Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Template jurnal: catat biaya berulang tanpa memilih akun lagi

Listrik dicatat tiap bulan dengan pasangan akun yang sama persis. Memilih akun yang sama dua belas kali setahun bukan cuma lama, tapi juga tempat salah pilih: satu bulan masuk ke akun yang berbeda, dan laporan laba rugimu punya dua baris listrik yang tidak kamu sadari.

Untuk pemilik toko yang bagan akunnya sudah jalan dan mulai mencatat pengeluaran rutin. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun dengan biaya listrik kios dan uang parkir dari laci kasir.

Tiga tahapnya

  1. Buat satu template untuk biaya yang selalu berulang 3 langkah
  2. Tiga saklar yang menentukan templatenya muncul di mana 3 langkah
  3. Pakai templatenya di tiga tempat berbeda 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Buat satu template untuk biaya yang selalu berulang

Sewa kios, listrik, dan gaji dicatat dengan pasangan akun yang sama tiap bulan. Template menyimpan pasangan itu sekali, supaya yang kamu isi nanti cuma nominal dan tanggalnya.

  1. Langkah 1Buka Keuangan, lalu Template Jurnal

    Halamannya berisi Daftar Template dengan kotak Cari template dan penyaring outlet. Tiap baris menyebut nama templatenya, jenisnya (Pemasukan atau Pengeluaran), dan outlet yang dicakupnya, atau Semua Outlet. Template yang ikut tampil di kasir diberi penanda Kasir.

    1. Menu Keuangan, Template Jurnal
    2. Kotak Cari template
    3. Penyaring Outlet
    4. Penanda Kasir

  2. Langkah 2Isi Nama Template, Jenis Template, dan Keterangan

    Tekan Buat Template dan dialog Buat Template Jurnal Baru terbuka. Nama Template adalah yang nanti kamu cari saat mencatat, jadi tulis seperti kamu menyebutnya sehari-hari, misalnya Listrik Kios. Jenis Template dipilih Pemasukan atau Pengeluaran. Keterangan opsional dan hanya dibaca orang, bukan dipakai menghitung.

    1. Kolom Nama Template
    2. Pilihan Jenis Template
    3. Kolom Keterangan
    4. Bagian Struktur Item Jurnal

  3. Langkah 3Tentukan akun dan posisinya di Struktur Item Jurnal

    Tiap baris punya Pilih Akun dan Posisi, yaitu debit atau kredit. Untuk listrik yang dibayar dari kas: satu baris debit ke Beban Listrik, satu baris kredit ke Kas. Kalau akunnya belum ada, buat dulu di Keuangan, Bagan Akun, karena template tidak bisa membuat akun baru.

    1. Baris pertama: Pilih Akun
    2. Posisi debit
    3. Baris kedua: Pilih Akun
    4. Posisi kredit
Tahap 2 dari 3

Tiga saklar yang menentukan templatenya muncul di mana

Template yang baru kamu buat belum muncul di layar mana-mana kecuali di Jurnal Umum. Tiga saklar di dialog yang sama menentukan ia ikut tampil di Transaksi Kas, di kasir, dan di outlet yang mana.

  1. Langkah 4Cash: tampil di menu Transaksi Kas

    Nyalakan Cash untuk biaya yang dibayar dari uang kas atau rekening, supaya templatenya bisa dipilih di Keuangan, Transaksi Kas. Satu syarat yang sering menolak di langkah simpan: sisi kasnya harus memakai akun yang ditandai Akun Cash di Bagan Akun. Untuk template pengeluaran, sisi kasnya adalah baris kreditnya.

    1. Saklar Cash
    2. Keterangan tampil di menu transaksi kas

  2. Langkah 5Tampilkan di Kasir: untuk uang yang keluar dari laci

    Nyalakan ini untuk pengeluaran kecil yang diambil kasir dari laci: parkir, kantong plastik, air minum. Templatenya lalu muncul di daftar pilihan tombol pengeluaran di layar kasir, dan nominalnya diisi kasir saat itu. Begitu salah satu dari Cash atau Tampilkan di Kasir hidup, tombol Tambah Baris mati, karena template seperti ini wajib tepat satu baris debit dan satu baris kredit.

    1. Saklar Tampilkan di Kasir
    2. Tombol Tambah Baris yang mati
    3. Keterangan satu nominal untuk semua baris

  3. Langkah 6Semua Outlet, atau pilih outletnya satu per satu

    Saklar Semua Outlet hidup berarti templatenya berlaku di seluruh cabang. Matikan, dan muncul daftar Pilih Outlet berisi centang per outlet. Pakai itu untuk biaya yang cuma ada di satu cabang, misalnya sewa kios cabang Pasar Baru, supaya kasir cabang lain tidak ikut melihat pilihan yang tidak pernah dia pakai.

    1. Saklar Semua Outlet
    2. Daftar Pilih Outlet
    3. Centang per outlet
Tahap 3 dari 3

Pakai templatenya di tiga tempat berbeda

Template yang sama bisa dipanggil dari tiga layar, dan yang kamu isi di tiap layar berbeda. Bedanya penting: satu meminta nominal per baris, dua lainnya meminta satu nominal saja.

  1. Langkah 7Jurnal Umum: baris akunnya terisi, nominalnya kamu isi sendiri

    Di Keuangan, Jurnal Umum, saat membuat jurnal baru ada daftar Template Jurnal beserta pencariannya. Memilih satu template mengisi baris akunnya sekaligus, dan kamu tinggal mengisi nominal tiap baris dan tanggalnya. Di sini template boleh berisi lebih dari dua baris, karena keseimbangan debit dan kreditnya diperiksa waktu disimpan.

