Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Stok produk: mencatat barang masuk dan menghitung ulang isi rak

Produk yang baru dibuat stoknya nol, dan stok hanya bertambah lewat transaksi barang masuk. Panduan ini mengisi stok pertama kali, lalu menunjukkan cara membetulkannya kalau catatan dan isi rak sudah tidak sama.

Untuk pemilik toko dan karyawan yang mengurus gudang atau belanja. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera menerima 20 karung beras dari Toko Grosir Pasar Besar.

Tiga tahapnya

  1. Daftarkan asal barangnya 2 langkah
  2. Catat barang yang datang 3 langkah
  3. Cocokkan dengan barang yang benar-benar ada 4 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Daftarkan asal barangnya

Produk Masuk selalu menanyakan barangnya datang dari siapa, dan daftar itu diisi sekali lalu dipakai terus. Biasanya isinya nama pemasok atau nama pasar tempat kamu belanja.

  1. Langkah 1Buka Asal/Tujuan

    Di menu kiri: Produk, lalu Master, lalu Asal/Tujuan. Halaman ini daftar pemasok tempat barang datang dan tujuan tempat barang keluar.

    Menu samping dengan Produk terbuka, submenu Master, dan pilihan Asal/Tujuan. Kotak 1 menandai Asal/Tujuan.
    1. Produk, Master, Asal/Tujuan

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  2. Langkah 2Tambahkan pemasoknya

    Tekan Tambah. Tombol Generate di samping Kode mengisi kodenya otomatis, jadi kamu cukup mengisi Nama. Centang Asal kalau tempat ini tempat barang datang, dan centang Tujuan juga kalau kamu mengirim barang ke sana. Alamat dan Telepon boleh dikosongkan. Tekan Simpan.

    Jendela Tambah Asal/Tujuan Baru dengan Kode terisi, Nama Toko Grosir Pasar Besar, centang Asal, dan tombol Simpan.
    1. Kode, bisa diisi tombol Generate
    2. Nama pemasok
    3. Centang Asal, dan Tujuan kalau kamu juga mengirim barang ke sana
    4. Tombol Simpan

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

Tahap 2 dari 3

Catat barang yang datang

Produk Masuk adalah satu-satunya jalan stok bertambah, dan ia menanyakan harga beli karena dari situlah modal per barang (HPP) dihitung. Formnya tiga langkah.

  1. Langkah 3Isi informasi transaksinya

    Buka Produk, Transaksi, Produk Masuk, lalu mulai transaksi baru. No Transaksi bisa diisi dengan tombol Generate. Tanggal terisi hari ini dan boleh diubah kalau kamu mencatat belanja kemarin. Di Jenis Asal pilih Lainnya untuk pemasok dari daftar tadi, atau Outlet kalau barangnya dikirim dari cabangmu sendiri. Tekan Selanjutnya.

    Langkah pertama form Stok Produk Masuk dengan No Transaksi, tombol Generate, Tanggal, Jenis Asal, dan Asal Produk.
    1. No Transaksi, wajib diisi, bisa pakai Generate
    2. Tanggal barang datang
    3. Jenis Asal: Lainnya untuk pemasok, Outlet untuk kiriman antar cabang
    4. Asal Produk, dipilih dari daftar yang tadi kamu buat

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  2. Langkah 4Pilih produknya, isi jumlah dan harga beli

    Cari produknya di Daftar Produk, atau pindai barcode-nya kalau kamu punya pemindai, lalu tekan tanda tambah. Di panel Produk Terpilih, isi Quantity. Harga belinya terkunci sampai kamu menekan tombol pensil di samping H. Beli Satuan, supaya tidak berubah karena salah ketik. H. Jual Satuan sudah terisi dari harga produk, dan mengubahnya di sini sekaligus memperbarui harga jual produknya.

    Langkah kedua form Stok Produk Masuk berisi daftar produk, produk terpilih Kopi Susu Gula Aren 250 ml dengan Jumlah dan Harga Beli.
    1. Pencarian produk, menerima hasil pindai barcode
    2. Quantity: jumlah barang yang datang
    3. H. Beli Satuan, dibuka lewat tombol pensil. Dari sini modal (HPP) dihitung
    4. H. Jual Satuan, ikut memperbarui harga jual produknya

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  3. Langkah 5Periksa ringkasannya lalu simpan

    Langkah ketiga menampilkan ulang semuanya: asal barang, jumlah item, nilai belinya, dan perkiraan untungnya kalau semuanya terjual dengan harga jual sekarang. Periksa sekali lagi, lalu tekan Konfirmasi dan Simpan di bagian bawah. Stok produknya langsung bertambah di outlet yang sedang kamu buka.

    Langkah ketiga form Stok Produk Masuk berisi ringkasan transaksi dengan jumlah item dan tombol Konfirmasi dan Simpan.
    1. Total Item dan Total Quantity
    2. Total Nilai Beli: uang yang kamu keluarkan
    3. Estimasi Keuntungan kalau semuanya terjual dengan harga jual sekarang

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

Tahap 3 dari 3

Cocokkan dengan barang yang benar-benar ada

Catatan stok dan isi rak selalu berbeda cepat atau lambat: ada yang pecah, ada yang terbawa, ada yang lupa dicatat. Stok opname adalah penghitungan ulang yang hasilnya dipakai membetulkan catatan.

  1. Langkah 6Buat stok opname baru

    Buka Produk, Transaksi, Stok Opname, lalu tekan Buat Stok Opname. Kode Stock Opname dan Tanggal terisi otomatis, dan Catatan boleh dikosongkan.

