Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Barang Gudang: catat bahan masuk, kirim ke outlet, hitung ulang isinya

Toko yang mengolah dulu sebelum menjual punya dua stok yang sering tercampur: barang jadi di rak depan dan bahan baku di belakang. Kalau keduanya dicatat di satu tempat, satu kilogram biji kopi akan muncul di layar kasir, dan laporan modalnya menghitung kopi dua kali.

Untuk pemilik kedai, toko kue, dan katering yang bahan bakunya perlu dicatat terpisah dari barang jualan. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun dengan gudang pusat dan satu cabang.

Tiga tahapnya

  1. Daftarkan barang gudang dan tempat asalnya 4 langkah
  2. Catat barang masuk beserta harga belinya 4 langkah
  3. Kirim ke outlet, lalu hitung ulang isi gudang 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Daftarkan barang gudang dan tempat asalnya

Barang gudang bukan produk. Produk adalah yang dijual di kasir, barang gudang adalah yang dipakai untuk membuatnya: biji kopi, susu, gelas, sedotan. Keduanya punya daftar sendiri supaya satu kilogram biji kopi tidak pernah muncul di layar kasir.

  1. Langkah 1Buka Barang Gudang, Master, lalu Daftar Barang

    Menu Barang Gudang punya tiga kelompok seperti menu Produk: Master, Transaksi, dan Laporan. Kalau menunya tidak ada di sidebar, modul Gudang belum dinyalakan untuk tokomu. Di Master Barang Gudang, tekan Tambah Item.

    1. Menu Barang Gudang
    2. Master, Daftar Barang
    3. Tombol Tambah Item

  2. Langkah 2Isi nama, kode, dan satuannya

    Isi Nama Item dan Kode Item, lalu pilih Kategori, Brand, dan Satuan. Ketiganya punya tombol Atur sendiri di sebelah kotaknya, jadi satuan baru seperti kilogram atau liter bisa kamu buat sambil mengisi form ini. Pilih satuan yang sama dengan satuan yang nanti kamu tulis di resep, kalau tidak takaran resepnya akan terbaca salah.

    1. Nama Item
    2. Kode Item
    3. Kategori beserta tombol Atur Kategori
    4. Satuan beserta tombol Atur Satuan
    5. Brand

  3. Langkah 3Tentukan Batas Bawah Stok dan Batas Atas Stok

    Batas Bawah Stok adalah angka yang membuat barang itu masuk daftar stok menipis, jadi isi dengan jumlah yang cukup untuk kamu belanja lagi tanpa kehabisan. Batas Atas Stok adalah target maksimum yang dipakai sebagai patokan saat menghitung belanja. Keduanya boleh kamu isi kira-kira dulu lalu dibetulkan setelah sebulan pemakaian.

    1. Batas Bawah Stok
    2. Batas Atas Stok
    3. Tombol Simpan

  4. Langkah 4Daftarkan pemasoknya di Master, Asal/Tujuan

    Buka Barang Gudang, Master, Asal/Tujuan, lalu tekan Tambah Asal/Tujuan. Isi Nama, Kode, Alamat, dan Telepon, dan tentukan jenisnya Asal atau Tujuan. Asal dipakai untuk pemasok tempat barangmu datang, Tujuan untuk tempat barang gudang dikirim keluar selain outletmu sendiri. Kode boleh ditekan Generate kalau kamu tidak punya penomoran sendiri.

    1. Nama
    2. Kode beserta tombol Generate
    3. Jenis Asal atau Tujuan
    4. Alamat dan Telepon
Tahap 2 dari 3

Catat barang masuk beserta harga belinya

Tiap belanja bahan dicatat di sini. Harga beli yang kamu isi bukan sekadar catatan: dari situ modal tiap resep dihitung, dan karena itu juga HPP produk yang kamu jual.

