Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Pelanggan sudah bayar QRIS tapi nota belum lunas: cara mengeceknya

Pembayaran QRIS Dinamis masuk ke aplikasi lewat kabar dari penyedia pembayaran. Kabar itu bisa terlambat atau tidak sampai, dan hasilnya adalah keadaan yang paling tidak nyaman di kasir: pelanggan sudah membayar, aplikasimu belum tahu. Halaman nota punya tombol yang menanyakan langsung ke penyedia pembayaran, dan jawabannya mengikat.

Untuk pemilik toko dan kasir yang menerima pembayaran QRIS Dinamis. Contohnya memakai data karangan: satu nota Kedai Kopi Rimbun yang batal padahal pembelinya sudah membayar.

Tiga tahapnya

  1. Selama QR-nya masih menunggu, selesaikan dari kasir 3 langkah
  2. Nota sudah batal padahal pelanggan sudah bayar: tekan Cek QRIS Status 3 langkah
  3. Baca jawabannya: empat kemungkinan 4 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Selama QR-nya masih menunggu, selesaikan dari kasir

Pembayaran QRIS Dinamis masuk ke aplikasi lewat kabar dari penyedia pembayaran, bukan dari layar pelanggan. Kabar itu hampir selalu datang dalam hitungan detik, dan hampir selalu bukan masalahmu. Tahap ini tentang menit pertama, waktu kamu masih di depan kasir dan QR-nya masih hidup.

  1. Langkah 1Biarkan dialog QRIS-nya menunggu

    Setelah QR muncul, dialognya menunggu kabar pembayaran dan berpindah sendiri ke lunas begitu uangnya masuk. Tombol Kecilkan, layani pelanggan lain menutup tampilannya tanpa membatalkan apa pun: notanya tersimpan sebagai menunggu pembayaran, bukan hilang.

    1. Kode QR
    2. Keterangan nominal
    3. Tombol Kecilkan, layani pelanggan lain

  2. Langkah 2QR yang kedaluwarsa diperbarui, bukan dibuat ulang notanya

    Kalau masa berlaku QR-nya lewat, dialognya menulis bahwa QR sudah kedaluwarsa beserta dua pilihan: Perbarui QR atau membatalkannya. Perbarui QR membuat kode baru untuk nota yang sama, jadi nomor notanya tidak berubah dan barangnya tidak perlu dimasukkan ulang. Jatah memperbaruinya terbatas, dan setelah habis dialognya menulis begitu beserta apa yang harus kamu lakukan.

    1. Pesan QR kedaluwarsa
    2. Tombol Perbarui QR
    3. Tombol Cetak QR

  3. Langkah 3Pembatalan selalu bertanya dulu ke penyedia pembayaran

    Batalkan QRIS di kasir tidak langsung membuang notanya. Semua QR nota itu ditanyakan dulu satu per satu; kalau ternyata ada yang sudah dibayar, notanya dicatat lunas dan pembatalannya tidak jadi. Stok baru dikembalikan setelah jelas tidak ada pembayaran yang masuk.

    1. Tombol Batalkan QRIS
    2. Konfirmasi pembatalan
Tahap 2 dari 3

Nota sudah batal padahal pelanggan sudah bayar: tekan Cek QRIS Status

Yang jarang terjadi tapi pasti pernah: kabar dari penyedia pembayaran tidak sampai, atau sampai terlambat sesudah notanya dibatalkan. Pelanggan menunjukkan bukti pembayaran di aplikasinya, aplikasimu bilang batal. Di keadaan itu kamu tidak perlu menerima kata siapa pun, karena statusnya bisa ditanyakan langsung.

  1. Langkah 4Buka Penjualan, Data, lalu buka notanya

    Cari notanya di daftar penjualan, lalu buka detailnya. Nota yang masih menunggu pembayaran dan nota yang sudah batal keduanya tetap ada di daftar, jadi tidak ada yang perlu kamu buat ulang.

    1. Menu Penjualan, Data
    2. Baris nota yang dicari
    3. Status notanya

  2. Langkah 5Tekan Cek QRIS Status di halaman detail

    Tombolnya hanya muncul untuk nota QRIS Dinamis yang statusnya menunggu pembayaran atau batal, karena di status lain tidak ada yang perlu diperbaiki. Selama diperiksa, tulisannya berganti jadi Mengecek.

    1. Tombol Cek QRIS Status
    2. Status nota
    3. Metode pembayaran

  3. Langkah 6Yang ditanyakan semua QR nota itu, bukan cuma yang terakhir

    Satu nota bisa punya beberapa QR kalau kamu pernah menekan Perbarui QR. Pemeriksaan menanyakan semuanya, dari yang paling awal, dan berhenti pada QR pertama yang dilaporkan sudah dibayar. Jadi pembayaran ke QR lama pun ikut ketemu.

    1. Pemberitahuan hasil
    2. Keterangan status akhirnya
Tahap 3 dari 3

Baca jawabannya: empat kemungkinan

Hasil pemeriksaan selalu berupa satu kalimat, dan kalimat itu yang menentukan apa yang kamu kerjakan berikutnya. Ada empat yang normal dan satu yang berarti pemeriksaannya sendiri gagal.

  1. Langkah 7Belum ada pembayaran yang berhasil

    Kalimatnya menyebut belum ada pembayaran QRIS yang berhasil untuk transaksi ini. Artinya uangnya memang belum pernah masuk ke penyedia pembayaran, apa pun yang terlihat di layar pelanggan. Bukti pemindahan di aplikasi pembeli bisa berarti pembayarannya gagal di tengah jalan dan dananya kembali sendiri ke dompetnya.

