Lewati ke isi halaman
Finensia POS

Boleh jual saat stok kosong? Satu saklar yang menentukannya

Pembeli sudah di depan kasir, barangnya ada di tangan, tapi menurut aplikasi stoknya nol. Kasir punya dua pilihan yang sama buruknya: menolak pembeli, atau menjual dan membuat angka stok yang tidak bisa dipercaya lagi. Yang menentukan pilihan mana yang tersedia adalah satu saklar di pengaturan kasir.

Untuk pemilik toko yang stoknya sudah mulai dicatat dan menemukan angka stok negatif. Contohnya memakai data karangan: Toko Beras Sejahtera dengan stok Kopi Susu yang tertulis minus dua.

Tiga tahapnya

  1. Bawaannya boleh minus, dan kasir cuma diperingatkan 3 langkah
  2. Matikan kalau kasirmu tidak boleh menebak 3 langkah
  3. Betulkan stok yang sudah minus 3 langkah

Ada yang masih membingungkan? Lihat pertanyaan yang sering muncul di bagian akhir.

Tahap 1 dari 3

Bawaannya boleh minus, dan kasir cuma diperingatkan

Akun baru datang dengan stok minus diizinkan. Pilihan itu diambil supaya toko yang stoknya belum rapi tetap bisa berjualan hari pertama, tapi akibatnya perlu kamu kenali sebelum memutuskan untuk membiarkannya.

  1. Langkah 1Produk habis tetap bisa masuk keranjang

    Dengan pengaturan bawaan, kartu produk yang stoknya nol tetap bisa diketuk. Di keranjang, barisnya diberi keterangan Stok habis, atau Stok 3, kurang 2 (stok akan minus) kalau jumlahnya melebihi stok. Keterangan itu peringatan, bukan penolakan.

    1. Keterangan Stok habis
    2. Keterangan stok akan minus
    3. Jumlah di keranjang

  2. Langkah 2Saat menagih, kasir ditanya sekali

    Begitu pembayaran diproses, muncul pertanyaan "Beberapa item akan membuat stok minus atau sudah habis", lengkap dengan daftar barangnya, lalu "Lanjutkan pembayaran? Koreksi stok dapat dilakukan lewat stok opname." Kasir yang menekan batal kembali ke keranjang tanpa kehilangan isinya.

    1. Daftar barang yang bermasalah
    2. Pertanyaan lanjutkan pembayaran
    3. Tombol batal

  3. Langkah 3Sesudah dibayar, stoknya memang jadi minus

    Buka Produk, Laporan, Stok Produk dan angkanya tertulis negatif, misalnya -2. Angka minus itu bukan kerusakan, melainkan catatan bahwa yang terjual lebih banyak daripada yang pernah kamu catat masuk. Dua kemungkinan sebabnya: barangnya memang ada tapi belum dicatat sebagai Produk Masuk, atau penjualannya salah produk.

    1. Baris produk dengan stok negatif
    2. Kolom stok
    3. Penyaring outlet
Tahap 2 dari 3

Matikan kalau kasirmu tidak boleh menebak

Toko yang stoknya sudah tercatat rapi lebih baik melarang penjualan melebihi stok. Satu saklar mengubah peringatan tadi menjadi penolakan.

  1. Langkah 4Buka Pengaturan Kasir, cari kartu Pengaturan Stok Kasir

    Keterangan kartunya menyebut gunanya: mengatur apakah produk dengan stok kosong masih bisa dijual di kasir. Matikan saklar Izinkan stok minus, lalu simpan. Keterangan di sebelah saklarnya sudah menyebut akibatnya: produk dengan stok nol atau kurang akan ditampilkan abu-abu, tidak bisa diklik, dan menampilkan label Stok habis.

    1. Kartu Pengaturan Stok Kasir
    2. Saklar Izinkan stok minus
    3. Keterangan akibatnya

  2. Langkah 5Di kasir, produknya jadi abu-abu dan berlabel Stok habis

    Kartu produk yang stoknya nol tidak bisa diketuk lagi, dan labelnya Stok habis. Produk yang masih bersisa tetap bisa dijual, tapi jumlahnya tidak bisa dinaikkan melebihi sisanya. Baris di keranjang menulis Stok tersedia 3 kalau kamu memaksa melewatinya.

    1. Kartu produk abu-abu
    2. Label Stok habis
    3. Keterangan Stok tersedia di keranjang

  3. Langkah 6Pembayarannya ditolak, bukan ditanya

    Kalau toh ada baris yang melebihi stok, misalnya sisa pesanan yang dibuka dari pending, pembayarannya ditolak dengan pemberitahuan merah Stok tidak mencukupi beserta daftar barangnya, dan arahannya: kurangi qty atau hapus item sebelum melanjutkan pembayaran. Servernya memeriksa ulang, jadi penolakannya tidak bisa dilewati dari layar.

    1. Pemberitahuan Stok tidak mencukupi
    2. Daftar barang yang melebihi stok
    3. Arahan mengurangi qty
Tahap 3 dari 3

Betulkan stok yang sudah minus

Mematikan saklarnya tidak menyembuhkan angka yang sudah minus. Angka itu perlu dibereskan lewat jalur pencatatan, dan jalurnya berbeda tergantung penyebabnya.

