Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Hari pertama pakai Finensia POS: urutan memasukkan data toko lamamu

Pindah ke aplikasi kasir hampir selalu gagal di tempat yang sama: stoknya masuk, tapi harga belinya tidak, jadi laporan untung bulan pertama terlihat luar biasa dan tidak bisa dipercaya. Urutan di halaman ini disusun supaya itu tidak terjadi.

Untuk pemilik toko yang baru membuat akun dan masih mencatat stok di buku atau di spreadsheet. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera yang pindah dari buku tulis.

Tiga tahapnya

  1. Produk dan harganya dulu, sebelum angka apa pun 2 langkah
  2. Stok awal dicatat sebagai barang masuk, bukan sebagai opname 3 langkah
  3. Uang, utang, dan tagihan yang sudah ada sebelum hari ini 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Produk dan harganya dulu, sebelum angka apa pun

Tokomu sudah jalan bertahun-tahun sebelum aplikasi ini ada, jadi yang kamu kerjakan hari pertama bukan mulai dari nol, melainkan memindahkan keadaan yang sudah ada. Urutannya penting: stok menempel ke produk, dan modal menempel ke stok, jadi yang paling dasar dikerjakan lebih dulu.

  1. Langkah 1Pastikan outlet dan zona waktunya sudah benar

    Buka Pengaturan, Info Merchant, dan periksa zona waktu usahamu. Angka ini yang nanti menentukan satu penjualan masuk hari Senin atau hari Selasa, dan laporan bulanan yang periodenya bergeser sejam tidak bisa dicocokkan dengan buku kasmu. Memperbaikinya sekarang gratis; memperbaikinya setelah tiga bulan jualan berarti membaca ulang semua laporan.

    1. Nama usaha dan logo yang ikut tercetak di struk
    2. Zona waktu usaha

  2. Langkah 2Masukkan kategori, lalu produknya beserta harga jual

    Buka Produk, Master, List Produk. Kategori dibuat lebih dulu supaya layar kasir tidak jadi satu daftar panjang tanpa saringan. Tiap produk butuh nama dan harga jual; barcode, foto, dan batas minimum stok boleh menyusul. Tidak ada impor dari Excel di aplikasi ini, jadi pengetikannya memang satu per satu.

    1. Daftar kategori
    2. Tombol tambah produk
    3. Kolom harga jual
Tahap 2 dari 3

Stok awal dicatat sebagai barang masuk, bukan sebagai opname

Isi rak hari ini adalah barang yang dulu kamu beli. Jadi yang dipakai memasukkannya bukan stok opname, melainkan Produk Masuk, karena hanya form itu yang menanyakan harga beli. Harga beli itulah yang jadi modal per barang, dan tanpa modal, laporan untungmu tidak punya angka pengurang.

  1. Langkah 3Buat satu asal bernama Stok Awal

    Buka Produk, Master, Asal/Tujuan, lalu Tambah. Tekan Generate untuk kodenya, isi Nama dengan Stok Awal, dan centang Asal. Memberi nama sendiri seperti ini membuat seluruh pencatatan hari pertama bisa kamu temukan lagi nanti, terpisah dari pembelian sehari-hari ke pemasok.

    1. Kode, bisa diisi tombol Generate
    2. Nama: Stok Awal
    3. Centang Asal

  2. Langkah 4Catat isi rak lewat Produk Masuk, dengan harga beli yang sebenarnya

    Buka Produk, Transaksi, Produk Masuk. Di Jenis Asal pilih Lainnya, lalu pilih Stok Awal. Tanggalnya boleh kamu geser ke tanggal kamu menghitung rak. Untuk tiap produk, isi Quantity dengan jumlah yang benar-benar ada, dan buka H. Beli Satuan lewat tombol pensil untuk mengisi modal sebenarnya. Kalau harga belinya berbeda-beda, pakai harga beli terakhir yang kamu ingat, bukan angka bulat yang enak dilihat.

    1. Jenis Asal: Lainnya
    2. Asal Produk: Stok Awal
    3. Quantity: jumlah yang ada di rak
    4. H. Beli Satuan: modal sebenarnya

  3. Langkah 5Lewati Stok Opname untuk sekarang

    Stok opname memang bisa menaikkan angka stok, dan karena itu banyak orang memakainya untuk stok awal. Masalahnya form opname tidak pernah menanyakan harga beli: ia hanya membetulkan jumlahnya. Produk yang masuk lewat jalan itu punya stok tapi tidak punya modal, dan laba di laporanmu jadi setinggi harga jualnya. Opname tempatnya nanti, waktu catatan dan rak mulai berbeda.

    1. Kolom Stok Fisik, satu-satunya angka yang diisi
    2. Tidak ada kolom harga beli di sini
Tahap 3 dari 3

Uang, utang, dan tagihan yang sudah ada sebelum hari ini

Bagian ini hanya perlu kalau kamu memakai menu Keuangan. Stok dan laporan penjualan tetap benar tanpa menyentuhnya, tapi neraca dan laba rugi butuh titik mula: berapa uang yang kamu punya, dan berapa yang kamu utang, pada hari kamu mulai.

