Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Tutup buku akhir bulan: sembilan pemeriksaan sebelum angkanya dipakai

Angka akhir bulan dipakai memutuskan hal yang mahal: harga jual, gaji, dan belanja stok bulan depan. Yang membuat angka itu tidak bisa dipercaya hampir selalu bukan rumusnya, melainkan kejadian yang belum masuk ke dalamnya.

Untuk pemilik toko yang kasirnya sudah jalan sebulan penuh dan mulai memakai laporannya. Contohnya memakai data karangan: tutup bulan pertama Kedai Kopi Rimbun dengan dua kasir bergantian.

Tiga tahapnya

  1. Lengkapi kejadian bulan itu dulu 3 langkah
  2. Cocokkan barang dan modalnya 3 langkah
  3. Baca laporannya, cocokkan, lalu simpan buktinya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Lengkapi kejadian bulan itu dulu

Laporan tidak pernah salah sendiri. Yang membuat angka akhir bulan tidak bisa dipakai hampir selalu kejadian yang belum masuk: sesi kasir yang belum ditutup, nota yang belum lunas, dan pengeluaran yang masih di kepala orang.

  1. Langkah 1Pastikan semua sesi kasir bulan itu sudah ditutup

    Buka Penjualan, Riwayat Sesi Kasir dan saring rentang tanggal bulan itu. Daftar ini hanya memuat sesi yang sudah ditutup, jadi giliran yang hilang dari daftar berarti sesinya masih terbuka. Periksa juga kolom Durasi: sesi yang melewati tengah malam adalah tanda kasirnya lupa menutup sebelum pulang, dan penjualan hari berikutnya ikut masuk ke sesi hari sebelumnya.

    1. Rentang Tanggal sebulan
    2. Kolom Durasi
    3. Kolom Selisih Cash

  2. Langkah 2Habiskan nota pending dan baca sisa tagihannya

    Buka Penjualan, Data, lalu pakai penyaring Status untuk melihat nota yang belum dibayar dan yang belum lunas. Pesanan pending yang tertinggal sejak dua minggu lalu biasanya pesanan yang batal dan tidak ada yang menutupnya. Setelah itu buka Penjualan, Piutang dan catat Total belum dibayar: itu bagian dari penjualan bulan ini yang uangnya belum ada di tanganmu.

    1. Penyaring Status
    2. Nota belum lunas
    3. Total belum dibayar di halaman Piutang

  3. Langkah 3Masukkan pengeluaran yang belum tercatat

    Pengeluaran kecil dari laci dicatat lewat tombol pengeluaran di kasir, sedangkan sewa, gaji, dan tagihan lain dicatat lewat Keuangan, Transaksi Kas, yang tidak butuh sesi kasir. Halaman Transaksi Kas memperlihatkan semua mutasi kas termasuk yang dicatat kasir, jadi di situ kamu bisa memeriksa mana yang masih belum ada.

    1. Kartu saldo kas
    2. Total masuk dan total keluar
    3. Penyaring periode
Tahap 2 dari 3

Cocokkan barang dan modalnya

Nilai barang di rak adalah separuh dari laba bulan itu. Stok yang lebih besar daripada kenyataan membuat laba terlihat lebih bagus, dan modal yang salah membuat tiap keputusan harga jual berdiri di atas angka yang keliru.

  1. Langkah 4Jalankan opname, minimal untuk barang mahal

    Buka Produk, Transaksi, Stok Opname. Opname sebagian memang boleh, dan untuk tutup bulan yang rutin itu jauh lebih mungkin dikerjakan daripada menghitung seluruh toko. Isi Stok Fisik, kirim untuk review, lalu setujui dengan catatan selisih yang menyebut sebabnya. Selisih yang diberi catatan "selisih" tidak memberi tahu apa pun bulan depan.

    1. Tombol Buat Stok Opname
    2. Kolom Stok Fisik (terhitung)
    3. Tombol Setujui & Terapkan Stok

  2. Langkah 5Keluarkan barang rusak dan kedaluwarsa sebelum menghitung nilainya

    Buka Produk, Transaksi, Produk Keluar untuk barang yang pecah, kedaluwarsa, atau terpakai sendiri, dengan tujuan yang kamu namai, misalnya Barang Rusak. Kalau barang itu masih tercatat sebagai stok saat kamu membaca Total Nilai Inventaris, nilai persediaanmu berisi barang yang tidak akan pernah terjual, dan laba bulan depan yang akan menanggungnya.

    1. Jenis Tujuan: Lainnya
    2. Nama Tujuan dari daftar Asal/Tujuan
    3. Catatan

  3. Langkah 6Periksa HPP produk yang terlihat ganjil

    Kalau margin satu produk di laporan terlihat tidak mungkin, buka Hitung Ulang HPP untuk produk itu. Ia menghitung ulang modal rata-rata dari riwayat stoknya, jadi harga beli yang pernah salah ketik tidak terus dirata-rata selama berbulan-bulan. Kerjakan ini sebelum membaca laba rugi, bukan sesudahnya.

    1. Pilihan produk
    2. HPP sebelum dan sesudah
    3. Tombol hitung ulang
Tahap 3 dari 3

Baca laporannya, cocokkan, lalu simpan buktinya

Empat laporan keuangan harus saling cocok sampai rupiah terakhir. Kalau salah satu tidak cocok, yang perlu diperbaiki datanya, bukan cara kamu membacanya.

