Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Cara memproses pre-order: dari membuat produk sampai pelunasan

Pre-order adalah pesanan yang barangnya baru dibuat setelah dipesan, seperti kue ulang tahun dengan tulisan nama. Di Finensia POS, pelanggan membayar DP di kasir, dapur membuat pesanannya, harga akhir ditetapkan setelah jadi, lalu pelanggan melunasi sisanya waktu mengambil.

Panduan ini untuk pemilik dan karyawan toko kue, katering, atau usaha lain yang menerima pesanan. Contohnya memakai data karangan: Toko Kue Sari Rasa menerima pesanan kue dari Ibu Ratna Wulandari di outlet Sari Rasa Panakkukang, dan kuenya dibuat di Dapur Sari Rasa.

Lima tahapnya

  1. Siapkan produknya 3 langkah
  2. Terima pesanan dan DP di kasir 4 langkah
  3. Buat pesanannya di dapur 4 langkah
  4. Tetapkan harga akhirnya 1 langkah
  5. Serahkan dan lunasi 4 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 5

Siapkan produknya

Dikerjakan sekali per produk. Modul Produksi cukup aktif di outlet yang membuat pesanannya, misalnya dapur. Outlet penjualan hanya menerima pesanan dan DP, jadi tidak perlu modul itu.

  1. Langkah 1Buka form produk

    Masuk ke menu Produk dan cari produk yang mau dijual lewat pesanan, di contoh ini Kue Ulang Tahun Custom 20 cm. Tekan tombol ubah bergambar pensil. Produk baru juga bisa, lewat tombol Tambah Produk.

    Halaman Daftar Produk Toko Kue Sari Rasa. Kotak 1 menandai nama produk Kue Ulang Tahun Custom 20 cm, kotak 2 menandai tombol pensil untuk membuka form edit produknya.
    1. Produk yang mau dijadikan pre-order
    2. Tombol ubah (ikon pensil)

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  2. Langkah 2Nyalakan pre-order dan atur harganya

    Gulir ke bagian Pre-order dan nyalakan sakelarnya. Pilih cara menentukan harga, lalu isi DP minimum. Di bawahnya langsung terlihat DP paling sedikit yang harus dibayar.

    Bagian Pre-order di form produk. Kotak 1: sakelar Pre-order yang sudah aktif. Kotak 2: pilihan cara menentukan harga, dengan opsi Ditentukan setelah produksi terpilih. Kotak 3: DP minimum 50 persen, yang untuk 1 pcs berarti Rp175.000.
    1. Sakelar Pre-order dinyalakan
    2. Harga: "Ditentukan setelah produksi"
    3. DP minimum 50%, artinya paling sedikit Rp175.000 per kue

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  3. Langkah 3Isi lama pengerjaan, tempat membuat, dan bahannya

    Isi berapa hari kue ini biasanya dikerjakan. Pilih outlet yang membuat kuenya dan resep yang biasa dipakai, lalu tekan Update Produk.

    Lanjutan pengaturan pre-order. Kotak 1: lama pengerjaan 3 hari. Kotak 2: outlet lokasi produksi Dapur Sari Rasa. Kotak 3: resep bawaan RSP-001 Kue Ulang Tahun 20 cm. Kotak 4: tombol Update Produk untuk menyimpan.
    1. Lama pengerjaan: 3 hari. Tanggal butuh di kasir terisi otomatis dari angka ini
    2. Outlet lokasi produksi: Dapur Sari Rasa
    3. Bahan yang biasa dipakai: resep kue 20 cm milik dapur
    4. Tombol Update Produk untuk menyimpan

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

Tahap 2 dari 5

Terima pesanan dan DP di kasir

Uang muka atau DP adalah sebagian harga yang dibayar pelanggan di depan, sebagai tanda jadi.

  1. Langkah 4Ketuk kartu produk bertanda Pre-order

    Di layar kasir Sari Rasa Panakkukang, produk pre-order punya tanda sendiri. Mengetuknya membuka formulir pesanan, bukan menambah ke keranjang.