    Bagian Informasi Stock Opname dengan Kode Stock Opname dan Tanggal yang sudah terisi.
    1. Kode Stock Opname, terisi otomatis
    2. Tanggal penghitungan

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  2. Langkah 7Hitung rak, isi angkanya

    Tekan Check di baris produk yang kamu hitung, lalu isi jumlah yang benar-benar ada di rak pada kolom Stok Fisik (terhitung). Selama mengisi, stok sistem dan selisihnya sengaja disembunyikan, supaya hitunganmu tidak terbawa angka yang sudah ada di layar.

    Daftar produk di form stok opname dengan kolom Stok Fisik terhitung berisi 19, tanpa kolom stok sistem.
    1. Kotak Stok Fisik (terhitung): hasil hitunganmu di rak

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  3. Langkah 8Simpan draft, atau kirim untuk review

    Simpan Draft kalau hitunganmu belum selesai: statusnya tetap draft dan bisa dilanjutkan nanti. Kalau sudah lengkap, tekan Kirim untuk Review. Stok sistem direkam saat itu juga, lalu selisihnya baru diperlihatkan di halaman detail.

    Tombol Simpan Draft dan Kirim untuk Review di form stok opname.
    1. Simpan Draft: tetap bisa dilanjutkan
    2. Kirim untuk Review: stok sistem direkam, status jadi Menunggu Review

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

  4. Langkah 9Atasan memeriksa selisihnya lalu menyetujui

    Di halaman detail, selisih tiap produk baru kelihatan: stok sistem 20, hitungan staf 19, selisih minus 1. Yang punya izin menyetujui bisa menerima angka staf apa adanya lewat Sesuai, atau menekan Ubah kalau hasil hitungnya berbeda. Selisih wajib diberi catatan. Tombol Setujui dan Terapkan Stok mengubah stok sistem mengikuti hitungan akhir, dan tindakan itu tidak bisa dibatalkan.

    Halaman detail stok opname berstatus Menunggu Review dengan kolom Stok Sistem 20, Input Staf 19, Selisih staf minus 1, dan tombol Setujui dan Terapkan Stok.
    1. Stok Sistem: angka yang tercatat sebelum opname
    2. Input Staf: hitungan orang yang mengecek rak
    3. Selisih (staf) terhadap stok sistem
    4. Tombol Setujui & Terapkan Stok

    Ketuk gambar untuk melihatnya ukuran penuh.

Pertanyaan yang sering muncul

Kenapa stok tidak bisa diketik langsung di form produk?

Karena setiap perubahan stok harus punya sebab yang bisa ditelusuri. Barang masuk punya harga beli dan asal, barang keluar punya tujuan, hitung ulang punya selisih dan yang menyetujuinya. Kalau stok bisa diketik begitu saja, laporan modal dan untungnya kehilangan dasar, dan selisih stok tidak akan pernah kelihatan.

Barang pecah atau kedaluwarsa, dicatat lewat mana?

Lewat Produk Keluar, dengan catatan sebabnya. Stok opname sebaiknya dipakai untuk menemukan selisih yang kamu tidak tahu sebabnya. Barang yang kamu sudah tahu ke mana perginya lebih baik dicatat sebagai barang keluar, supaya nilainya ikut terlihat di laporan barang keluar.

Harga beli saya beda tiap belanja. Mana yang dipakai sebagai modal?

Rata-ratanya. Setiap Produk Masuk ikut menghitung ulang rata-rata harga beli produk itu, jadi modal yang dipakai di laporan untung mengikuti harga yang benar-benar kamu bayar, bukan harga belanja terakhir.

Siapa yang boleh menyetujui stok opname?

Hanya akun yang kamu beri izin menyetujui, diatur di peran karyawan. Pemisahan ini yang membuat hitung ulang jadi kontrol: yang menghitung dan yang menyetujui sebaiknya bukan orang yang sama.

Opname sudah disetujui tapi hitungannya ternyata salah. Bisa dibatalkan?

Tidak. Persetujuan langsung mengubah stok sistem dan tidak bisa dibatalkan. Yang bisa dilakukan adalah membuat opname baru dengan hitungan yang benar, sehingga koreksinya tercatat sebagai kejadian tersendiri, bukan menghapus jejak yang lama.

Apakah stok opname ikut mengubah modal (HPP) produknya?

Tidak. Opname hanya mengoreksi jumlah barang, bukan harga belinya. Kalau angka modalnya sendiri yang perlu diselaraskan dengan riwayat pembelian, ada tombol Hitung ulang HPP di halaman master produk, dan itu dikerjakan setelah opnamenya selesai.

Stok di cabang lain ikut berubah?

Tidak. Stok disimpan per outlet, dan Produk Masuk maupun stok opname hanya menyentuh outlet yang sedang kamu buka. Memindahkan barang ke cabang lain dicatat sebagai barang keluar dari outlet asal dan diverifikasi di outlet tujuan.

Saya mau tahu stok sekarang tanpa membuka produk satu per satu.

Buka Produk, Laporan, Stok Produk. Di situ stok semua produk di outlet terlihat sekaligus. Laporan Riwayat Stok di sebelahnya menunjukkan setiap perubahan per produk beserta sebabnya, jadi itu tempat pertama yang dilihat kalau sebuah angka terasa aneh.

Produk Masuk sudah tersimpan tapi salah jumlah. Bagaimana?

Transaksi yang sudah tersimpan tidak diubah isinya. Kalau jumlahnya kelebihan, catat Produk Keluar sebesar kelebihannya dengan catatan koreksi, atau betulkan lewat stok opname. Keduanya meninggalkan jejak, dan itu memang yang diinginkan.

Rapikan stokmu sendiri

Buat akun untuk satu outlet, gratis tujuh hari. Produk masuk, produk keluar, stok opname, dan laporan riwayat stoknya ikut di semua akun.

Buat akun Lihat harga