    1. Pemberitahuan hasil pemeriksaan

  2. Langkah 8Pembayaran ditemukan, notanya hidup lagi

    Kalimatnya menyebut pembayaran ditemukan beserta status terbaru notanya, lalu halamannya memuat ulang sendiri. Nota yang tadinya batal kembali jadi lunas, struknya bisa dicetak, dan stok barangnya dipotong lagi. Potongan itu boleh membuat stok minus, karena barangnya memang sudah dibawa pelanggan.

    1. Status lunas
    2. Tombol cetak struk

  3. Langkah 9Pembayaran ditemukan, tapi notanya tidak bisa dihidupkan

    Kalimatnya menyebut uangnya dicatat sebagai pembayaran tanpa transaksi beserta kodenya. Ini terjadi kalau notanya sudah lunas lewat QR lain, atau notanya nota beberapa metode yang bagian QRIS-nya cuma sebagian tagihan. Uangnya tetap masuk ke Saldo QRIS dengan keterangan Penjualan QRIS tanpa transaksi, dan biaya layanannya tetap dipotong seperti pembayaran QRIS biasa.

    1. Keterangan Penjualan QRIS tanpa transaksi
    2. Nominalnya
    3. Kode pembayarannya

  4. Langkah 10Status sudah sesuai, tidak ada yang berubah

    Kalimatnya menyebut status pembayaran QRIS sudah sesuai dengan transaksi ini. Pemeriksaan tidak mengubah apa pun, dan menekannya berulang kali aman. Kalau yang keluar justru kalimat gagal mengecek status QRIS, yang bermasalah sambungan ke penyedia pembayaran, bukan notamu; tunggu sebentar lalu coba lagi.

    1. Pemberitahuan hasil pemeriksaan

Pertanyaan yang sering muncul

Pelanggan menunjukkan bukti pembayaran, tapi nota saya batal. Harus percaya yang mana?

Jangan percaya keduanya, tanyakan saja. Buka notanya di Penjualan, Data, lalu tekan Cek QRIS Status. Jawabannya datang dari penyedia pembayaran, bukan dari tangkapan layar pelanggan dan bukan dari status yang tersimpan di aplikasimu. Satu tekan menyelesaikan perdebatan yang bisa berlangsung sepuluh menit di depan kasir.

Kenapa stok saya jadi minus setelah nota dihidupkan lagi?

Karena stoknya dikembalikan waktu nota itu dibatalkan, lalu dipotong lagi waktu notanya hidup. Kalau di antara dua kejadian itu barangnya terjual ke orang lain, stoknya memang kurang. Minus di sini jujur: barangnya sudah di tangan dua pembeli dan kamu perlu menambah stok, bukan angka yang perlu ditutupi.

Nota saya dibayar dua metode, QRIS cuma sebagian. Kenapa tidak bisa dihidupkan?

Karena uang QRIS itu tidak cukup untuk menghidupkan seluruh nota: sisanya ada di metode lain yang kabarnya tidak ikut diperiksa di sini. Daripada menandai nota lunas padahal belum, uangnya dicatat sebagai pembayaran tanpa transaksi supaya tetap masuk saldo dan tetap bisa dilacak. Nota penggantinya kamu buat ulang di kasir.

Tombol Cek QRIS Status tidak muncul di nota saya.

Tiga sebabnya. Notanya bukan QRIS Dinamis, misalnya tunai atau metode buatanmu sendiri. Atau statusnya bukan menunggu pembayaran dan bukan batal, jadi tidak ada yang perlu diperbaiki. Atau peran yang kamu pakai belum diberi izin memeriksa status QRIS, yang memang dipisahkan karena pemeriksaan ini bisa mengubah status nota.

Aman kalau saya tekan berulang kali?

Aman. Satu pembayaran hanya dicatat sekali, dan pemeriksaan pada nota yang statusnya sudah benar cuma menjawab bahwa statusnya sudah sesuai. Yang tidak ada gunanya adalah menekannya cepat berulang-ulang pada nota yang memang belum dibayar: jawabannya akan sama sampai pelanggan benar-benar membayar.

Kalau saya biarkan saja, apa yang terjadi pada nota yang menunggu QRIS?

Ada sapuan otomatis tiap lima menit yang menutup QR kasir yang masa berlakunya sudah lewat. Sebelum menutup, statusnya ditanyakan dulu, dan yang ternyata sudah dibayar dicatat lunas. Kalau penyedia pembayaran sedang tidak bisa ditanya, notanya dibiarkan untuk sapuan berikutnya, bukan dibatalkan sepihak.

Uang pembayaran tanpa transaksi bisa dikembalikan ke pelanggan?

Pengembaliannya kamu kerjakan sendiri di luar aplikasi, misalnya transfer atau tunai, karena aplikasi tidak bisa menarik kembali pembayaran QRIS yang sudah selesai. Yang bisa kamu lakukan di dalam aplikasi adalah mencatat jejaknya: nominal dan kodenya ada di Saldo QRIS, dan pengembaliannya pantas dicatat sebagai jurnal di Keuangan supaya saldonya tidak kelihatan seperti pendapatan.

Tunjukkan tombolnya ke kasirmu sebelum terpakai

Buat akun gratis tujuh hari, lalu ajak kasirmu melihat halaman detail nota sekali saja. Yang menolong di menit panik bukan fiturnya ada, melainkan kasirmu tahu letaknya.

Buat akun Lihat harga