  1. Langkah 5Buka Transaksi, Barang Masuk, lalu Tambah Barang Masuk

    Formnya tiga langkah, dan langkah pertama adalah informasi transaksinya: Kode Transaksi, Tanggal, Tipe Asal Barang, dan Metode Pembayaran. Tipe Asal Barang ada dua pilihan: Outlet kalau barangnya datang dari cabangmu sendiri, dan Lainnya (Supplier) kalau datang dari pemasok yang kamu daftarkan di Asal/Tujuan. Metode Pembayaran boleh dikosongkan.

    1. Kode Transaksi
    2. Tanggal
    3. Tipe Asal Barang: Outlet atau Lainnya (Supplier)
    4. Asal Barang
    5. Metode Pembayaran

  2. Langkah 6Pilih barangnya, isi jumlah dan harga beli

    Di langkah kedua, cari barang di daftar sebelah kiri lalu pilih. Tiap barang yang terpilih minta Jumlah dan Harga Beli. Harga Beli yang diminta adalah harga per satuan yang kamu daftarkan, bukan harga per karung. Totalnya dihitung sendiri dan muncul di Harga Beli Total.

    1. Pencarian item
    2. Item Terpilih
    3. Jumlah
    4. Harga Beli per satuan
    5. Harga Beli Total

  3. Langkah 7Periksa ringkasannya, lalu simpan

    Langkah ketiga memperlihatkan Ringkasan: jumlah item, Total Qty, dan Total Nilai Beli. Periksa dulu sebelum menyimpan, karena barang masuk yang sudah tersimpan mengubah stok dan ikut menghitung ulang modal rata-rata tiap barang. Setelah tersimpan, transaksinya muncul di Daftar Barang Masuk beserta kodenya.

    1. Total Item
    2. Total Qty
    3. Total Nilai Beli
    4. Tombol simpan

  4. Langkah 8Kalau barang dikirim dulu: pakai tab Barang Masuk Pending

    Untuk barang yang dikirim cabang lain atau pemasok tapi belum kamu hitung, ada tab Barang Masuk Pending. Yang menerima membuka Verifikasi, mengisi Jumlah Aktual untuk tiap barang, lalu menekan Simpan Verifikasi. Jumlah Asli dan Jumlah Aktual tersimpan berdampingan, jadi selisih kiriman tetap terlihat, bukan hilang jadi angka baru.

    1. Tab Barang Masuk Pending
    2. Jumlah Asli
    3. Jumlah Aktual
    4. Catatan Verifikasi
    5. Simpan Verifikasi
Tahap 3 dari 3

Kirim ke outlet, lalu hitung ulang isi gudang

Dua pekerjaan terakhir: mengeluarkan bahan dari gudang ke cabang yang membutuhkannya, dan sesekali menghitung isi gudang untuk mencocokkan angka sistem dengan rak yang sebenarnya.

  1. Langkah 9Transaksi, Barang Keluar, lalu pilih tujuannya

    Formnya seperti barang masuk: langkah pertama Tipe Tujuan dan Outlet Tujuan, langkah kedua memilih item beserta jumlahnya, langkah ketiga Ringkasan Transaksi. Yang tidak diminta di sini harga, karena barang keluar memakai modal yang sudah tercatat waktu barangnya masuk.

    1. Tipe Tujuan
    2. Outlet Tujuan
    3. Daftar Item Warehouse
    4. Jumlah per item
    5. Ringkasan Transaksi

  2. Langkah 10Transaksi, Stok Opnam, lalu buat opname baru

    Daftar opname memuat Kode, Tanggal, Outlet, Total Item, Penyesuaian, dan Status. Tekan tombol buat stok opname untuk memulai yang baru, lalu isi jumlah hasil hitunganmu per barang. Selama opnamenya masih draft, angka stok sistem tidak diperlihatkan di mana pun, termasuk di laporan gudang dan di form barang keluar. Itu disengaja supaya yang menghitung tidak menyalin.

