Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Asal dan tujuan barang: menamai dari siapa datangnya dan ke mana perginya

Dua layar paling sering kamu buka saat mengurus stok, Produk Masuk dan Produk Keluar, sama-sama meminta satu nama: dari siapa barangnya, atau ke mana perginya. Nama-nama itu tidak bisa diketik di tempat. Semuanya diambil dari satu daftar, dan daftar itu halaman ini.

Untuk pemilik toko yang baru mulai mencatat stok dan menemukan pilihan pemasoknya kosong, atau yang sudah mencatat lama tapi tiap barang rusak selalu masuk ke tujuan yang sama tanpa keterangan. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera dengan pemasok Gudang Beras Cianjur.

Tiga tahapnya

  1. Satu daftar untuk dua pertanyaan berbeda 3 langkah
  2. Tambah satu pemasok dan satu tujuan 3 langkah
  3. Ubah dan hapus tanpa merusak riwayat 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Satu daftar untuk dua pertanyaan berbeda

Setiap barang yang masuk ke tokomu datang dari seseorang, dan setiap barang yang keluar tanpa dijual pergi ke suatu tempat. Halaman ini tempat kamu menamai keduanya, dan dua saklar kecil di tiap barisnya menentukan yang mana muncul di mana.

  1. Langkah 1Buka Produk, Master, lalu Asal/Tujuan

    Tabelnya berisi Kode, Nama, Alamat, Telepon, dua kolom centang Asal dan Tujuan, lalu Dibuat Pada dan Aksi. Daftar ini satu untuk seluruh tokomu, dipakai bersama oleh menu Produk maupun Barang Gudang, jadi pemasok yang kamu tambah di sini langsung bisa dipilih di keduanya.

    1. Menu Produk, Master, Asal/Tujuan
    2. Kolom centang Asal
    3. Kolom centang Tujuan
    4. Tombol Tambah Asal/Tujuan

  2. Langkah 2Pahami arti kedua saklarnya

    Asal berarti barang datang dari dia, dan namanya akan muncul saat kamu mencatat Produk Masuk atau Barang Masuk. Tujuan berarti barang pergi ke dia, dan namanya muncul saat kamu mencatat Produk Keluar atau Barang Keluar. Keduanya boleh menyala bersamaan untuk pihak yang mengirim sekaligus menerima, misalnya tukang jahit yang kamu kirimi bahan lalu mengembalikan barang jadi.

    1. Baris yang hanya Asal
    2. Baris yang hanya Tujuan
    3. Baris yang keduanya menyala

  3. Langkah 3Pakai pencarian dan penyaring jenisnya

    Kotak pencarian mencocokkan kode maupun nama. Di sampingnya ada penyaring Semua, Asal, dan Tujuan. Penyaring itu yang paling cepat menjawab pertanyaan "kenapa nama ini tidak muncul di layar Produk Keluar": pilih Tujuan, dan kalau namanya tidak ada di situ, saklar Tujuannya memang belum menyala.

    1. Cari berdasarkan kode atau nama
    2. Penyaring Semua, Asal, Tujuan
Tahap 2 dari 3

Tambah satu pemasok dan satu tujuan

Isiannya cuma lima, dan dua di antaranya wajib. Yang paling sering terlewat justru bukan yang wajib, melainkan dua kotak centang di bagian bawah dialog.

  1. Langkah 4Tekan Tambah Asal/Tujuan, lalu isi Kode dan Nama

    Kode dan Nama wajib. Di samping kotak Kode ada tombol Generate yang mengisikan kode berpola IS diikuti tanggal hari ini dan nomor urut, misalnya IS-261019-001. Kode buatan tangan juga boleh, syaratnya belum pernah dipakai di tokomu. Alamat dan Telepon opsional, tapi Telepon yang terisi membuat kamu tidak perlu mencari nomor pemasok di tempat lain saat mau memesan.

    1. Kotak Kode
    2. Tombol Generate
    3. Kotak Nama
    4. Alamat dan Telepon, opsional

  2. Langkah 5Centang Asal atau Tujuan, lalu Simpan

    Kedua kotak ini mulai dalam keadaan kosong, dan tidak ada peringatan kalau kamu menyimpan tanpa mencentang salah satunya. Barisnya akan tersimpan rapi di daftar, lalu tidak pernah muncul di layar mana pun. Untuk pemasok beras, centang Asal. Untuk tempat barang rusak dibuang, centang Tujuan.

    1. Centang Asal
    2. Centang Tujuan
    3. Tombol Simpan

  3. Langkah 6Buat beberapa tujuan untuk barang yang bukan terjual

    Tujuan tidak harus pihak luar. Yang paling berguna justru nama untuk hal yang terjadi di tokomu sendiri: Barang Rusak, Kedaluwarsa, Pemakaian Internal, Sampel Gratis. Nanti tiap barang yang keluar bisa kamu kelompokkan menurut sebabnya, dan di laporan barang keluar kamu bisa melihat mana yang paling banyak memakan nilai.

    1. Nama tujuan yang menjelaskan sebab
    2. Saklar Tujuan menyala
Tahap 3 dari 3

Ubah dan hapus tanpa merusak riwayat

Nama pemasok berubah, nomornya ganti, atau ada pihak yang sudah tidak kamu pakai lagi. Yang perlu kamu tahu: transaksi yang sudah terjadi tidak ikut berubah, dan itu kabar baik.

