Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Portal karyawan: masuk dengan kode outlet, nomor induk, dan PIN

Satu akun yang dipakai bergantian sepanjang hari membuat semua jejaknya jadi satu nama. Siapa yang membuka kasir pagi itu, siapa yang memberi diskon, siapa yang menghitung laci waktu tutup: semuanya tercatat atas nama yang sama, dan waktu ada selisih tidak ada yang bisa ditanya.

Portal karyawan memperbaiki itu dengan pintu terpisah untuk tiap orang. Tutorial ini untuk pemilik toko yang akan menyiapkannya, dan bisa kamu teruskan ke karyawanmu untuk bagian masuk dan ganti PIN-nya. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun dengan dua cabang.

Tiga tahapnya

  1. Siapkan karyawannya: nomor induk, PIN, dan outletnya 4 langkah
  2. Masuk ke portal karyawan 4 langkah
  3. Ganti PIN sendiri, dan apa yang dilakukan kalau lupa 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Siapkan karyawannya: nomor induk, PIN, dan outletnya

Karyawan tidak masuk lewat halaman Masuk yang kamu pakai. Dia punya pintu sendiri, dan yang membukanya tiga hal: kode outlet, nomor induk, dan PIN. Ketiganya kamu yang menentukan, dari halaman Karyawan, sebelum orangnya mencoba masuk.

  1. Langkah 1Buka Karyawan, lalu Data, lalu Tambah

    Di tab Umum isi Nomor Induk, nama, peran, dan outlet tempat dia bekerja. Nomor Induk minimal tiga karakter, hanya huruf dan angka, dan otomatis jadi huruf besar waktu disimpan. Nomor itu yang nanti diketik orangnya waktu masuk, jadi pilih yang pendek dan tidak kembar: K01, KASIR2, atau nomor pegawai yang sudah kamu pakai.

    1. Kolom Nomor Induk
    2. Pilihan peran karyawan
    3. Pilihan outlet

  2. Langkah 2Isi PIN-nya enam angka

    Kolom PIN hanya menerima enam angka, tidak boleh huruf dan tidak boleh lebih pendek. PIN ini boleh kamu kosongkan waktu menyimpan, tapi karyawan yang PIN-nya kosong tidak bisa masuk sama sekali. Jadi isi sekarang, beri tahu orangnya, dan minta dia menggantinya sendiri di hari pertama.

    1. Kolom PIN
    2. Pesan PIN harus enam digit angka

  3. Langkah 3Pilih outletnya dengan teliti, karena itu yang menentukan aksesnya

    Karyawan hanya bisa masuk dari outlet yang namanya tercentang di formnya. Kalau dia mengetik kode outlet lain, yang muncul pesan nomor induk atau PIN salah, bukan pesan bahwa dia salah outlet. Untuk orang yang bergilir antar cabang, centang semua outlet yang dia pegang.

    1. Daftar outlet
    2. Outlet yang tercentang

  4. Langkah 4Catat Kode Outlet-nya dari halaman Outlet

    Buka Outlet, lalu buka outletnya. Kolom Kode Outlet itu yang diketik karyawan waktu masuk, bukan nama outletnya. Panjangnya minimal lima karakter dan selalu huruf besar. Tulis kodenya di kertas yang ditempel di dekat tablet kasir, karena ini satu-satunya dari tiga isian yang sama untuk semua orang di outlet itu.

    1. Kolom Kode Outlet
Tahap 2 dari 3

Masuk ke portal karyawan

Alamat portalnya sama dengan alamat yang kamu pakai, ditambah /login di belakangnya. Halaman yang terbuka berbeda dengan halaman Masuk milikmu: di sini ada tiga kotak, bukan dua.

  1. Langkah 5Buka alamat portalnya dan isi ketiga kotaknya

    Judulnya Login Karyawan, atau logo tokomu kalau logonya sudah diunggah. Outlet Code diisi kode outlet, No Induk diisi nomor induknya, PIN diisi enam angkanya. Kotak Outlet Code mengubah apa yang diketik jadi huruf besar sendiri dan menolak spasi serta tanda baca, jadi kodenya tidak bisa salah bentuk.

    1. Kotak Outlet Code
    2. Kotak No Induk
    3. Kotak PIN
    4. Tombol Login

  2. Langkah 6Pakai alamat per outlet supaya kasir tinggal mengisi dua kotak

    Tambahkan kode outletnya di belakang alamat login, dan kotak Outlet Code hilang karena sudah terisi. Nama outletnya tampil di atas sebagai judul, jadi kasir bisa melihat dia sedang masuk ke cabang yang benar. Simpan alamat itu sebagai penanda di browser tablet masing-masing cabang, dan tinggal nomor induk serta PIN yang perlu diketik.

    1. Nama outlet sebagai judul
    2. Hanya No Induk dan PIN yang tersisa

  3. Langkah 7Baca pesan salahnya, karena keduanya berarti berbeda

    Outlet tidak ditemukan berarti kode outletnya yang salah ketik. Nomor Induk atau PIN salah berarti salah satu dari tiga hal: nomor induknya salah, PIN-nya salah, atau orangnya memang tidak terdaftar di outlet itu. Pesannya digabung dengan sengaja, supaya orang yang menebak-nebak tidak tahu nomor induk mana yang benar.

    1. Pesan kesalahan
    2. Kotak PIN yang dikosongkan ulang

  4. Langkah 8Setelah masuk, outletnya sudah terpilih

    Portal membuka Dashboard dengan outlet yang tadi diketik sudah terpasang, jadi kasir tidak perlu memilih cabang lagi dan tidak bisa salah mencatat penjualan ke outlet lain. Menu yang tampil mengikuti peran orangnya, dan di HP menunya ada di balik tombol menu.