  1. Langkah 6Isi Saldo Awal di akun kas dan bankmu

    Buka Keuangan, Bagan Akun, lalu Edit Akun di akun kas atau bank yang kamu pakai. Kotak Saldo Awal berisi uang yang ada di akun itu sebelum aplikasi ini kamu pakai, dalam rupiah bulat. Pastikan saklar Akun Cash menyala untuk akun yang isinya uang betulan, karena hanya akun bertanda itu yang bisa dipilih di Transaksi Kas.

    1. Kotak Saldo Awal, rupiah bulat
    2. Saklar Akun Cash
    3. Tombol Simpan

  2. Langkah 7Tagihan dan utang lama masuk sebagai saldo awal, bukan sebagai nota

    Halaman Piutang hanya memuat tagihan yang lahir dari penjualan di kasir, jadi pelanggan yang sudah berutang sejak sebelum hari ini tidak bisa kamu masukkan sebagai nota lama. Yang bisa: isi Saldo Awal akun Piutang Usaha dengan totalnya, dan akun Utang Usaha dengan total utangmu ke pemasok. Nama pelanggannya tetap kamu simpan di catatanmu sendiri sampai mereka melunasi.

    1. Akun Piutang Usaha
    2. Akun Utang Usaha
    3. Kotak Saldo Awal masing-masing

  3. Langkah 8Nyalakan jurnal otomatis sebelum mulai jualan

    Buka Keuangan, Pengaturan. Semua jurnal otomatis mati waktu akunmu dibuat, dan itu memang disengaja supaya tidak ada jurnal yang terbentuk sebelum kamu memilih akunnya. Akibatnya juga nyata: selama saklarnya mati, penjualan kasir tidak masuk ke laporan keuangan sama sekali. Nyalakan penjualan kasir dulu, periksa satu jurnal yang terbentuk, baru nyalakan yang lain.

    1. Saklar jurnal otomatis penjualan kasir
    2. Pilihan akun debit dan kredit

Pertanyaan yang sering muncul

Produk saya ada seribuan. Benar-benar tidak ada impor dari Excel?

Benar, belum ada. Yang ada form satu per satu di Produk, Master, List Produk. Dua hal yang membuatnya lebih ringan: masukkan dulu barang yang laku dan tambahkan sisanya sambil jalan, dan pakai pemindai barcode saat mengisi kolom barcode supaya tidak ada salah ketik angka panjang.

Stok awal sudah saya masukkan lewat stok opname. Harus diulang?

Jumlah stoknya tidak perlu diulang, karena angkanya sudah benar. Yang belum ada modalnya. Selama produk itu belum pernah masuk lewat Produk Masuk dengan harga beli, laporan laba rugi akan menghitung untungmu seolah barangnya didapat gratis. Begitu pembelian berikutnya kamu catat lewat Produk Masuk, modal mulai terbentuk, dan HPP-nya bisa kamu rapikan lewat Hitung Ulang HPP.

Omzet bulan lalu bisa saya masukkan supaya laporannya utuh?

Tidak lewat kasir. Kasir mencatat penjualan saat itu terjadi, jadi penjualan yang sudah lewat tidak bisa diketik ulang di sana. Kalau angka bulan lalu memang kamu butuhkan di laporan keuangan, tempatnya Jurnal Umum: satu jurnal berisi total pendapatan dan total bebannya, dengan tanggal bulan itu. Laporan penjualan per produk memang tidak akan ikut terisi, dan itu batas yang perlu kamu terima.

Saldo awal saya salah ketik dan sudah tersimpan.

Saldo Awal dicatat sebagai jurnal bertanda INIT, dan itu satu-satunya jurnal yang tidak bisa di-void. Perbaikannya dua: ubah angka Saldo Awal lewat Edit Akun di Bagan Akun, atau tulis jurnal koreksi lewat Jurnal Umum kalau kamu ingin jejak perbaikannya terlihat. Yang tidak bisa menghapus jurnal awalnya.

Tokonya dua cabang. Stok awalnya dicatat sekali atau dua kali?

Dua kali, satu per outlet. Produk Masuk menambah stok di outlet yang sedang kamu buka, jadi ganti outlet di kepala halaman lalu catat isi rak cabang itu sendiri. Produknya sendiri milik merchant dan cukup dibuat sekali.

Barang titipan dari orang lain ikut saya catat sebagai stok awal?

Jangan lewat Produk Masuk. Barang titipan punya jalurnya sendiri di Produk, Transaksi, Titipan, karena barangnya bukan milikmu dan bagi hasilnya dihitung di jalur itu. Mencatatnya sebagai barang masuk biasa membuat nilai persediaanmu berisi barang yang kalau tidak laku akan kamu kembalikan.

Saya belum butuh laporan keuangan. Tahap ketiganya boleh dilewati?

Boleh. Kasir, stok, dan laporan penjualan jalan tanpa satu pun saldo awal. Yang perlu kamu ingat, laporan laba rugi dan neraca baru punya arti sejak kamu mengisi saldo awal dan menyalakan jurnal otomatisnya, jadi tanggal itulah titik mula pembukuanmu, bukan tanggal kamu membuat akun.

Mulai dari rak yang paling cepat habis

Buat akun untuk satu outlet, gratis tujuh hari. Catat sepuluh produk yang paling laku beserta stok dan harga belinya, jalankan kasirnya sehari, lalu buka laporan laba rugi: kalau angkanya sudah masuk akal untuk sepuluh produk, sisa katalogmu tinggal mengikuti pola yang sama.

Buat akun Lihat harga