  1. Langkah 7Barangnya ada tapi belum tercatat: catat Produk Masuk

    Ini sebab yang paling sering, dan perbaikannya paling bersih. Buka Produk, Transaksi, Produk Masuk, catat kiriman yang terlewat beserta harga belinya dan tanggal sebenarnya. Stok naik dari minus, dan karena harga belinya ikut tercatat, harga beli rata-ratanya kembali masuk akal.

    1. Baris produk
    2. Jumlah yang masuk
    3. Kolom H. Beli Satuan
    4. Tanggal transaksi

  2. Langkah 8Tidak tahu sebabnya: hitung lewat stok opname

    Kalau kamu tidak bisa menelusuri selisihnya, hitung rak yang sebenarnya lewat Stok Opname dan biarkan penyesuaiannya menutup minusnya. Bedanya dengan cara pertama: opname membetulkan jumlah tanpa membawa harga beli, jadi pakai ini kalau yang kamu butuhkan cuma angka stok yang benar.

    1. Kolom hasil hitung fisik
    2. Tombol kirim untuk review
    3. Status opname

  3. Langkah 9Penjualannya salah produk: void notanya

    Buka Produk, Laporan, Riwayat Stok untuk melihat baris mana yang menurunkan stoknya, lengkap dengan nomor notanya. Kalau yang terjual ternyata produk lain, batalkan notanya lewat void di halaman penjualan dan catat ulang dengan produk yang benar. Stoknya kembali sendiri, dan jejak pembatalannya tetap tersimpan.

    1. Baris penjualan
    2. Nomor nota
    3. Jumlah yang keluar
    4. Nama pencatat

Pertanyaan yang sering muncul

Kenapa bawaannya justru mengizinkan stok minus?

Supaya toko baru bisa langsung berjualan. Hari pertama memakai aplikasi kasir, hampir tidak ada toko yang stoknya sudah lengkap tercatat, dan kasir yang ditolak tiap kali menagih akan kembali ke kalkulator. Begitu stokmu sudah rapi, matikan saklarnya: dari situ penolakan menjadi penjaga, bukan penghalang.

Stok saya minus. Penjualannya tetap benar tercatat?

Benar. Nota, pembayaran, dan laporan penjualannya utuh, dan uangnya tetap masuk ke hitungan kasir. Yang salah cuma angka stoknya, karena barang yang keluar lebih banyak daripada yang pernah dicatat masuk. Jadi tidak ada penjualan yang hilang, yang perlu dibereskan catatan masuknya.

Produk custom di kasir ikut dilarang kalau saklarnya mati?

Tidak. Produk custom dan produk gratis tidak punya stok untuk diperiksa, jadi keduanya selalu bisa ditambahkan. Itu sekaligus jalan keluar yang rapi untuk barang yang belum ada di katalog: catat sebagai produk custom beserta harganya, bukan dipaksa lewat produk lain yang stoknya kebetulan ada.

Produk pre-order saya ditandai habis padahal memang belum dibuat.

Produk yang pre-order-nya dinyalakan tidak pernah ditandai habis, apa pun stoknya, karena barangnya dibuat setelah dipesan. Kalau produk pre-order-mu masih ditandai habis, periksa pengaturan pre-order di produknya: kemungkinan pre-order-nya belum hidup untuk produk itu.

Saklarnya saya matikan, tapi kasir masih bisa menjual yang stoknya nol.

Muat ulang layar kasirnya. Pengaturan ini dikirim ke kasir saat halamannya dibuka, jadi sesi kasir yang sudah berjalan sejak sebelum perubahan masih memegang aturan yang lama sampai halamannya dimuat ulang. Servernya sendiri sudah memakai aturan baru, jadi penjualan yang melebihi stok tetap ditolak saat disimpan.

Kenapa pesan penolakannya tidak menyebut sisa stoknya?

Biasanya disebut, misalnya "Stok Kopi Susu tidak cukup. Stok tersedia: 3". Angkanya hilang cuma selama ada stok opname berjalan di outlet itu, karena selama hitung buta angka stok tidak boleh keluar ke layar mana pun. Kalau angkanya disebut di pesan penolakan, menaikkan jumlah sampai ditolak sudah cukup untuk membacanya.

Stok minus bikin laporan nilai stok saya ikut negatif?

Ikut. Kartu Total Nilai Inventaris (HPP) dan Total Potensi Nilai Jual di laporan stok dihitung dari jumlah kali harganya, jadi baris yang jumlahnya negatif menguranginya. Nilai inventarismu jadi lebih kecil daripada isi rak yang sebenarnya. Satu lagi alasan menutup minusnya dengan Produk Masuk, bukan dibiarkan sampai akhir bulan.

Barang gudang juga bisa minus?

Jalurnya berbeda. Barang keluar gudang menolak jumlah yang melebihi stok dengan pemberitahuan stok tidak mencukupi, tanpa pengaturan yang bisa kamu matikan. Yang bisa membuat stok bahan minus adalah produksi, karena pemakaian bahan di produksi memang dibiarkan menembus stok supaya catatan hasil produksinya tidak tertahan. Betulkan lewat barang masuk atau stok opname gudang.

Putuskan sekarang, sebelum angka minusnya menumpuk

Buat akun gratis tujuh hari, catat beberapa produk beserta stoknya, lalu coba jual lebih banyak daripada stoknya dengan saklar hidup dan dengan saklar mati. Dua layar penolakan itu yang nanti dihadapi kasirmu tiap hari, dan setelah melihat keduanya kamu bisa memilih mana yang cocok untuk tokomu.

Buat akun Lihat harga