    1. Daftar Template Jurnal
    2. Pencarian template
    3. Baris yang terisi dari template
    4. Kolom nominal per baris

  2. Langkah 8Transaksi Kas: pilih templatenya, isi satu nominal

    Di Keuangan, Transaksi Kas, formnya meminta Jenis Transaksi, templatenya, Nominal, Tanggal Transaksi, Outlet, dan Keterangan yang opsional. Halaman ini juga memperlihatkan seluruh mutasi kas, termasuk pengeluaran yang dicatat kasir dari laci, jadi dari satu tabel kamu bisa menelusuri kas masuk dan keluar sekaligus.

    1. Jenis Transaksi
    2. Pilihan template
    3. Kolom Nominal
    4. Kolom Tanggal Transaksi

  3. Langkah 9Kasir: Pilih Pengeluaran, Nominal, lalu simpan

    Di layar kasir, tombol pengeluaran membuka Pengeluaran Kasir dengan tab Input dan Riwayat. Di tab Input ada Pilih Pengeluaran yang isinya template bertanda Kasir untuk outlet itu, lalu Nominal dan Keterangan (opsional). Keterangan yang dikosongkan ikut memakai nama pengeluarannya. Tab Riwayat memuat pengeluaran sesi yang sedang berjalan.

    1. Tab Input
    2. Pilih Pengeluaran
    3. Kolom Nominal
    4. Tab Riwayat

Pertanyaan yang sering muncul

Template saya ditolak dengan pesan harus berisi tepat satu baris debit dan satu kredit.

Berarti saklar Cash atau Tampilkan di Kasir sedang hidup. Keduanya memakai satu nominal untuk seluruh baris, jadi lebih dari dua baris membuat jurnalnya tidak seimbang. Pilihannya dua: matikan kedua saklar itu dan pakai templatenya dari Jurnal Umum, atau pecah jadi beberapa template yang masing-masing dua baris.

Template cash saya ditolak karena akunnya bukan Akun Cash.

Template cash wajib memakai akun yang ditandai Akun Cash di Bagan Akun pada sisi kasnya. Untuk template pengeluaran, sisi kas ada di baris kredit; untuk pemasukan, di baris debit. Buka Keuangan, Bagan Akun, cari akun kas atau bank yang kamu maksud, dan pastikan penanda Akun Cash-nya hidup. Tanpa penanda itu, saldo kas di Transaksi Kas tidak bisa dihitung.

Apa bedanya saklar Cash dengan Tampilkan di Kasir?

Keduanya menentukan tempat, bukan isi. Cash membuat templatenya bisa dipilih di Keuangan, Transaksi Kas, tempat kamu mencatat sewa, listrik, atau transfer antar rekening. Tampilkan di Kasir membuatnya muncul di layar kasir untuk uang yang keluar dari laci saat itu. Satu template boleh menyalakan keduanya, dan boleh juga tidak menyalakan satu pun, yang berarti dipakai dari Jurnal Umum saja.

Template yang saya nyalakan tidak muncul di kasir.

Periksa dua hal yang urutannya sering terbalik. Pertama, saklar Tampilkan di Kasir memang hidup di templatenya. Kedua, outletnya tercakup: template yang Semua Outlet-nya mati hanya muncul di outlet yang dicentang. Kalau keduanya sudah benar, muat ulang layar kasirnya, karena daftar pengeluaran diambil saat halaman kasir dibuka.

Kalau templatenya saya ubah, jurnal bulan lalu ikut berubah?

Tidak. Template hanya mengisi baris saat jurnalnya dibuat, dan sesudah tersimpan jurnalnya berdiri sebagai catatan sendiri. Mengubah atau menghapus template tidak menyentuh jurnal yang sudah ada, dan itu memang yang kamu inginkan: pembukuan yang bisa berubah ke belakang karena pengaturan diubah tidak bisa dipakai sebagai catatan.

Jenis Template Pemasukan dan Pengeluaran berpengaruh ke apa?

Ke sisi mana yang dianggap sisi kas saat templatenya dipakai di Transaksi Kas, dan ke pengelompokan namanya di daftar. Jenisnya tidak membalik akun yang kamu pilih: arah debit dan kredit tetap yang kamu tentukan sendiri di Struktur Item Jurnal. Karena dialog di kasir mencatat uang yang keluar dari laci, template untuk kasir sebaiknya berjenis Pengeluaran.

Berapa banyak template yang sebaiknya saya buat?

Sebanyak jenis pengeluaran yang kamu ingin lihat terpisah di laporan laba rugi, tidak lebih. Patokan yang gampang: kalau kamu tidak akan pernah bertanya "bulan ini habis berapa untuk ini", biaya itu tidak perlu templatenya sendiri. Daftar yang terlalu panjang membuat kasir memilih yang paling atas, dan catatannya jadi ngawur.

Saya belum punya bagan akun. Bisa langsung bikin template?

Tidak, karena template menunjuk ke akun yang sudah ada. Buka Keuangan, Bagan Akun dulu: di situ ada akun bawaan yang bisa langsung dipakai, dan kamu bisa menambah akun beban sesuai biaya tokomu. Sesudah akunnya ada, pembuatan templatenya tinggal memilih.

Mulai dari biaya yang bulan lalu kamu catat manual

Buat akun gratis tujuh hari, buka Bagan Akun untuk memastikan akun bebannya ada, lalu buat satu template untuk biaya yang paling sering kamu catat. Pakai sekali dari Transaksi Kas, dan periksa hasilnya di laporan laba rugi: nama templatemu adalah nama yang nanti kamu baca di situ.

Buat akun Lihat harga