    Layar kasir tampilan kartu. Kotak merah menandai kartu Kue Ulang Tahun Custom 20 cm yang berlabel PRE-ORDER; mengetuknya membuka formulir permintaan, bukan menambah ke keranjang.
    1. Kartu produk berlabel PRE-ORDER

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  2. Langkah 5Isi pesanan pelanggan

    Pilih pelanggannya, isi jumlah, tanggal butuh, dan permintaan. Tulis permintaan selengkap mungkin, karena ini yang dibaca bagian dapur.

    Dialog permintaan pre-order di kasir. Kotak 1: pelanggan Ibu Ratna Wulandari. Kotak 2: permintaan pelanggan berisi tulisan Selamat Ulang Tahun Alya ke-7, tema unicorn pink. Kotak 3: tanggal butuh 6 Oktober 2026, terisi otomatis dari lama pengerjaan.
    1. Pelanggan: Ibu Ratna Wulandari (wajib diisi)
    2. Permintaan: "Tulisan: Selamat Ulang Tahun Alya ke-7, tema unicorn pink"
    3. Tanggal butuh, terisi otomatis dari lama pengerjaan dan boleh diubah

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  3. Langkah 6Terima DP

    Isi DP dan pilih metode bayarnya, lalu tekan tombol simpan dan terima DP. Harga perkiraan Rp350.000 dengan DP minimum 50% berarti DP paling sedikit Rp175.000.

    Bagian DP di dialog pre-order dengan total perkiraan Rp350.000 dan DP minimum Rp175.000. Kotak 1: nominal DP 175000. Kotak 2: metode bayar DP Tunai. Kotak 3: tombol Simpan & terima DP Rp175.000.
    1. DP: Rp175.000
    2. Metode bayar DP, di contoh ini Tunai
    3. Tombol "Simpan & terima DP Rp175.000"

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  4. Langkah 7Cetak atau kirim bukti DP

    Begitu tersimpan, muncul tanda berhasil dengan tombol Cetak bukti DP. Kalau terlewat, bukti DP masih bisa dicetak ulang dari tombol Pre-order di kasir atau dari halaman detail pre-order. Nomor pesanannya dipakai waktu pengambilan. Kalau nomor WhatsApp pelanggan terisi dan pengiriman struk WhatsApp dipakai, pelanggan juga dapat pesan bahwa DP-nya sudah diterima.

    Pratinjau bukti uang muka pre-order di kertas 58 mm. Kotak 1: nomor pre-order PO-261003-0001. Kotak 2: sisa perkiraan Rp175.000 yang dibayar saat pengambilan.
    1. Nomor pesanan, misalnya PO-261003-0001
    2. Sisa perkiraan Rp175.000. Angka pastinya baru ada setelah harga akhir ditetapkan

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

Tahap 3 dari 5

Buat pesanannya di dapur

Pesanan dari Sari Rasa Panakkukang muncul di Dapur Sari Rasa, karena dapur itulah yang dipilih sebagai lokasi produksi.

  1. Langkah 8Pilih pesanan di tab Pre-order

    Di Dapur Sari Rasa, buka menu Produksi > Produksi, lalu tab Pre-order. Pesanan diurutkan dari tanggal butuh paling dekat. Centang pesanan yang mau dibuat, boleh beberapa sekaligus.

    Halaman Produksi di outlet Dapur Sari Rasa, tab Pre-order. Kotak 1: label untuk Sari Rasa Panakkukang, tanda pesanan dari outlet lain. Kotak 2: kotak centang untuk memilih pesanan Ibu Ratna Wulandari. Kotak 3: tombol Produksi 1 pre-order.
    1. Label "untuk Sari Rasa Panakkukang": outlet yang memesan
    2. Kotak centang pesanan
    3. Tombol "Produksi 1 pre-order"

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  2. Langkah 9Periksa bahan, tambah kalau perlu

    Form produksi sudah terisi dari resep. Kalau ada bahan tambahan, masukkan juga. Di contoh ini Cokelat Batang 100 gram untuk hiasan. Biayanya ikut dihitung ke modal kue, yang disebut HPP (harga pokok produksi).

