Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Log WhatsApp: cari struk yang gagal terkirim, lalu kirim ulang

Pelanggan menelepon menanyakan strukku yang katanya tidak pernah masuk. Kasirmu yakin sudah mengirimnya, dan dua-duanya bisa benar: struk WhatsApp dikirim di belakang layar, jadi kegagalannya tidak muncul di layar siapa pun. Halaman ini tempat kegagalan itu tercatat beserta alasannya.

Untuk pemilik toko yang sudah menyalakan struk WhatsApp atau sapaan otomatis ke pelanggan. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera yang strukku gagal terkirim ke satu nomor pelanggan.

Tiga tahapnya

  1. Lihat berapa banyak yang sampai, berapa yang gagal 3 langkah
  2. Temukan pesan yang pelangganmu tanyakan 3 langkah
  3. Kirim ulang yang gagal, dan perbaiki sebabnya 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Lihat berapa banyak yang sampai, berapa yang gagal

Struk WhatsApp dan sapaan ke pelanggan dikirim di belakang layar, jadi kasirmu tidak tahu kalau ada yang gagal. Halaman ini satu-satunya tempat kegagalan itu terlihat, lengkap dengan alasannya.

  1. Langkah 1Buka WhatsApp Log di bagian bawah menu samping

    Judul halamannya Log WhatsApp. Di atas ada empat kartu: Total Pesan, Berhasil, Gagal, dan Success Rate. Empat angka itu dihitung dari seluruh pesan tokomu, dan Gagal yang tidak nol berarti ada pelanggan yang menunggu struk yang tidak pernah datang.

    1. Menu WhatsApp Log
    2. Kartu Total Pesan
    3. Kartu Gagal
    4. Kartu Success Rate

  2. Langkah 2Baca tabelnya kolom per kolom

    Kolomnya Tanggal, Nomor, Pesan, No. Ref, Referensi, Status, dan Aksi. Nomor adalah nomor tujuan, Referensi menyebut jenis dokumen yang memicu pesan ini, dan No. Ref nomor dokumennya. Dua kolom terakhir itu yang menyambungkan satu pesan gagal dengan satu nota di tokomu.

    1. Kolom Nomor tujuan
    2. Kolom No. Ref
    3. Kolom Referensi
    4. Kolom Status

  3. Langkah 3Kenali keempat statusnya

    Berhasil berarti pesannya diterima penyedia WhatsApp. Gagal berarti ditolak, dan hanya status inilah yang bisa dikirim ulang. Antre berarti pesannya masih menunggu dikirim, dan Sedang dikirim berarti sedang diproses. Dua status terakhir biasanya berubah sendiri dalam hitungan menit, jadi tunggu dulu sebelum mengambil tindakan.

    1. Status Berhasil
    2. Status Gagal
    3. Status Antre
    4. Status Sedang dikirim
Tahap 2 dari 3

Temukan pesan yang pelangganmu tanyakan

Biasanya kamu datang ke halaman ini dengan satu petunjuk saja: nomor pelanggan, atau nomor notanya. Dua-duanya cukup, dan ada empat penyaring untuk mempersempitnya.

  1. Langkah 4Isi penyaring yang kamu punya petunjuknya

    Nomor Telepon dan Nomor Referensi keduanya mencocokkan sebagian, jadi empat angka terakhir sudah cukup. Status dipakai untuk menampilkan yang Gagal saja. Periode Tanggal hanya menerima rentang sampai 31 hari, jadi pesan dua bulan lalu perlu kamu cari dengan menggeser rentangnya, bukan dengan melebarkannya.

    1. Nomor Telepon
    2. Nomor Referensi
    3. Status
    4. Periode Tanggal, maksimal 31 hari

  2. Langkah 5Buka rincian pesannya

    Halaman rinciannya memuat Status Pengiriman, Informasi Dasar berisi Nomor Tujuan beserta Waktu Dibuat, Waktu Dikirim, dan Terakhir Update, lalu Isi Pesan apa adanya, dan Hasil Pengiriman. Kalau Waktu Dikirim kosong sementara Waktu Dibuat terisi, pesannya memang belum pernah dikirim.

    1. Status Pengiriman
    2. Nomor Tujuan
    3. Waktu Dibuat dan Waktu Dikirim
    4. Isi Pesan

  3. Langkah 6Baca Hasil Pengiriman untuk tahu sebabnya

    Bagian ini memuat jawaban mentah dari penyedia WhatsApp. Teksnya teknis dan berbahasa Inggris, tapi biasanya cukup untuk membedakan tiga hal yang penanganannya berbeda: nomornya tidak sah, nomor pengirimmu belum tersambung, atau kuota penyedianya habis.

    1. Hasil Pengiriman
    2. Pesan galat dari penyedia
Tahap 3 dari 3

Kirim ulang yang gagal, dan perbaiki sebabnya

Kirim ulang menyelesaikan kegagalan yang sifatnya sekali lewat. Untuk kegagalan yang akan berulang, mengirim ulang hanya menambah satu baris gagal lagi, jadi urutannya memang perbaiki dulu, kirim ulang kemudian.

  1. Langkah 7Tekan tombol kirim ulang di kolom Aksi

    Tombolnya ada di tiap baris, tapi hanya bekerja untuk pesan berstatus Gagal. Pesan berstatus Berhasil yang kamu coba kirim ulang akan dijawab bahwa hanya pesan gagal yang bisa dikirim ulang. Untuk mengirim struk yang sama sekali lagi ke pelanggan, pakai tombol Kirim WhatsApp di dialog cetak struknya.