  1. Langkah 7Tekan ikon edit di kolom Aksi

    Barisnya berubah menjadi bisa diisi langsung di tabel, termasuk kedua kotak centangnya. Di sini kamu bisa mematikan Asal untuk pemasok yang sudah tidak kamu pakai, tanpa menghapus datanya. Namanya akan hilang dari pilihan saat mencatat barang masuk, tapi tetap ada di daftar ini.

    1. Ikon edit di kolom Aksi
    2. Kotak isian di dalam baris
    3. Centang bisa diubah di sini

  2. Langkah 8Hapus lewat ikon hapus, lalu Konfirmasi Hapus

    Muncul dialog Konfirmasi Hapus sebelum apa pun terjadi. Setelah dihapus, barisnya hilang dari daftar dan dari semua pilihan, tapi transaksi lama tidak berubah sama sekali: nama pemasok dan nama tujuan disalin ke dalam tiap transaksi waktu transaksinya dibuat, bukan dibaca ulang dari daftar ini.

    1. Ikon hapus
    2. Dialog Konfirmasi Hapus
    3. Tombol Hapus

  3. Langkah 9Periksa riwayatnya untuk memastikan

    Buka Produk, Transaksi, Produk Keluar, lalu tab Riwayat. Transaksi yang tujuannya sudah kamu hapus tetap menampilkan nama tujuannya seperti semula. Jadi membersihkan daftar ini aman, dan kamu tidak perlu menyimpan baris yang tidak terpakai hanya demi menjaga laporan lama.

    1. Kolom Tujuan di riwayat
    2. Nama tujuan yang tetap tertulis

Pertanyaan yang sering muncul

Saya sudah menambah pemasok, tapi namanya tidak muncul saat mencatat Produk Masuk.

Hampir pasti saklar Asal-nya belum menyala. Kedua kotak centang di dialog tambah mulai kosong, dan menyimpan tanpa mencentangnya tidak memunculkan peringatan apa pun. Buka halaman Asal/Tujuan, setel penyaring jenisnya ke Asal, dan kalau namanya tidak ada di situ, edit barisnya lalu centang Asal.

Apa bedanya Asal dengan Tujuan kalau pihaknya orang yang sama?

Tidak ada yang perlu dipisah. Centang keduanya pada satu baris, dan namanya akan muncul di layar barang masuk maupun barang keluar. Membuat dua baris untuk satu pihak justru membuat laporanmu memecah riwayatnya jadi dua nama yang mirip.

Kodenya harus pakai tombol Generate?

Tidak. Tombol Generate cuma menawarkan pola IS diikuti tanggal dan nomor urut supaya kamu tidak perlu memikirkannya. Kalau pemasokmu sudah punya kode di catatan lamamu, pakai kode itu, karena kode yang sama dengan catatan tanganmu lebih berguna daripada kode yang rapi. Syaratnya cuma satu: belum dipakai baris lain di tokomu.

Cabang saya mau saya jadikan tujuan. Perlu saya tambahkan di sini?

Tidak perlu, dan sebaiknya tidak. Di layar Produk Keluar ada pilihan Jenis Tujuan: pilih Outlet, lalu cabangnya langsung bisa dipilih. Kalau cabang kamu buat sebagai baris di halaman ini, stoknya hanya berkurang di pengirim dan tidak pernah sampai ke penerima, karena kiriman antar outlet butuh persetujuan di sisi penerima.

Kalau saya hapus satu tujuan, laporan lama saya ikut berubah?

Tidak. Nama tujuan disalin ke dalam transaksinya saat transaksi itu dibuat, jadi riwayat dan laporan barang keluar tetap menyebut nama yang sama seperti waktu kejadiannya. Yang hilang hanya kemampuan memilih nama itu untuk transaksi baru.

Daftar saya penuh nama berawalan PNT yang tidak saya buat.

Itu penitip barang. Setiap penitip yang kamu tambahkan di halaman Titipan dibuatkan barisnya di sini dengan saklar Asal menyala, karena penitip juga pihak yang mengirim barang ke tokomu. Biarkan saja selama titipannya masih jalan: menghapusnya membuat kamu tidak bisa mencatat penerimaan titipan berikutnya dari orang itu.

Apakah daftar ini terpisah per outlet?

Tidak, satu daftar untuk seluruh tokomu. Pemasok yang kamu tambah dari cabang mana pun langsung bisa dipilih di semua cabang. Itu sengaja, karena pemasok beras yang sama biasanya mengirim ke beberapa cabang dan memisahkannya hanya memaksamu mengisi data yang sama berulang kali.

Apakah halaman ini dipakai juga oleh menu Barang Gudang?

Ya, keduanya membaca daftar yang sama. Menunya memang muncul di dua tempat, tapi isinya satu. Jadi tujuan bernama Barang Rusak yang kamu buat untuk produk jadi bisa langsung dipakai juga saat mencatat bahan baku yang terbuang di gudang.

Buat satu pemasok dan satu tujuan, lalu coba keduanya

Buat akun gratis tujuh hari, tambah satu pemasok dengan saklar Asal, dan satu tujuan bernama Barang Rusak dengan saklar Tujuan. Begitu keduanya muncul di layar Produk Masuk dan Produk Keluar, arti kedua saklar itu tidak perlu dihafal lagi.

Buat akun Lihat harga