    1. Kode opname
    2. Total Item
    3. Penyesuaian
    4. Status
    5. Tombol buat stok opname

  3. Langkah 11Periksa hasilnya di Laporan

    Kelompok Laporan di menu Barang Gudang berisi Stok, Barang Masuk, Barang Keluar, Arus Stok, dan Riwayat Stok. Bentuknya sama dengan laporan di menu Produk, isinya barang gudang. Riwayat Stok yang paling sering dipakai sesudah opname, karena di situ penyesuaiannya terlihat sebagai baris tersendiri beserta nama orang yang mencatatnya.

    1. Laporan Stok
    2. Barang Masuk dan Barang Keluar
    3. Arus Stok
    4. Riwayat Stok

Pertanyaan yang sering muncul

Apa bedanya Barang Gudang dan Produk? Saya harus pakai yang mana?

Produk adalah yang dijual di kasir dan punya harga jual. Barang Gudang adalah bahan dan perlengkapan yang dipakai untuk membuatnya, dan tidak punya harga jual. Toko yang menjual barang apa adanya, misalnya toko kelontong, cukup memakai Produk saja. Yang mengolah dulu sebelum menjual, misalnya kedai kopi atau toko kue, memakai keduanya: bahan di Gudang, barang jadi di Produk, dihubungkan oleh resep.

Menu Barang Gudang tidak ada di akun saya.

Dua kemungkinan. Modul Gudang belum dinyalakan untuk tokomu, atau rolemu belum punya izin gudang. Modul diatur per outlet, izin diatur per role di menu Karyawan. Pemilik bisa memeriksa keduanya; kalau modulnya memang belum aktif, menunya tidak muncul walaupun izinnya sudah dicentang.

Stok bahan saya berkurang sendiri tanpa ada barang keluar.

Kalau tokomu memakai produksi berbasis resep, itu wajar: tiap produksi yang kamu selesaikan memotong bahan di gudang sesuai takaran resepnya. Jejaknya ada di Riwayat Stok gudang, dan kode referensinya menunjuk ke produksi yang memotongnya. Yang tidak wajar adalah pengurangan tanpa baris riwayat sama sekali.

Saya salah mencatat barang masuk. Bisa dihapus?

Transaksinya bisa dihapus dari daftarnya, tapi menghapus catatannya tidak menarik kembali stok yang sudah masuk. Jadi perbaikannya dua langkah: hapus atau perbaiki catatan transaksinya, lalu betulkan jumlah stoknya lewat stok opname gudang. Kalau yang salah jumlahnya saja dan transaksinya belum lama, lebih aman memperbaiki transaksinya daripada menghapusnya.

Satu barang gudang dipakai di dua outlet. Stoknya digabung?

Tidak, stok barang gudang dicatat per outlet, sama seperti stok produk. Jadi 5 kg biji kopi di gudang pusat dan 2 kg di cabang adalah dua angka yang berbeda, dan yang terpotong saat produksi adalah stok di outlet tempat produksinya dicatat. Memindahkannya lewat Barang Keluar dengan Tipe Tujuan outlet.

Kenapa form barang masuk minta kode transaksi? Saya tidak punya penomoran.

Kodenya dipakai sebagai kode referensi di Riwayat Stok, jadi dari satu baris stok kamu bisa kembali ke transaksi yang membuatnya. Kalau kamu tidak punya penomoran sendiri, biarkan kode yang disediakan aplikasinya. Yang penting kodenya tidak kamu pakai dua kali untuk belanja yang berbeda.

Verifikasi barang masuk pending itu wajib?

Hanya untuk barang yang dikirim lewat jalur pending. Barang masuk yang kamu catat sendiri langsung menambah stok tanpa verifikasi. Jalur pending gunanya untuk kiriman yang jumlahnya baru bisa dipastikan setelah dibuka dan dihitung penerimanya, dan di situlah Jumlah Asli dan Jumlah Aktual ada supaya selisihnya tercatat, bukan ditimpa.

Mulai dari lima bahan yang paling sering habis

Buat akun gratis tujuh hari, lalu daftarkan lima bahan yang paling sering membuatmu belanja mendadak. Setelah batas bawah stoknya terisi, aplikasinya yang mengingatkan, bukan kasir yang menelepon waktu bahannya sudah habis.

Buat akun Lihat harga