Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Piutang pelanggan: lihat siapa yang berutang, lalu terima pelunasannya

Memberi utang ke pelanggan langganan itu normal di toko Indonesia. Yang tidak normal adalah mengingat semuanya di kepala, lalu kaget waktu sadar ada yang sudah tiga bulan tidak menyinggung tagihannya sama sekali.

Untuk pemilik toko yang melayani pelanggan tempo dan pesanan dengan uang muka. Contohnya memakai data karangan: Kedai Kopi Rimbun dengan beberapa pelanggan kantor yang membayar belakangan.

Tiga tahapnya

  1. Lihat siapa yang berutang dan sejak kapan 3 langkah
  2. Terima pelunasannya 4 langkah
  3. Pre-order yang belum lunas, dan menagih yang menunggak 2 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Lihat siapa yang berutang dan sejak kapan

Halaman Piutang menjawab satu pertanyaan: siapa yang belum membayar, berapa, dan sudah berapa lama. Isinya dua hal yang sering dicampur: penjualan yang barangnya sudah dibawa pelanggan, dan pre-order yang belum lunas.

  1. Langkah 1Buka Penjualan, lalu Piutang

    Tiga kartu di atas memisahkan angkanya. Total belum dibayar adalah seluruhnya. Piutang barang adalah bagian yang barangnya sudah diserahkan, dan hanya angka ini yang sebanding dengan piutang di laporan keuangan. Sisa pre-order adalah pesanan yang belum lunas, yang baru akan ditagih waktu pesanannya diambil.

    1. Menu Penjualan, Piutang
    2. Total belum dibayar
    3. Piutang barang
    4. Sisa pre-order

  2. Langkah 2Baca Umur piutang barang

    Tiga kotak di bawah ringkasan membagi piutang barang menurut umurnya: 0-30 hari, 31-60 hari, dan lebih dari 60 hari. Kotak terakhir diberi warna merah kalau isinya ada, karena di situ tagihan yang paling mungkin tidak terbayar. Sisa pre-order tidak dihitung umurnya, tapi pre-order yang sudah lewat tanggal ambil diberi tanda tersendiri.

    1. 0-30 hari
    2. 31-60 hari
    3. Lebih dari 60 hari
    4. Tanda pre-order lewat tanggal ambil

  3. Langkah 3Buka satu pelanggan untuk melihat notanya

    Daftarnya dikelompokkan per pelanggan, lengkap dengan nomor HP dan umur tagihan tertuanya. Ketuk satu baris untuk membukanya. Di dalamnya tiap nota memuat total, sisa, dan daftar pembayaran yang sudah masuk beserta tanggal, metode, dan nama penerimanya. Kotak pencarian di atas menerima nama, nomor HP, kode transaksi, maupun kode pre-order.

    1. Nama pelanggan dan nomor HP
    2. Umur tagihan tertua
    3. Sisa per nota
    4. Daftar pembayaran yang sudah masuk
    5. Kotak pencarian
Tahap 2 dari 3

Terima pelunasannya

Pelanggan datang membayar, atau mentransfer. Pembayarannya dicatat dari nota yang bersangkutan, bukan sebagai penjualan baru, supaya satu barang tidak terhitung dua kali sebagai omzet.

  1. Langkah 4Tekan Terima pembayaran di nota yang dibayar

    Tombolnya ada di tiap nota yang belum lunas. Dialog yang terbuka memperlihatkan Total tagihan, pembayaran yang sudah masuk satu per satu, dan Sisa tagihan di baris paling bawah. Angka itu yang kamu cocokkan dengan uang yang diberikan pelanggan sebelum mengisi apa pun.

    1. Tombol Terima pembayaran
    2. Total tagihan
    3. Pembayaran yang sudah masuk
    4. Sisa tagihan

  2. Langkah 5Pilih Metode bayar, isi Uang diterima

    Pilih metodenya, lalu isi Uang diterima. Dua tombol pintas membantu: Lunasi mengisi sisa tagihan penuh, Setengah mengisi separuhnya. Kotak di bawahnya menghitung Masuk ke tagihan, Kembali kalau uangnya lebih, dan Sisa setelah ini. Tombol paling bawah menyebut nominalnya, jadi kamu membaca angka yang sama dua kali sebelum menekan.

    1. Metode bayar
    2. Uang diterima
    3. Tombol Lunasi dan Setengah
    4. Masuk ke tagihan
    5. Sisa setelah ini

  3. Langkah 6Atau tagih lewat QRIS

    Kalau tokomu punya QRIS aktif, QRIS Dynamic ikut muncul sebagai metode. Isi nominalnya, tekan Tampilkan QR, lalu biarkan pelanggan memindai dari layar yang sedang terbuka. QRIS menagih rupiah utuh dan tidak punya kembalian. Selama QR masih tampil, dialognya tidak bisa ditutup: batalkan QRIS-nya dulu kalau pelanggan berubah pikiran.

