Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Laporan kehadiran karyawan: rekap yang kamu pakai waktu menghitung gaji

Tanggal gajian adalah hari paling rawan salah hitung di toko kecil. Absennya ada di aplikasi, catatan lemburnya ada di aplikasi, tapi yang dipakai menghitung sering tetap ingatan dan buku tulis, lalu selisih satu hari jadi perdebatan yang tidak ada buktinya.

Tutorial ini untuk pemilik dan bagian administrasi yang perlu rekap kehadiran satu karyawan dalam satu periode. Isinya laporan yang sudah ada di aplikasi, lengkap dengan dua bentuk unduhan dan hal yang laporan ini memang tidak kerjakan.

Tiga tahapnya

  1. Buka laporannya, lalu pilih satu karyawan 2 langkah
  2. Baca keenam kolomnya 3 langkah
  3. Unduh untuk dihitung di luar aplikasi 1 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Buka laporannya, lalu pilih satu karyawan

Laporan ini tidak memperlihatkan seluruh karyawan sekaligus. Satu karyawan satu laporan, dan itu disengaja: yang dibaca orang waktu menghitung gaji memang riwayat satu orang, baris demi baris.

  1. Langkah 1Buka Karyawan, lalu Kehadiran Karyawan

    Di menu samping, buka Karyawan. Isinya tiga: Data, Roles, dan Kehadiran Karyawan. Pilih yang ketiga. Kepala halamannya tertulis Laporan Kehadiran Karyawan.

    1. Menu Karyawan
    2. Pilihan Kehadiran Karyawan

  2. Langkah 2Pilih Karyawan, tentukan tanggalnya, tekan Terapkan

    Kotak Pilih Karyawan memuat seluruh karyawan di merchantmu, urut menurut nama. Di sampingnya kotak Tanggal untuk rentangnya, maksimal 90 hari sekali ambil. Tekan Terapkan. Selama kamu belum memilih karyawan, tabelnya memang kosong, bukan sedang rusak.

    1. Kotak Pilih Karyawan
    2. Kotak Tanggal
    3. Tombol Terapkan
Tahap 2 dari 3

Baca keenam kolomnya

Satu baris adalah satu hari kehadiran, urut dari yang paling awal. Yang dicatat bukan jadwalnya, melainkan jam absen yang benar-benar terjadi.

  1. Langkah 3Tanggal, Lembur, Check In, Check Out, Durasi, Outlet

    Check In dan Check Out memuat jamnya saja, dan tanda minus berarti absennya belum ada. Durasi adalah jarak antara keduanya, jadi hari yang pulangnya belum diabsen ikut bertanda minus. Outlet menerangkan di cabang mana dia absen hari itu, yang berguna kalau karyawanmu bergiliran antar cabang.

    1. Kolom Tanggal
    2. Kolom Check In dan Check Out
    3. Kolom Durasi
    4. Kolom Outlet

  2. Langkah 4Kolom Lembur: centang hijau beserta alasannya

    Baris yang terhubung ke pengajuan lembur yang disetujui mendapat centang hijau, diikuti tujuan lembur yang ditulis karyawannya waktu mengajukan. Baris tanpa centang berarti hari itu kehadiran biasa. Jam lembur sendiri tidak dijumlahkan di halaman ini.

    1. Centang hijau pada baris lembur
    2. Tujuan lembur

  3. Langkah 5Tekan Tampilkan Lebih Banyak untuk baris berikutnya

    Halaman ini memuat 20 baris sekali jalan. Tombol Tampilkan Lebih Banyak di bawah tabel menambahkan 20 baris lagi di bawahnya, dan hilang sendiri waktu barisnya sudah habis. Untuk sebulan penuh biasanya cukup dua kali tekan.

    1. Tombol Tampilkan Lebih Banyak
Tahap 3 dari 3

Unduh untuk dihitung di luar aplikasi

Aplikasinya tidak menghitung gaji. Yang disediakannya rekap kehadiran yang bisa kamu bawa ke perhitunganmu sendiri, dan dua bentuk unduhan untuk dua keperluan yang berbeda.