    Form Buat Produksi Baru yang terisi dari resep Kue Ulang Tahun 20 cm. Kotak 1: label pre-order PO-261003-0001 beserta permintaan pelanggan. Kotak 2: tombol Tambah Bahan. Kotak 3: bahan tambahan Cokelat Batang 100 gram yang ikut masuk HPP.
    1. Keterangan pesanan: nomor, pelanggan, permintaan, dan outlet pemesan
    2. Tombol Tambah Bahan
    3. Bahan tambahan: Cokelat Batang 100 gram

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  3. Langkah 10Mulai dan selesaikan produksi

    Di daftar produksi, tekan Mulai pada produksi kue ini. Di jendela yang terbuka, periksa bahan yang terpakai dan modal per kue, lalu tekan Konfirmasi & Selesai. Produksinya langsung selesai dalam satu langkah. Karena pemesannya outlet lain, aplikasi langsung membuat kiriman ke Sari Rasa Panakkukang.

    Dialog Mulai Produksi yang menampilkan bahan baku terpakai, hasil 1 pcs, dan estimasi HPP Rp71.900 per pcs. Kotak merah menandai tombol Konfirmasi & Selesai yang menyelesaikan produksi dan mengirim hasilnya ke outlet pemesan.
    1. Tombol Konfirmasi & Selesai. Stok bahan berkurang dan kuenya tercatat jadi

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  4. Langkah 11Terima kirimannya di outlet pemesan

    Di Sari Rasa Panakkukang, buka Stok Produk Masuk. Kiriman dari dapur menunggu di tab Produk Masuk Pending. Tekan Verifikasi, cocokkan jumlahnya dengan kue yang datang, lalu terima.

    Halaman Stok Produk Masuk di Sari Rasa Panakkukang, tab Produk Masuk Pending. Kotak 1: outlet asal Dapur Sari Rasa untuk kiriman KRM-PO-261003-0001. Kotak 2: tombol Verifikasi untuk menerima kiriman.
    1. Outlet asal: Dapur Sari Rasa
    2. Tombol Verifikasi

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

Tahap 4 dari 5

Tetapkan harga akhirnya

Hanya untuk produk dengan harga "Ditentukan setelah produksi". Produk berharga tetap langsung siap diambil.

  1. Langkah 12Isi harga akhir di halaman QA

    Buka menu Pre-order, lalu tombol Buka QA. Di sana kelihatan bahan yang terpakai, modal per kue (HPP), dan harga perkiraan. Ketik harga akhirnya, dan selisihnya dengan modal (margin) langsung terhitung. Di contoh ini Rp375.000.

    Halaman QA Pre-order dengan daftar bahan yang dipakai. Kotak 1: HPP per pcs Rp71.900. Kotak 2: harga akhir per pcs diisi 375000, margin terhitung Rp303.100 (80,8%). Kotak 3: tombol Tetapkan harga.
    1. HPP per pcs: modal satu kue, Rp71.900
    2. Harga akhir per pcs: Rp375.000. Margin di sebelahnya ikut terhitung
    3. Tombol "Tetapkan harga"

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

Tahap 5 dari 5

Serahkan dan lunasi

Waktu pelanggan datang mengambil, kasir cukup menagih sisanya. DP yang sudah dibayar dipotong otomatis.

  1. Langkah 13Buka daftar pesanan di kasir

    Di layar kasir Sari Rasa Panakkukang, tekan tombol Pre-order di panel pesanan. Angka di tombolnya adalah jumlah pesanan yang siap diambil. Di daftar yang terbuka, tekan Serahkan & lunasi pada pesanan Ibu Ratna Wulandari.

    Panel pesanan di layar kasir. Kotak merah menandai tombol Pre-order dengan angka 1, artinya ada satu pesanan yang siap diambil.
    1. Tombol Pre-order. Angka 1 berarti ada satu pesanan siap diambil

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  2. Langkah 14Terima sisa bayar dan serahkan kuenya

    Total Rp375.000 dikurangi uang muka Rp175.000, jadi sisa bayarnya Rp200.000. Pilih metode bayar, isi uang diterima, lalu tekan tombol terima dan serahkan.