    1. QRIS Dynamic di daftar metode
    2. Nominal QR
    3. Tombol Tampilkan QR

  4. Langkah 7Cetak struknya, lalu Selesai

    Setiap pembayaran menghasilkan struknya sendiri, berisi nominal yang baru dibayar dan sisa yang masih ada. Tekan Cetak struk untuk pelanggan yang memintanya, lalu Selesai. Daftar piutangnya memuat ulang sendiri, jadi angka di kartu ringkasan langsung ikut berubah.

    1. Struk pembayaran
    2. Tombol Cetak struk
    3. Tombol Selesai
Tahap 3 dari 3

Pre-order yang belum lunas, dan menagih yang menunggak

Bagian terakhir daftar pelanggan berisi pre-order. Perlakuannya berbeda dari piutang barang, dan perbedaannya bukan soal tampilan, tapi soal kapan uangnya boleh kamu anggap sudah jadi penjualan.

  1. Langkah 8Baca bagian Pre-order belum lunas

    Tiap pre-order memuat kodenya, statusnya, tanggal ambil, lalu Total, Sudah dibayar, dan Sisa. Total yang masih perkiraan diberi keterangan, karena harga akhir pre-order boleh ditetapkan setelah produksi. Yang sudah lewat tanggal ambil diberi tanda. Ketuk kodenya untuk membuka detail pre-ordernya.

    1. Kode pre-order dan statusnya
    2. Tanggal ambil
    3. Total, Sudah dibayar, Sisa
    4. Tanda Lewat tanggal ambil

  2. Langkah 9Tagih lewat nomor HP yang tercatat

    Nomor HP pelanggan tampil di baris namanya, jadi penagihan tidak perlu buka data pelanggan lagi. Urutan yang masuk akal: mulai dari kotak Lebih dari 60 hari, lalu 31-60 hari. Pre-order yang lewat tanggal ambil juga pantas ditanyakan, karena barangnya sudah jadi dan tempat penyimpanannya terpakai.

    1. Nomor HP pelanggan
    2. Tanda umur piutang
    3. Tagihan tertua

Pertanyaan yang sering muncul

Halaman Piutang saya kosong padahal ada pelanggan yang berutang.

Kalau utangnya dicatat di buku dan bukan di aplikasi, memang tidak muncul: halaman ini hanya memuat nota yang dibuat di kasir dengan Bayar sebagian, dan pre-order yang belum lunas. Untuk utang lama, catat penjualannya di kasir atas nama pelanggan dengan nominal yang sudah dibayar, dan sisanya masuk ke sini.

Kenapa pre-order ikut masuk ke halaman piutang?

Karena pelanggan memang masih punya tagihan yang belum dibayar, dan kamu perlu melihatnya di satu tempat. Yang membedakannya: jurnalnya tidak sama. Uang muka pre-order adalah titipan sampai pesanannya diserahkan, jadi sisa pre-order belum menjadi piutang di laporan keuangan. Karena itu dia diberi kartu dan kolom sendiri, bukan dicampur ke piutang barang.

Umur piutangnya dihitung dari kapan?

Dari tanggal bisnis notanya, bukan dari tanggal pembayaran terakhir. Jadi nota yang dibuat 70 hari lalu dan dicicil minggu lalu tetap berada di kotak lebih dari 60 hari. Itu disengaja: yang perlu kamu lihat adalah seberapa lama uangmu tertahan, bukan seberapa baru komunikasinya.

Pelanggan membayar sebagian lagi. Boleh dicatat berkali-kali?

Boleh, tiap pembayaran menjadi barisnya sendiri beserta tanggal, metode, dan nama penerimanya, dan masing-masing punya struk. Yang tidak boleh adalah nominal nol, dan nominal yang melebihi sisa tagihan hanya dihitung sebesar sisanya dengan selisihnya tampil sebagai Kembali.

Tombol Terima pembayaran tidak ada di akun karyawan saya.

Tombol itu mengikuti izin menerima pelunasan, yang terpisah dari izin melihat daftar piutang. Jadi kamu bisa memberi seseorang akses melihat tagihan tanpa boleh menerima uangnya. Aturnya di menu Karyawan, di role yang bersangkutan.

Nota yang belum lunas bisa dibatalkan?

Bisa, void berlaku untuk nota yang belum lunas maupun yang sudah lunas lewat cicilan. Semua pembayaran ikut dibalik. Cicilan yang diterima sesudah hari penjualannya dicatat keluar dari laci sesi yang sedang dibuka orang yang membatalkan, jadi jangan dibatalkan diam-diam di tengah shift orang lain.

Pelunasan lewat QRIS masuk ke rekening saya kapan?

Uang QRIS masuk ke Saldo QRIS tokomu dulu, lalu kamu cairkan ke rekening lewat Penjualan, Saldo QRIS. Jurnalnya mencatat pelunasan itu sebagai saldo QRIS yang bertambah dan piutang yang berkurang, jadi tagihan pelanggannya sudah lunas walaupun uangnya belum sampai di bank.

Satu halaman menggantikan buku utang

Buat akun gratis tujuh hari, nyalakan bayar sebagian, lalu catat satu penjualan tempo atas nama pelanggan. Setelah itu tagihannya punya umur, dan kamu tidak perlu lagi mengingat siapa yang datang bulan lalu.

Buat akun Lihat harga