  1. Langkah 6Download Excel untuk dihitung, Download PDF untuk diserahkan

    Dua tombol itu baru muncul setelah kamu memilih karyawan. Download Excel memberi berkas xlsx yang bisa kamu jumlahkan sendiri di Excel atau Google Sheets. Download PDF memberi lembar siap cetak berjudul nama karyawannya, yang biasanya dipakai sebagai lampiran slip gaji atau waktu karyawannya minta bukti kehadiran.

    1. Tombol Download Excel
    2. Tombol Download PDF

Pertanyaan yang sering muncul

Menu Kehadiran Karyawan tidak ada di akun saya.

Dua kemungkinan. Pertama, modul Absensi belum aktif untuk merchantmu, dan tanpa modul itu menunya tidak dipasang. Kedua, kamu sedang masuk sebagai karyawan yang rolenya tidak punya izin melihat laporan karyawan. Izinnya terpisah dari izin mengelola data karyawan, karena isi laporan ini jam kerja orang lain.

Kenapa tidak bisa memilih semua karyawan sekaligus?

Laporan ini dibangun per orang, dan tanpa karyawan terpilih server mengembalikan daftar kosong, bukan seluruh karyawan. Untuk rekap satu tim, ambil satu orang satu berkas Excel lalu gabungkan di satu lembar. Untuk sekadar melihat ramai tidaknya kehadiran harian, grafik Kehadiran Karyawan Harian di dashboard lebih cepat.

Ada karyawan yang absen masuk tapi lupa absen pulang. Bisa saya perbaiki di sini?

Tidak dari halaman ini. Laporan ini hanya membaca, tidak mengubah. Barisnya tetap tampil dengan Check Out dan Durasi bertanda minus, dan itu catatan yang jujur: memang tidak ada absen pulang hari itu. Kesepakatan jam pulangnya kamu selesaikan di luar aplikasi.

Durasinya dihitung dari jadwal kerja atau dari jam absen?

Dari jam absen. Durasi adalah selisih Check In ke Check Out apa adanya, tanpa dipotong jam istirahat dan tanpa dibandingkan dengan jadwal kerja yang kamu setel di data karyawan. Kalau kamu memotong istirahat dalam perhitungan gaji, potongan itu kamu kerjakan sendiri di berkas Excel-nya.

Rentang tanggalnya kenapa dibatasi 90 hari?

Supaya satu permintaan tidak menarik riwayat bertahun-tahun sekaligus. Untuk laporan setahun, ambil per kuartal lalu gabungkan. Dalam pemakaian normal batas ini tidak terasa, karena periode gaji paling panjang pun sebulan.

Jam lembur yang disetujui ikut ditotal di laporan ini?

Tidak. Kolom Lembur hanya menandai hari mana yang terhubung ke pengajuan lembur yang disetujui beserta tujuannya. Perbandingan antara jam lembur yang diajukan dan yang benar-benar diabsen ada di halaman lembur, bukan di sini.

Laporan ini sama dengan Riwayat yang dilihat karyawan di menu Presensi?

Isinya dari catatan yang sama, tapi sudut pandangnya berbeda. Riwayat di menu Presensi memperlihatkan absen miliknya sendiri kepada karyawan yang sedang masuk. Laporan Kehadiran Karyawan memperlihatkan absen siapa pun kepada orang yang punya izinnya, dengan rentang tanggal dan unduhan. Yang pertama untuk karyawan, yang kedua untuk yang menghitung gaji.

Foto absennya ikut di berkas PDF?

Tidak. PDF-nya memuat keenam kolom yang sama dengan yang di layar: tanggal, lembur, check in, check out, durasi, dan outlet. Foto dan lokasi absen tersimpan di catatan presensinya, bukan di rekap ini.

Ambil satu periode, bandingkan dengan hitunganmu

Buat akun gratis tujuh hari, nyalakan absensi untuk satu karyawan, lalu unduh rekapnya di akhir periode. Yang biasanya mengagetkan bukan jumlah harinya, melainkan jam masuk yang ternyata tidak seperti yang disepakati.

Buat akun Lihat harga