    1. Tombol kirim ulang
    2. Baris berstatus Gagal

  2. Langkah 8Periksa baris baru yang muncul

    Kirim ulang tidak mengubah baris yang lama. Yang terjadi, satu baris baru dibuat dan ditandai sebagai hasil kirim ulang dari baris sebelumnya. Di halaman rinciannya kamu bisa melihat tautan ke log aslinya, dan di log asli ada daftar seluruh percobaan kirim ulang beserta status tiap percobaannya.

    1. Baris baru hasil kirim ulang
    2. Tautan ke log asli
    3. Daftar percobaan kirim ulang

  3. Langkah 9Kalau semua gagal, periksa sambungan nomor pengirimmu

    Kirim ulang dijawab bahwa WhatsApp belum dikonfigurasi kalau API Key dan Sender tokomu belum terisi. Itu bukan masalah per pesan, melainkan sambungan nomor pengirim yang belum selesai, dan selama belum beres tidak ada satu pun pesan yang akan sampai. Perbaiki di pengaturan WhatsApp tokomu, lalu kembali ke sini dan kirim ulang.

    1. Pesan WhatsApp belum dikonfigurasi
    2. API Key dan Sender

Pertanyaan yang sering muncul

Pelanggan bilang strukku tidak sampai, tapi statusnya Berhasil.

Berhasil berarti pesannya diterima penyedia WhatsApp, bukan bahwa pesannya muncul di layar pelanggan. Yang paling sering: nomornya salah satu angka, atau nomornya bukan nomor WhatsApp. Buka rinciannya dan cocokkan Nomor Tujuan dengan nomor pelanggan yang sebenarnya. Kalau nomornya keliru, betulkan di data pelanggan, lalu kirim ulang struknya dari dialog cetak di halaman penjualan.

Tombol kirim ulang saya ditekan tapi tidak terjadi apa-apa.

Kirim ulang hanya bekerja untuk pesan berstatus Gagal. Pesan berstatus Berhasil, Antre, atau Sedang dikirim akan dijawab bahwa hanya pesan gagal yang bisa dikirim ulang. Kalau yang kamu mau mengirim struk yang sama sekali lagi, buka notanya di halaman penjualan dan pakai Kirim WhatsApp di dialog cetaknya.

Semua pesan saya berstatus Gagal sejak kemarin.

Kegagalan yang serentak hampir selalu soal sambungan nomor pengirim, bukan soal nomor pelanggan. Coba kirim ulang satu pesan: kalau jawabannya WhatsApp belum dikonfigurasi, API Key dan Sender tokomu perlu diisi atau disambungkan lagi. Selama itu belum beres, mengirim ulang pesan satu per satu tidak akan berhasil.

Status Antre sudah lama tidak berubah.

Antre berarti pesannya menunggu diproses di belakang layar. Biasanya berubah dalam hitungan menit. Yang bertahan berjam-jam berarti pengiriman di belakang layar sedang tersendat, dan mengirim ulang tidak bisa dipakai untuk mendahuluinya karena kirim ulang hanya menerima status Gagal. Yang bisa kamu lakukan sekarang: kirim strukmu lewat dialog cetak di notanya.

Kenapa log kirim ulang jadi baris baru, bukan memperbarui yang lama?

Supaya percobaan yang gagal tidak terhapus oleh percobaan berikutnya. Kalau baris lamanya ditimpa, kamu tidak akan bisa tahu bahwa satu struk butuh tiga kali kirim sebelum sampai. Di halaman rincian, log asli menampilkan daftar seluruh percobaan beserta hasil tiap percobaannya.

Pesan yang saya cari tidak ada padahal tanggalnya benar.

Dua sebab yang paling sering. Pertama, lognya disaring menurut outlet yang sedang kamu buka, jadi pesan dari cabang lain tidak tampil sampai kamu berpindah outlet. Kedua, penyaring tanggalnya hanya menerima rentang sampai 31 hari, jadi pesan yang lebih tua perlu dicari dengan menggeser rentangnya.

Apa saja yang tercatat di sini?

Semua pesan WhatsApp yang dikirim tokomu lewat aplikasi: struk penjualan, bukti DP dan pelunasan pre-order, struk cicilan piutang, dan sapaan otomatis ke pelanggan yang lama tidak datang. Kolom Referensi menyebutkan jenis dokumen pemicunya, jadi dari satu baris kamu tahu pesan itu berasal dari mana.

Log yang sudah dihapus bisa dikembalikan?

Tidak bisa, dan dialognya menyebutkan itu sebelum kamu menekan Hapus. Yang ikut hilang alasan kegagalan dan jejak kirim ulangnya. Kalau tujuanmu merapikan daftar, cukup pakai penyaring Status untuk menampilkan yang Gagal saja; daftarnya jadi pendek tanpa ada yang hilang.

Periksa kartu Gagal sekali seminggu

Buat akun gratis tujuh hari, sambungkan nomor WhatsApp tokomu, lalu kirim satu struk ke nomormu sendiri. Setelah itu kebiasaan yang paling murah: buka halaman ini sekali seminggu dan lihat kartu Gagal. Nol berarti tidak ada pelanggan yang sedang menunggu struk yang tidak akan datang.

Buat akun Lihat harga