    Dialog Serahkan PO-261003-0001. Kotak 1: total Rp375.000. Kotak 2: uang muka minus Rp175.000. Kotak 3: sisa bayar Rp200.000. Kotak 4: tombol Terima Rp200.000 & serahkan.
    1. Total Rp375.000
    2. Uang muka −Rp175.000
    3. Sisa bayar Rp200.000
    4. Tombol "Terima Rp200.000 & serahkan"

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  3. Langkah 15Berikan struknya

    Setelah layar menyatakan transaksi tersimpan, kuenya boleh diserahkan. Cetak struk pelunasan untuk pelanggan: isinya harga akhir, uang muka yang sudah dibayar, dan sisa yang dibayar hari ini.

    Pratinjau struk pelunasan pre-order. Kotak merah menandai rincian total Rp375.000, uang muka minus Rp175.000, sisa bayar Rp200.000, dan pembayaran tunai Rp200.000.
    1. Total Rp375.000, dikurangi uang muka Rp175.000, sisa bayar Rp200.000 yang dibayar tunai

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  4. Langkah 16Lihat riwayatnya kapan saja

    Di menu Pre-order, buka pesanannya. Semua tahap tercatat dari DP diterima sampai selesai, berikut siapa yang mengerjakan.

    Halaman detail pre-order PO-261003-0001. Kotak 1: status Selesai. Kotak 2: riwayat lengkap dari pesanan dibuat, DP diterima, masuk produksi, dikirim, kiriman diterima, harga akhir ditetapkan, sampai diserahkan.
    1. Status Selesai
    2. Riwayat tiap tahap, lengkap dengan waktu dan nama yang mengerjakan

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

Pertanyaan yang sering muncul

Kalau pelanggan membatalkan, DP-nya bagaimana?

Kalau pesanan belum mulai dibuat, DP dikembalikan penuh. Kalau produksinya sudah berjalan, yang membatalkan memilih DP dikembalikan atau hangus. Alasan pembatalan wajib diisi.

Bagaimana kalau harga akhirnya lebih kecil dari DP?

Saat diserahkan, layar kasir menampilkan "Kembalikan ke pelanggan" beserta jumlahnya, dan struknya mencatat kelebihan DP yang dikembalikan. Kelebihannya dikembalikan tunai saat itu juga.

Pesanan dibuat di outlet, tapi kuenya dibuat di dapur pusat. Bisa?

Bisa. Pilih dapurnya di "Outlet lokasi produksi" pada form produk. Pesanan muncul di tab Pre-order produksi dapur dengan nama outlet pemesannya. Setelah produksi selesai, kirimannya dibuat otomatis dan diterima outlet pemesan lewat Produk Masuk.

Karyawan saya tidak melihat tombol atau menu Pre-order. Kenapa?

Pre-order butuh minimal satu outlet yang memakai modul Produksi, tempat pesanannya dibuat. Outlet penjualan tidak perlu modul itu. Selain itu karyawan butuh izinnya: mengelola pre-order di Produksi, melihat daftar pre-order, menetapkan harga (QA), atau membatalkan. Atur izinnya di peran karyawan tersebut.

Bukti DP lupa dicetak. Bisa dicetak lagi?

Bisa. Di kasir, tekan tombol Pre-order, cari nama pelanggan atau nomor pesanannya, lalu tekan Cetak bukti DP. Bisa juga dari halaman detail pre-order di menu Pre-order.

Apakah DP dihitung sebagai penjualan?

Tidak. DP dicatat sebagai uang muka pelanggan, karena barangnya belum diserahkan dan pesanan masih bisa batal. Penjualannya baru tercatat saat pesanan dilunasi.

Bisakah pesanan diubah setelah DP dibayar?

Belum bisa. Untuk mengganti jumlah atau permintaan, batalkan pesanannya lalu buat pesanan baru.

Coba pre-order di tokomu sendiri

Buat akun untuk satu outlet, gratis tujuh hari. Pre-order ikut di semua akun, bersama kasir, stok, dan produksi.

Buat akun Lihat harga