    1. Nama outlet yang aktif
    2. Menu sesuai perannya
Tahap 3 dari 3

Ganti PIN sendiri, dan apa yang dilakukan kalau lupa

PIN pertama kamu yang membuatnya, jadi kamu tahu angkanya. Itu alasan yang cukup untuk meminta tiap karyawan menggantinya sendiri di hari pertama, dari halaman di dalam portalnya.

  1. Langkah 9Dari portal, buka Pengaturan lalu Ubah PIN

    Halaman Pengaturan di portal karyawan berisi daftar di sisi kiri, dan Ubah PIN ada di paling bawah daftar itu. Semua karyawan melihat pilihan ini, apa pun perannya, karena menggantinya hak masing-masing orang dan tidak perlu izin khusus.

    1. Daftar pengaturan
    2. Pilihan Ubah PIN

  2. Langkah 10Isi PIN Sekarang, PIN Baru, lalu Konfirmasi PIN Baru

    Ketiga kotaknya hanya menerima angka. PIN Sekarang harus benar, kalau tidak muncul pesan PIN saat ini tidak sesuai dan kotaknya dikosongkan ulang. PIN Baru dan konfirmasinya harus sama persis. Setelah tombol Ubah ditekan dan berhasil, muncul tulisan Saved di sebelah tombolnya.

    1. Kotak PIN Sekarang
    2. Kotak PIN Baru
    3. Kotak Konfirmasi PIN Baru
    4. Tombol Ubah

  3. Langkah 11PIN lupa: kamu yang menggantinya dari form karyawannya

    Portal karyawan tidak punya tombol lupa PIN, dan itu disengaja: karyawan tidak punya surel atau nomor terdaftar di sistem untuk dikirimi tautan. Jalurnya lewat kamu. Buka Karyawan, buka orangnya, tekan Edit, isi PIN baru enam angka, simpan, lalu beri tahu orangnya dan minta dia menggantinya lagi.

    1. Tombol Edit di data karyawan
    2. Kolom PIN yang diisi ulang

Pertanyaan yang sering muncul

Apa bedanya portal karyawan dengan akun yang saya pakai?

Akunmu masuk dengan surel dan sandi, dan dia yang bisa mengubah pengaturan toko, menambah karyawan, dan menagih langganan. Karyawan masuk dengan kode outlet, nomor induk, dan PIN, dan dia hanya melihat menu yang perannya izinkan. Keduanya pintu yang berbeda, jadi karyawan tidak akan bisa masuk dari halaman Masuk milikmu walau PIN-nya benar.

Karyawan saya yakin PIN-nya benar tapi tetap ditolak.

Periksa dulu outletnya. Pesan nomor induk atau PIN salah juga muncul kalau orangnya benar tapi tidak terdaftar di outlet yang kodenya diketik. Buka formnya, pastikan outlet itu tercentang. Sebab kedua yang sering: PIN-nya pernah kamu kosongkan waktu menyimpan, jadi tidak ada PIN yang bisa dicocokkan.

Di mana saya melihat alamat portal karyawan untuk toko saya?

Alamatnya sama dengan alamat aplikasimu, ditambah /login di belakangnya. Untuk satu cabang tertentu, tambahkan lagi kode outletnya, misalnya /login/PUSAT01. Sampai sekarang alamat itu belum ditampilkan di halaman pengaturan mana pun, jadi salin dari baris alamat browsermu sendiri.

Bisakah dua kasir masuk bersamaan di dua tablet?

Bisa. Tiap perangkat punya sesinya sendiri, jadi dua orang boleh masuk di waktu yang sama di dua tablet, bahkan dengan nomor induk yang sama kalau terpaksa. Tapi sesi kasir dan laporan per orang baru berguna kalau tiap orang memakai nomor induknya sendiri.

Kalau karyawannya berhenti, apa yang harus saya lakukan?

Hapus centang outletnya di form karyawan, atau ganti PIN-nya jadi angka yang dia tidak tahu. Keduanya langsung menutup pintunya. Jangan menghapus data karyawannya kalau nama dia masih menempel di transaksi dan presensi yang sudah lewat.

Kenapa pesan salahnya tidak menyebut bagian mana yang salah?

Karena pesan yang menyebut nomor induknya benar tapi PIN-nya salah berarti memberi tahu orang asing bahwa nomor induk itu ada. Di tablet yang berdiri di area pelanggan, itu bukan hal yang perlu diumumkan. Kode outlet dipisah karena kode itu memang tidak rahasia, dan salah ketik kode outlet jauh lebih sering terjadi.

Apakah karyawan bisa mengubah namanya sendiri?

Portal punya halaman profil, tapi nama, nomor induk, peran, dan outletnya tetap kamu yang menentukan dari halaman Karyawan. Yang bisa diganti karyawan sendiri PIN-nya.

Apakah PIN-nya tersimpan sebagai angka biasa di database?

Tidak. PIN disimpan dalam bentuk yang sudah diacak, dan tidak ada halaman di aplikasinya yang bisa menampilkan PIN seseorang. Itu juga sebabnya tidak ada tombol lihat PIN untukmu: kalau karyawan lupa, yang bisa dilakukan menggantinya, bukan membacanya.

Pisahkan jejaknya sejak kasir pertama

Buat akun gratis tujuh hari, tambahkan karyawanmu beserta nomor induk dan PIN-nya, lalu simpan alamat login per outlet di tablet tiap cabang. Mulai hari itu tiap penjualan punya nama orangnya.

Buat akun Lihat harga