  1. Langkah 7Baca Laba Rugi, lalu pastikan Neraca Seimbang

    Buka Keuangan, Laporan. Laba Rugi menjawab untung atau rugi bulan itu, dan Neraca menjawab posisinya pada tanggal terakhir. Kartu paling atas Neraca harus berbunyi Seimbang dan baris Selisih harus nol. Cocokkan juga tiga hal ini: laba tahun berjalan di Neraca sama dengan laba rugi dari 1 Januari sampai tanggal Neraca, laba bersih di Perubahan Ekuitas sama dengan laba rugi periode itu, dan jumlah dua belas bulan di Laba Rugi Bulanan sama dengan laba rugi setahun.

    1. Kartu Laba Bersih
    2. Kartu Seimbang
    3. Baris Selisih
    4. Laba tahun berjalan

  2. Langkah 8Periksa baris pencocokan di Arus Kas

    Di bawah seksi Operasi, Investasi, dan Pendanaan ada baris yang membandingkan saldo kas akhir dengan kas di Neraca pada tanggal yang sama. Baris itu merah kalau keduanya berbeda. Kalau merah, pakai Keuangan, Recalculate untuk menghitung ulang saldo akun dari jurnalnya, lalu baca laporannya lagi. Jurnalnya sendiri tidak diubah oleh recalculate.

    1. Seksi Operasi
    2. Baris pencocokan kas
    3. Halaman Recalculate

  3. Langkah 9Unduh dan simpan satu set per bulan

    Tombol Export Excel ada di laporan keuangan dan di laporan penjualan. Simpan satu set per bulan di satu folder: laba rugi, neraca, laporan penjualan, dan laporan Stok Produk. Untuk sesi kasir yang selisihnya besar, cetak Ringkasan Tutup Kasir sesi itu. Satu set yang tersimpan membuat pertanyaan bulan depan bisa dijawab tanpa membuka aplikasinya.

    1. Tombol Export Excel
    2. Laporan penjualan
    3. Ringkasan Tutup Kasir

Pertanyaan yang sering muncul

Ada tombol tutup buku yang mengunci bulan lalu?

Tidak ada. Jurnal bertanggal bulan lalu masih bisa ditulis kapan pun, dan tidak ada periode yang bisa dikunci. Yang menjaga angkamu kebiasaan dan jejak: jurnal yang sudah tersimpan tidak bisa diubah atau dihapus, hanya di-void dengan jurnal pembalik yang kelihatan di daftar. Jadi perubahan setelah tutup bulan selalu bisa dilacak, walaupun tidak bisa dicegah.

Laba rugi bulan ini berubah padahal sudah saya unduh minggu lalu.

Berarti ada yang masuk setelah itu dengan tanggal bulan itu: nota pending yang baru dilunasi, pengeluaran yang baru dicatat, atau jurnal koreksi. Itu sebabnya hasil unduhan disimpan beserta tanggal unduhnya. Kalau selisihnya besar dan kamu tidak tahu sebabnya, buka Jurnal Umum dan saring periode itu, lalu lihat jurnal yang tanggal pencatatannya belakangan.

Opname akhir bulan harus seluruh toko?

Tidak, kecuali kamu menyalakan aturan wajib hitung semua produk di Pengaturan, Aturan Stok Opname. Untuk tutup bulan rutin, hitung barang mahal dan barang yang sering hilang, lalu giliran kategori lain tiap bulan. Opname seluruh toko yang dijadwalkan tiap bulan hampir selalu berhenti dikerjakan di bulan ketiga.

Pajak yang saya tagih ke pelanggan dihitung di mana?

PPN atau PB1 yang kamu tagih muncul di nota dan di laporan penjualan sebagai barisnya sendiri, terpisah dari harga barang. Yang perlu kamu putuskan sekali di Pengaturan Kasir adalah apakah harga produkmu sudah termasuk pajak atau belum, karena itu yang menentukan angka mana yang jadi dasar perhitungannya.

Dua outlet, laporannya digabung atau dipisah?

Laporan keuangan punya pilihan outlet, dan sesi kasir selalu per outlet. Untuk tutup bulan, periksa sesi kasir dan stok per outlet, karena laci dan rak tiap cabang berdiri sendiri. Laba rugi gabungan berguna untuk melihat usahamu sebagai satu kesatuan, tapi ia tidak akan memberi tahu cabang mana yang bocor.

Berapa lama ini biasanya?

Untuk toko satu outlet yang kasirnya tertib, bagian laporannya belasan menit. Yang panjang bagian pertama dan kedua, terutama opname. Kalau bulan pertamamu terasa berat, itu biasanya pekerjaan bulan-bulan sebelumnya yang menumpuk, bukan beratnya tutup bulan itu sendiri.

Coba satu bulan dulu, dengan satu outlet

Buat akun gratis tujuh hari, jalankan kasirnya beberapa hari dengan penjualan tunai, satu nota yang dibayar sebagian, dan satu pengeluaran. Lalu kerjakan tiga tahap di halaman ini pada data kecil itu: urutannya sama persis waktu transaksimu sudah ribuan, dan jauh lebih mudah dipelajari sekarang.

Buat akun Lihat harga