencatat, dan kapan. Dari situ kamu tahu apakah yang perlu diperbaiki jurnalnya atau transaksi aslinya.

    1. Ref No di buku besar
    2. Kotak Cari Ref No di Jurnal Umum

Pertanyaan yang sering muncul

Apa bedanya Buku Besar dengan Jurnal Umum?

Datanya sama, susunannya berbeda. Jurnal Umum menyusun menurut transaksi: satu baris satu jurnal, berisi semua akun yang terlibat. Buku Besar menyusun menurut akun: satu baris satu sisi, dan kamu melihat satu akun saja beserta saldo berjalannya. Untuk pertanyaan "jurnal ini isinya apa", pakai Jurnal Umum. Untuk pertanyaan "akun ini kenapa saldonya segini", pakai Buku Besar.

Akun yang saya cari tidak muncul di daftar pilihan.

Daftarnya hanya memuat akun yang tidak punya akun anak. Kalau akunmu akun induk, saldonya penjumlahan anak-anaknya dan tidak ada jurnal yang menempel padanya, jadi tidak ada mutasi yang bisa ditampilkan. Buka Bagan Akun untuk melihat anak-anaknya, lalu pilih salah satunya di sini.

Kolom Saldo saya tidak mulai dari nol, padahal rentangnya awal bulan.

Itu benar. Kolom Saldo adalah saldo akun sesudah baris itu, dihitung dari seluruh riwayat akunnya termasuk saldo awal, bukan dari awal rentang yang kamu pilih. Saldo akun memang tidak berubah karena kamu melihat sebagian periodenya. Yang berubah mengikuti rentangmu adalah baris TOTAL di kaki tabel.

Baris TOTAL debit dan kreditnya tidak sama. Apakah pembukuan saya timpang?

Tidak. Debit sama dengan kredit itu berlaku per jurnal, bukan per akun. Buku besar satu akun hanya memuat satu sisi dari tiap jurnal, jadi totalnya memang hampir selalu berat ke satu sisi. Akun kas yang lebih banyak menerima daripada mengeluarkan akan punya total debit lebih besar, dan itu tanda yang sehat.

Saya pilih satu outlet di kepala halaman, lalu angka Saldo terasa tidak masuk akal.

Penyaring outlet menyaring baris yang tampil, tetapi kolom Saldo tetap saldo akun untuk seluruh tokomu. Saat satu outlet dipilih, jurnal outlet lain dan jurnal yang outletnya kosong tidak ikut tampil, sementara saldonya tetap memperhitungkan semuanya. Untuk membaca saldo akun yang benar, lepas pilihan outletnya.

Jurnal yang sudah di-void masih kelihatan di sini. Kenapa tidak hilang?

Karena void tidak menghapus apa pun. Void menambah satu jurnal pembalik, jadi di buku besar kamu melihat dua baris: jurnal aslinya dan pembaliknya di sisi sebaliknya. Pengaruhnya ke saldo saling meniadakan, dan jejak keduanya tetap bisa diperiksa. Riwayat yang bisa dibersihkan bukan riwayat.

Bisa diunduh ke Excel?

Belum bisa. Halaman ini hanya untuk dibaca di layar, dengan dua puluh baris per halaman. Yang punya tombol unduh adalah Laporan di menu Keuangan dan laporan penjualan. Kalau yang kamu butuhkan rekap per akun untuk dikirim ke orang lain, ambil dari Laporan.

Karyawan saya buka halaman ini dan isinya jauh lebih sedikit dari punya saya.

Itu memang aturannya. Karyawan yang tidak punya izin melihat seluruh data keuangan hanya melihat jurnal yang dia catat sendiri. Jadi buku besar yang dia buka benar untuk dirinya, tapi bukan saldo akun tokomu. Izinnya bisa kamu atur per peran di menu Karyawan, Roles.

Mulai dari akun kas, akun yang paling kamu kenal

Buat akun gratis tujuh hari, catat beberapa penjualan dan satu pengeluaran, lalu buka buku besar akun kasmu dengan urutan Terlama. Melihat saldo tumbuh dari baris pertama adalah cara tercepat mengerti kolom Saldo tanpa menghafal definisinya.

Buat akun Lihat harga